Kommunikation

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Im Projektmanagement ist der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten ein entscheidender Erfolgsfaktor und Kommunikation ist ein eigenständiger Aufgabenbereich für die Projektleitung.

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Im Projektmanagement ist der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten ein entscheidender Erfolgsfaktor und Kommunikation ist ein eigenständiger Aufgabenbereich für die Projektleitung.

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Der Begriff ist vom lateinischen communicatio – die Nachricht – abgeleitet und bezeichnet den Austausch von Informationen. Kommunikation klärt Probleme, erweitert Wissen und baut Beziehungen auf.

Kommunikation findet verbal oder auch nonverbal durch Körpersprache statt. Sie ist entweder direkt (Präsenzkommunikation) oder erfolgt über digitale Medien (virtuelle Kommunikation) wie E-Mail, Telefon oder Webkonferenztools. Im wirtschaftlichen Kontext haben sich für unterschiedliche Aufgaben besondere Kommunikationsformen wie Gespräch, Diskussion oder Dialog etabliert.

Für eine erfolgreiche Kommunikation ist es wichtig, Kommunikationsprobleme zu erkennen und anzusprechen. Kommunikationstechniken und Kommunikationstrainings können helfen, Kommunikationsproblemen vorzubeugen.

Kommunikation ist ein fundamentales Element des menschlichen Zusammenlebens und ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Projekten. Ob im Projektteam oder im Austausch mit den Stakeholdern: Kommunikation ist überall präsent. In einem Projekt müssen sich Menschen gegenseitig etwas mitteilen und diese Informationen auch korrekt verstehen. Wäre dies nicht der Fall, würde kein Projektauftrag im Sinne des Auftraggebers ausgeführt, keine Arbeitsanweisung richtig verstanden und kein Statusbericht korrekt interpretiert werden.

Kommunikation kommt vom lateinischen communicatio, was übersetzt "die Nachricht" heißt, und beschreibt den Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehreren Personen. KommunikationsmodelleKommunikationsmodelleKommunikationsmodelle beschreiben, wie die menschliche Kommunikation funktioniert, welche Faktoren darauf einen Einfluss haben und helfen so, Phänomene in der zwischenmenschlichen Kommunikation zu erklären. beschreiben, wie dieser Austausch geschieht und welche Faktoren ihn beeinflussen. So veranschaulichen diese Theorien die Phänomene der zwischenmenschlichen Kommunikation und erklären diese. Die wichtigsten Kommunikationsmodelle sind im Glossarbegriff Kommunikationsmodelle beschrieben.

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Gute Kommunikation ist die Basis der Zusammenarbeit

Gute Kommunikation dient nicht nur dazu, Informationen auszutauschen. Mit ihr bauen wir auch Beziehungen zu anderen Menschen auf und legen damit den Grundstein für eine gute Zusammenarbeit. Darüber hinaus lassen sich durch Kommunikation Missverständnisse klären und Konflikte lösen.

Durch den Austausch mit anderen Menschen erweitern wir unsere Kenntnisse, Fähigkeiten und Perspektiven. Gut kommunizieren zu können hilft auch bei der persönlichen Karriere. Gerade im Projektmanagement werden Mitarbeitende gesucht, die professionell gut mit ihren Teammitgliedern und den Stakeholdergruppen kommunizieren können.

Kommunikationstechniken helfen durch Regeln und Methoden, die Art und Weise des Austauschs von Informationen zu gestalten. Die Anwendung von Kommunikationstechniken verbessert im professionellen Kontext den Austausch von Informationen, denn dadurch lassen sich Kommunikationsprozesse bewusst gestalten und optimieren. Mehr zu Kommunikationstechniken erfahren Sie im Glossarbeitrag Kommunikationstechniken.

Kommunikationsmanagement im Projekt

Projektkommunikation ist der Prozess, bei dem alle Stakeholder:innen, also alle am Projekt Beteiligten, die für sie wichtigen Informationen erhalten. Die Kommunikation im Projekt ist dann effektiv, wenn die Informationen im richtigen Format, zur richtigen Zeit der richtigen Zielgruppe übermittelt werden und die beabsichtigte Wirkung erzielen.

