Der Projektauftrag

Ein Projekt hat immer zwei Parteien: Einen Auftraggeber und einen Projektleiter. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte Rolle. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen Projektauftrag zu definieren. Bernd Hilgenberg erläutert deshalb in seinem Artikel, was genau unter einem Projektauftrag zu verstehen ist und ab welcher Projektgröße er Anwendung findet. Dabei definiert er die kritischen Erfolgsfaktoren sowie die Rollen des Auftraggebers und Projektleiters im Projektauftrag. Abgerundet wird der Artikel durch eine Vorlage für die Erstellung eines Projektauftrags als RTF-Datei, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend ändern können.

Verfolgt man die Presse, wird immer häufiger von Projekten gesprochen. Dieser Trend hat gute Gründe. Viele Vorhaben in unserer schnelllebigen Zeit lassen sich am effektivsten über die Struktur eines Projekts abwickeln. Ein Projekt hat hierbei immer einen Auftraggeber. Er initiiert das Projekt und stellt die notwendigen Mittel bereit. Der Projektleiter übernimmt die Rolle des Gesamtverantwortlichen für das Projekt. Er ist damit auch für die erfolgreiche Durchführung des Projekts verantwortlich. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte Rolle. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen Projektauftrag zu definieren.

Was genau ist ein Projektauftrag?

Der Projektauftrag ist eine Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter. In diesem Papier werden die Rahmenbedingungen definiert, unter denen ein Projekt ablaufen soll. Beiden Parteien, legen dort ihre Standpunkte fest. Der Auftraggeber definiert seine Anforderungen an das Projekt. Der Projektleiter legt die Rahmenbedingungen fest, unter denen er das Projekt erfolgreich abwickeln kann.

Der Projektauftrag dient für beide Seiten auch als Messlatte für den Erfolg des Projekts. Allein die Beendigung des Projekts innerhalb eines definierten Zeitraumes ist kein Indiz für den erfolgreichen Abschluss. Ein Projekt ist erst dann vollständig abgeschlossen, wenn alle Ziele erreicht worden sind. Neben rein zeitlichen Aspekten kommen hier monetäre und funktionale Aspekte hinzu. Alle diese Kriterien für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts müssen Teil des Projektauftrags sein.

Der Projektauftrag schafft hier Sicherheit auf beiden Seiten. Dem Auftraggeber ist es auf diese Weise möglich, alles das, was er von dem Projekt erwartet, als Teil des Projektauftrags zu definieren. So ist schon vor Beginn des Projekts klar festgelegt, was von Ihnen als Projektleiter erwartet wird. Probleme mit Nachforderungen oder Missverständnisse nach Beendigung oder während des Projekts sollten so ausgeschlossen sein. Zumal ja auch u.U. eine Prämie an den erfolgreichen Abschluss des Projekts geknüpft ist.

Jeder Projektleiter kennt die Forderungen seiner Auftraggeber. Alles muss möglichst schnell fertig sein, darf nichts kosten und wenn möglich soll alles ohne Mitarbeiter erledigt werden. Sie als Projektleiter haben mit Hilfe des Projektauftrags die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen abzustecken, die als Voraussetzung für einen möglichst reibungslosen Verlauf des Projekts aus Ihrer Sicht unabdingbar sind.

Projektauftrag und Auftraggeber

Es kommt des öfteren vor, dass der Auftraggeber nicht von selbst auf die Idee kommt, Ihnen für Ihr neues Projekt einen Projektauftrag zu erstellen. In diesem Falle sollten Sie auf Ihren Auftraggeber zugehen. Es kann Ihnen in solch einer Situation allerdings passieren, dass Sie bei Ihrem Auftraggeber auf Unverständnis stoßen werden. Es können Aussagen

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