Die Rolle des oder der Arbeitspaketverantwortlichen wird in keiner Norm, Richtlinie oder Handreichung für Projektmanagement hinreichend definiert, teilweise nicht einmal erwähnt. Trotzdem sind die Arbeitspaketverantwortlichen – also die Projektbeteiligten, die Arbeitspakete koordinieren – als Bindeglied zwischen Projektmitarbeitern und Projektleitung ausschlaggebend für den Projekterfolg: Zu ihren Aufgaben gehört es, die produktive Projektarbeit vor Ort zu leiten und der Projektleitung qualifiziert Rückmeldung zu Fortschritt und Status ihres Arbeitspakets zu geben. Auch wenn es um Prognosen über Fertigstellungstermine und Restaufwände geht, sind sie die geeigneten Ansprechpartner. Leider wird diese Verantwortung in der Praxis oft nicht ausreichend wahrgenommen.
Im Folgenden erhalten Sie Vorschläge für Aufgaben und Befugnisse von Arbeitspaketverantwortlichen sowie konkrete Handlungsempfehlungen für die Zusammenarbeit von Arbeitspaketverantwortlichen, Projektleitern, interne Auftraggebern und PMO-Verantwortlichen.
Die Rolle "Arbeitspaketverantwortlicher" in den Standardwerken von GPM, PMI und PRINCE2
Im aktuellen Standardwerk der GPM "Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3)" findet sich lediglich der Hinweis darauf, dass der Arbeitspaketverantwortliche für die "anforderungsgerechte, termintreue und kostengerechte Abarbeitung eines Arbeitspakets verantwortlich ist" (Kremer, Rohde 2009).
Der PMBOK® Guide des PMI (US-amerikanische Norm) setzt Arbeitspakete mit Teilprojekten gleich und fordert Projektmanager als dafür Verantwortliche (PMI 2008). Eine Zwischenebene zwischen Projektmanagern und Projektmitarbeitern kennt die amerikanische Norm nicht.
Das britische Projektmanagementsystem PRINCE2 hingegen definiert explizit den so genannten Teammanager; dieser steht zwischen dem Projektleiter und den Teammitgliedern. Der Teammanager nimmt vom Projektleiter die Arbeitspakete an, leitet die Ausführung und liefert die Ergebnisse der Arbeitspakete beim Projektleiter ab. Bei Bedarf können auch mehrere Teammanager ernannt werden. Arbeitspaketverantwortliche im allgemein üblichen Sinn kennt aber auch PRINCE2 nicht. Das liegt daran, dass PRINCE2 den Begriff "Arbeitspaket" als allgemeine Bezeichnung für einen projektinternen Arbeitsauftrag verwendet, während in den anderen Standards Arbeitspakete Teil des Projektstrukturplans sind. Allerdings bietet PRINCE2 detaillierte Prozesse für das Übergeben, Ausführen und Abnehmen von Arbeitspaketen an, die problemlos auch in anderen Vorgehensmodellen integriert werden können.
Branchenabhängige Projektorganisation
Ein Grund für dieses Schattendasein der Arbeitspaketverantwortlichen in den offiziellen Handreichungen liegt wohl darin, dass die interne Projektorganisation von Branche, Projektart und Unternehmen abhängt. So sind in einem Bauprojekt die Arbeitspaketverantwortlichen (AP-Verantwortliche) typischerweise selbständige Unterauftragnehmer,