Ziele der Projektkommunikation

Das Hauptziel der Projektkommunikation ist, alle Stakeholder:innen über das Projekt zu informieren. Dies bedeutet insbesondere die Projektziele zu verdeutlichen und den aktuellen Fortschritt zu dokumentieren. Das motiviert die Stakeholdergruppen, sich am Projekt zu beteiligen, da sie sich in dessen Entwicklung einbezogen fühlen. Der laufende Austausch zwischen den Beteiligten stellt zudem sicher, dass Probleme frühzeitig erkannt und Konflikte geklärt werden.

Die Anforderungen wachsen mit der Größe des Projekts, da die Anzahl der Kommunikationskanäle entsprechend der Anzahl der Projektmitglieder wächst. Die Zahl der Kommunikationskanäle wird mit folgender Formel berechnet: Anzahl der Kommunikationskanäle = n * (n-1)/2. Dabei ist n die Anzahl der Projektmitglieder. Die Zahl der Kommunikationskanäle steigt rasant, wenn die Zahl der Projektmitglieder wächst: Während es bei 5 Projektmitgliedern 10 Kommunikationskanäle gibt, sind es bei 10 Projektmitgliedern schon 45. Dies bedeutet, dass in großen Projekten die Kommunikation sehr gut organisiert sein muss, damit alle Projektmitglieder gut informiert sind.

Erfolgreiche Projektkommunikation dank Kommunikationsplan

Die Projektleitung hat die Aufgabe, die Kommunikation zu planen, zu managen und zu überwachen. Dazu eignet sich der Kommunikationsplan, der die Informationsverteilung innerhalb der Projektorganisation und die Kommunikation zum Projektumfeld regelt. Der Kommunikationsplan ist das Kernstück der Projektkommunikation. Er beschreibt, wie im Projekt die Informationen dokumentiert, gespeichert, verteilt, gesichert und archiviert werden.

Der Plan enthält u.a. die folgenden Informationen: Medien, Kommunikationskanäle und Projektsprache, verwendete Dokumente im Projekt, Anlässe, Zeitpunkte und Häufigkeiten von Kommunikationsmaßnahmen, Rollen und Verantwortlichkeiten für die Projektkommunikation. Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan ist als Tool verfügbar.

Die Informationen können auf drei unterschiedliche Arten verteilt werden:

Interaktive Informationsweitergabe (alternativ Interaktive Kommunikation): Hier findet ein direkter Austausch der Informationen statt. Eine Partei übermittelt einer anderen. Letztere antwortet darauf oder ergänzt das Gesagte um weitere Informationen. Typische Formen sind Meetings oder Telefonkonferenzen.

Push-Information (Push-Kommunikation): Der Sendende übermittelt die Information an die Empfänger:innen. Er erwartet jedoch kein Feedback zur Information. Typische Formen sind: Statusberichte, E-Mails mit Informationen und Memos.

Pull-Information (Pull-Kommunikation): Diese ist das Gegenteil der Push-Information. Die Informationen liegen an einem zentralen Ort ab und die Empfänger:innen greifen nach ihren Bedürfnissen auf die Informationen zu. Typische Systeme für Pull-Informationen sind Ablagesysteme für Dokumente wie z.B. ein geteiltes Laufwerk.

Im Projektgeschäft unterscheidet man die folgenden vier Kommunikationsformen:

Formelle geschriebene Kommunikation: Dies sind E-Mails, Memos oder Briefe zu komplexen Problemen und vertragsrelevanten Inhalten. Sie haben einen formellen Status, da sie aufbewahrt werden müssen und als Nachweis für die dort benannten Sachverhalte dienen.

Formelle gesprochene Kommunikation: Sie dient dazu, in formeller Sprache Entscheidungen abzubilden. Formelle gesprochene Kommunikation findet in einem formellen Rahmen statt. In der Regel wird das Ergebnis in einem Protokoll festgehalten, wie z.B. die Ergebnisse der Sitzung des Lenkungsausschusses.

