Der Projektauftrag

Ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. hat immer zwei Parteien: Einen AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. und einen Projektleiter. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann).. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet. zu definieren. Bernd Hilgenberg erläutert deshalb in seinem Artikel, was genau unter einem Projektauftrag zu verstehen ist und ab welcher Projektgröße er Anwendung findet. Dabei definiert er die kritischen ErfolgsfaktorenErfolgsfaktorenErfolgsfaktoren im Projektmanagement sind empirisch bestimmte Bedingungen, die dazu beitragen, dass die Stakeholder ein Projekt als erfolgreich bewerten. In der Fachliteratur und in – meist qualitativen – Untersuchungen werden regelmäßig folgende Bedingungen für eine erfolgreiche Projektdurchführung genannt: sowie die Rollen des Auftraggebers und Projektleiters im Projektauftrag. Abgerundet wird der Artikel durch eine Vorlage für die Erstellung eines Projektauftrags als RTF-Datei, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend ändern können.

Management Summary

Der Projektauftrag

Ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. hat immer zwei Parteien: Einen AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. und einen Projektleiter. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann).. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet. zu definieren. Bernd Hilgenberg erläutert deshalb in seinem Artikel, was genau unter einem Projektauftrag zu verstehen ist und ab welcher Projektgröße er Anwendung findet. Dabei definiert er die kritischen ErfolgsfaktorenErfolgsfaktorenErfolgsfaktoren im Projektmanagement sind empirisch bestimmte Bedingungen, die dazu beitragen, dass die Stakeholder ein Projekt als erfolgreich bewerten. In der Fachliteratur und in – meist qualitativen – Untersuchungen werden regelmäßig folgende Bedingungen für eine erfolgreiche Projektdurchführung genannt: sowie die Rollen des Auftraggebers und Projektleiters im Projektauftrag. Abgerundet wird der Artikel durch eine Vorlage für die Erstellung eines Projektauftrags als RTF-Datei, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend ändern können.

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Verfolgt man die Presse, wird immer häufiger von Projekten gesprochen. Dieser Trend hat gute Gründe. Viele Vorhaben in unserer schnelllebigen ZeitZeitZeit ist eine der zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements und bildet neben Kosten und Leistungsumfang im sog. Magischen Dreieck einen der drei Eckpunkte. Mittlerweile sind Qualität, Risiko und Nutzen als weitere Steuerungsgrößen etabliert. Je nach Projektart ist der Faktor Zeit besonders kritisch, z.B. im Veranstaltungsmanagement oder bei Wartungs- und Instandhaltungsprojekten. lassen sich am effektivsten über die Struktur eines Projekts abwickeln. Ein Projekt hat hierbei immer einen Auftraggeber. Er initiiert das Projekt und stellt die notwendigen Mittel bereit. Der Projektleiter übernimmt die Rolle des Gesamtverantwortlichen für das Projekt. Er ist damit auch für die erfolgreiche Durchführung des Projekts verantwortlich. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte Rolle. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen Projektauftrag zu definieren.

Was genau ist ein Projektauftrag?

Der Projektauftrag ist eine Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter. In diesem Papier werden die Rahmenbedingungen definiert, unter denen ein Projekt ablaufen soll. Beiden Parteien, legen dort ihre Standpunkte fest. Der Auftraggeber definiert seine Anforderungen an das Projekt. Der Projektleiter legt die Rahmenbedingungen fest, unter denen er das Projekt erfolgreich abwickeln kann.

Der Projektauftrag dient für beide Seiten auch als Messlatte für den Erfolg des Projekts. Allein die Beendigung des Projekts innerhalb eines definierten Zeitraumes ist kein Indiz für den erfolgreichen Abschluss. Ein Projekt ist erst dann vollständig abgeschlossen, wenn alle Ziele erreicht worden sind. Neben rein zeitlichen Aspekten kommen hier monetäre und funktionale Aspekte hinzu. Alle diese Kriterien für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts müssen Teil des Projektauftrags sein.

Der Projektauftrag schafft hier Sicherheit auf beiden Seiten. Dem Auftraggeber ist es auf diese Weise möglich, alles das, was er von dem Projekt erwartet, als Teil des Projektauftrags zu definieren. So ist schon vor Beginn des Projekts klar festgelegt, was von Ihnen als Projektleiter erwartet wird. Probleme mit Nachforderungen oder Missverständnisse nach Beendigung oder während des Projekts sollten so ausgeschlossen sein. Zumal ja auch u.U. eine Prämie an den erfolgreichen Abschluss des Projekts geknüpft ist.