Informelle schriftliche Kommunikation: Dazu gehören vor allem E-Mails zwischen Teammitgliedern und im Kollegenkreis sowie handschriftliche Notizen. Da sie keinen bindenden Charakter haben, dienen sie nur dem Austausch und zur Erinnerung.

Informelle mündliche Kommunikation: Diese nimmt im Projekt den größten Raum ein. Meetings und Gespräche zählen hierzu. Im informellen Gespräch wägen die Teilnehmenden z.B. Sachverhalte ab, lösen im gemeinsamen Austausch Probleme und bereiten Entscheidungen vor.

Fünf 5 Tipps zur erfolgreichen Projektkommunikation

  • Stellen Sie über den Kommunikationsplan und die Kommunikationsmedien sicher, dass alle die für Sie relevanten Informationen haben.
  • Dokumentieren Sie alle relevanten Sachverhalte und Entscheidungen, damit diese für alle zugänglich und nachvollziehbar sind.
  • Halten Sie die Dokumentation aktuell, damit alle auf dem neuesten Stand sind.
  • Kommunizieren Sie offen, damit Probleme und Konflikte transparent werden und sich schneller lösen lassen.
  • Etablieren Sie eine Feedbackkultur, um Missverständnisse zu vermeiden und Verbesserungspotenziale zu nutzen.

Kommunikationskanäle und -Medien

Kommunikationskanäle

Kommunikation findet über Kommunikationskanäle statt. Dies sind Wege, über die zwei oder mehr Personen Informationen austauschen können, wie beispielsweise durch einen Telefonanruf, eine E-Mail oder eine Textnachricht. Für die Übertragung von Informationen werden Medien wie das Telefon genutzt. Die Wahl des geeigneten Kommunikationskanals hängt von den folgenden Faktoren ab:

  • der Art der Informationen,
  • der Dringlichkeit der Übermittlung und
  • den Präferenzen der beteiligten Personen.

Medien

E-Mails, Chats oder Messenger-Dienste − die Medien, die wir heutzutage für die Kommunikation nutzen, sind fast ausschließlich elektronisch. Diese erlauben die Nutzung zweier völlig verschiedener Kommunikationsformen: synchrone und asynchrone Kommunikation. Synchron ist die Kommunikation dann, wenn die Beteiligten simultan, also zur gleichen Zeit, miteinander kommunizieren. Bei der asynchronen Kommunikation tauschen sie zu unterschiedlichen Zeiten Informationen aus, etwa über E-Mails.

Die wichtigsten synchronen Kommunikationsmedien

Präsenzmeeting: Hier treffen sich die Teilnehmenden physisch in einem Raum.

Telefon: Mit dem Telefon führen zwei oder mehr Gesprächspartner:innen ein Telefonat.

Telefon-/Webkonferenz: Mehrere Personen konferieren über ein Internettool in einer Telefon- oder Videokonferenz. Bekannte Webkonferenztools sind z.B. Zoom, WebEx und Microsoft Teams. Der Artikel "So gelingt die virtuelle Zusammenarbeit" zeigt, wie Sie digitale Medien zur Zusammenarbeit nutzen können.

Arbeiten auch Sie aktuell viel virtuell? Tobias Leisgang ist sich sicher, dass die Vorteile eines verteilten Teams seine Nachteile übertreffen. Er stellt Ihnen fünf Prinzipien vor, mit denen sich die virtuelle Zusammenarbeit verbessern lässt.

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Asynchrone Kommunikationsmedien

Brief: Die Kommunizierenden schicken sich über einen Postdienstleister gegenseitig Nachrichten zu. Dieses Medium wird im Geschäftsumfeld heutzutage fast ausschließlich im Rahmen von formeller Kommunikation verwendet.

E-Mail: Die Teilnehmenden schicken sich über ein E-Mailsystem gegenseitig Nachrichten zu: Bekannte Mailingsysteme sind: Microsoft Outlook, Google Gmail und Apple Mail. Tipps für das Schreiben von E-Mails finden Sie im Artikel: "Schnell prägnante E-Mails schreiben".

Kurznachrichten: Kurznachrichten werden in der Regel über Mobiltelefone, mithilfe eines Kurznachrichtendiensts verschickt. Beispiele dafür sind: SMS, WhatsApp, Signal. Sonderform Chat: In einem Chat werden Textnachriten zwischen zwei oder mehreren Personen über eine Online-Plattform ausgetauscht. Chats können synchron und asynchron stattfinden. Deshalb lässt er sich keiner der beiden Formen von Kommunikationsmedien zuordnen. Chat-Medien sind z.B.: Instant-Messaging-Apps, Foren oder Chatfunktionen in Webkonferenz-Tools.

In einem Medienplan im Rahmen der Projektkommunikation wird dokumentiert, welche Medien für welche Form der Kommunikation verwendet werden. Der Medienplan sollte das für den jeweiligen Kommunikationsanlass am besten geeignete Medium empfehlen.

Empfehlungen zur Auswahl des Kommunikationsmediums

  • Alle Inhalte, bei denen Sie ein Feedback des:r Gesprächspartners:in brauchen, sollten mündlich erfolgen.
  • Alle Inhalte, die nachvollziehbar sein müssen, sollten schriftlich festgehalten werden.
  • Für Sachverhalte, die mehrere Stakeholder:innen betreffen, eignen sich Meetings, Telefon- oder Webkonferenzen.
  • Für Inhalte, die Projktbeteiligte gegenseitig miteinander klären müssen, sind Gespräche die geeignete Kommunikationsform.

Präsenzkommunikation und virtuelle Kommunikation

Durch die Nutzung digitaler Kommunikationsmedien ist eine Unterscheidung zwischen Präsenzkommunikation und sogenannter virtueller Kommunikation notwendig geworden.

Bei der Präsenzkommunikation sind die Gesprächspartner:innen zu einer Zeit am selben Ort und tauschen sich persönlich aus. Bei der virtuellen Kommunikation befinden sich die Kommunikationspartner:innen an verschiedenen Orten und tauschen sich über digitale Medien aus.

Sowohl in Präsenz als auch virtuell kommunizieren wir nicht nur über Sprache, sondern auch über nonverbale Signale wie die Körperhaltung und die Stimme. Diese sprechen eine ganz eigene Sprache. Die nonverbale Kommunikation übermittelt vorwiegend emotionale Inhalte. Sie kann dabei die Signale der verbalen Kommunikation verstärken oder im Widerspruch dazu stehen. Beispielsweise können Sie eine freundliche Begrüßung mit einem Lächeln unterstreichen. Machen Sie jedoch ein ernstes Gesicht, so steht die nonverbale Botschaft im Gegensatz zum verbalen Inhalt. Seien Sie sich also bewusst: Wenn Sie widersprüchliche Signale aussenden, können beim Gegenüber Unklarheiten entstehen.

Kommunikationsformen

Bei jeder Art von Kommunikation tauschen wir Informationen aus. Wie wir dies tun, hängt von der Situation ab und davon, was wir erreichen wollen, also von unserer Intention. Im wirtschaftlichen Kontext sind folgende Kommunikationsformen üblich:

Gespräch: Dies ist die üblichste Form der Kommunikation. Hier tauschen zwei oder mehr Personen verbal Informationen aus. Bestimmte Gespräche haben einen formalen Charakter und folgen mehr oder weniger festen Gesprächskonventionen. Bespiele sind das Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem, ein Kundengespräch zwischen Projektmitarbeiter:in und Kunde oder ein Konfliktgespräch zur Klärung von Auseinandersetzungen.

Diskussion: Die Diskussion ist die übliche Form, um in einer Besprechung Sachverhalte zu klären. In einer Diskussion tauschen mehrere Personen Informationen und unterschiedliche Standpunkte aus. Dabei geht es darum, einen Sachverhalt zu klären und ggf. Pro- und Kontra-Entscheidungen zu fällen. Diskussionen werden innerhalb von Projekten im Lenkungsausschuss, im Team oder mit Kunden geführt.

Dialog: Der Dialog ist eine Gesprächsform, die der Physiker David Bohm geprägt hat und bei der die Gesprächspartner:innen ein Thema im verbalen Austausch gemeinsam erkunden. Während eine Diskussion das Thema fokussiert, beleuchtet ein Dialog die unterschiedlichen Perspektiven auf ein Thema und kann im besten Fall die Sicht darauf erweitern. Dialoge können z.B. dabei helfen, Probleme im Team zu lösen (siehe dazu "Mit dem Dialog Spannungen im Team abbauen").