Jeder Projektleiter kennt die Forderungen seiner Auftraggeber. Alles muss möglichst schnell fertig sein, darf nichts kosten und wenn möglich soll alles ohne Mitarbeiter erledigt werden. Sie als Projektleiter haben mit Hilfe des Projektauftrags die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen abzustecken, die als Voraussetzung für einen möglichst reibungslosen Verlauf des Projekts aus Ihrer Sicht unabdingbar sind.

Projektauftrag und Auftraggeber

Es kommt des öfteren vor, dass der Auftraggeber nicht von selbst auf die Idee kommt, Ihnen für Ihr neues Projekt einen Projektauftrag zu erstellen. In diesem Falle sollten Sie auf Ihren Auftraggeber zugehen. Es kann Ihnen in solch einer Situation allerdings passieren, dass Sie bei Ihrem Auftraggeber auf Unverständnis stoßen werden. Es können Aussagen kommen, wie: "Wir haben doch alles besprochen, wozu noch einmal alles aufschreiben?" oder "Machen Sie doch nicht gleich alles so kompliziert!" Dies sind ganz natürliche Reaktionen aus Firmen, in denen sich eine projektorientierte Vorgehensweise noch nicht in aller Konsequenz durchgesetzt hat.

Hier ist dann Überzeugungsarbeit durch Sie notwendig. Sie sollten in diesem Fall auf die Vorteile einer schriftlich fixierten Vereinbarung hinweisen. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich bereit erklären, den Entwurf des Projektauftrags vorzubereiten. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Sicht der Dinge zu formulieren. Ihr Auftraggeber spart sich die Mühe, selbst einen Projektauftrag zu schreiben.

Sind Sie als externer Berater in einem Unternehmen tätig, sollte jedes Ihrer Projekte, bei dem Sie den Projektleiter stellen, über einen Projektauftrag genau definiert sein. Nur so stellen Sie sicher, dass die von Ihnen zu leistende Arbeit unter einem gemeinsamen Verständnis erfolgt.

Wann wird ein Projektauftrag erstellt?

Sicherlich kann man den administrativen AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. in der Projektarbeit auch übertreiben. So wäre es kontraproduktiv, wenn für jedes noch so kleine Projekt ein Projektauftrag erstellt würde. Doch was als klein bzw. von ausreichender Größe für einen Projektauftrag angesehen wird, ist eine Sache der Definition. Sie als Projektleiter müssen dafür ein Gefühl entwickeln, ab wann ein Projektauftrag sinnvoll ist. Bei strategischen Projekten, die das gesamte Unternehmen betreffen, ist ein Projektauftrag unabdingbar. Hierunter fallen z. B. Projekte wie die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems oder die Einführung eines Workflow-Systems.

Der ausgearbeitete und unterschriebene Projektauftrag sollte vor Beginn des Projekts vorliegen. D.h. die Vorarbeiten, die dazu führen, das ein Projekt aufgesetzt wird, sollten abgeschlossen sein. (Im Regelfall ist dies eine Vorstudie.) Nach der Unterzeichnung des Projektauftrags sollte das Kick Off-Meeting erfolgen. Auf diesem Meeting werden dann die Inhalte des Projektauftrags durch Auftraggeber und Projektleiter den Teammitgliedern präsentiert.

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Kommentare 3

Alle Kommentare (3)

Andrea
Uhly

Mir fehlt hier eindeutig die Projektbegründung. Die Zielsetzung alleine ist für meine Begriffe nicht ausreichend.

 

Jörg
Müller

Formal gesehen erfüllt der Artikel seinen Zweck der Beschreibung was so alles drin sein sollte. Neben der Projektbegründung fehlt m.E. das Thema Wirtschaftlichkeit/Kosten/Nutzen damit klar ist welchen Spielraum das Projekt hat und Abgrenzungen, damit klar ist was nicht Aufgabe des Projektes ist.

 

Guest

Mir fehlen: Grundlagen / Problemstellung Auftrag Kosten - Kostenkontrolle Projektcontrolling?