Debatte: Eine Debatte ist ein formales Streitgespräch, das nach festen Regeln geführt wird. In ihren Redebeiträgen nehmen die Debattierenden gegensätzliche oder zumindest abweichende Standpunkte zu einem Thema ein. Dies bereitet in der Regel eine Abstimmung über die Positionen zum Thema vor. Bekannte Beispiele sind Debatten aus Parlamenten und Aktionärsversammlungen.

Kommunikationsprobleme

Das Ziel jeder Kommunikation ist die gegenseitige Verständigung. Oft wird dieses Ziel jedoch verfehlt. Häufige Hürden sind sprachliche Missverständnisse, unterschiedliche Interpretationen des Gesagten, unklare Botschaften, unaufmerksames Zuhören, Widersprüche zwischen verbaler und nonverbaler Kommunikation oder mangelnde Wertschätzung. Diese Kommunikationsprobleme wirken sich nicht nur negativ auf die Übermittlung der Inhalte aus, sondern oft auch auf die Beziehung der Kommunikationspartner:innen.

Alle Gesprächspartner:innen sollten Kommunikationsprobleme identifizieren und ansprechen. Eine Methode dafür ist es, im Gespräch auf die Metaebene zu wechseln (siehe dazu "Metakommunikation: Wechsel auf die Metaebene"). Mithilfe von Kommunikationstechniken und Kommunikationstrainings lassen sich viele Kommunikationsprobleme von vornherein vermeiden. Können die Gesprächspartner:innen ihre Kommunikationsprobleme nicht allein beheben, kann ein CoachingCoachingCoaching ist eine persönliche Beratung zu Karriere- und Lebensthemen. Für Führungskräfte ist es inzwischen üblich, sich coachen zu lassen. hilfreiche Ansätze zur Konfliktlösung aufzeigen.

5 Tipps für gutes Kommunizieren

Für eine gute Kommunikation sind alle am Gespräch Beteiligten verantwortlich. Mit den folgenden fünf Tipps legen Sie die Basis für eine gute Verständigung:

  1. Hören Sie Ihrem Gegenüber konzentriert und aufmerksam zu: Zuhören ist die Basis für eine gute Verständigung. Nur, wenn Sie verstanden haben, was Ihr:e Gesprächspartner:in sagt, können Sie ihre/seine Perspektive verstehen und angemessen darauf antworten. Aktives Zuhören bedeutet vor allem auch, nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben und das Gesagte bei komplexen Themen öfters auch in eigenen Worten nochmals zusammenzufassen.
  2. Drücken Sie sich verständlich aus: Kommunizieren Sie klar, präzise und so einfach wie möglich. Vermeiden Sie es, missverständliche Aussagen zu machen und erklären Sie Komplexes möglichst anschaulich mit konkreten Beispielen.
  3. Achten Sie auf Ihre nonverbale Kommunikation! Beachten Sie auch Ihre Körperhaltung sowie Ihre Mimik und Gestik. Ihre nonverbalen Signale sollten zu dem passen, was Sie sagen.
  4. Geben Sie Feedback: Mit einem Feedback stellen Sie sicher, dass Sie das Gesagte richtig verstanden haben und positionieren sich entsprechend dazu. Fassen Sie z.B. das, was Ihr Gegenüber gesagt hat, zunächst in eigenen Worten nochmals zusammen und erläutern Sie dann Ihren Standpunkt dazu.
  5. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch: Widmen Sie Ihre volle Aufmerksamkeit dem Gespräch. Vermeiden Sie Ablenkungen, wie z.B. das Lesen von Textnachrichten oder das Überprüfen Ihrer E-Mails.

Viele Faktoren sind entscheidend für den Erfolg von Projekten. In diesem dritten Teil über die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement werfen wir einen Blick auf die Kommunikation, die Unternehmens- bzw. Projektkultur und die Projektmethodik.

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