Die Rolle des Arbeitspaketverantwortlichen – Aufgaben und Befugnisse

Die RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann). des Arbeitspaketverantwortlichen wird meist vernachlässigt. In keiner NormNormNormen, Verordnungen, Standards und Richtlinien definieren und regeln einheitliche Begriffe, Verfahren und Managementsysteme. Ziele von einheitlichen Definitionen sind: Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden Qualität gewährleisten Kosten reduzieren Technologietransfer ermöglichen Unternehmensübergreifende und internationale Zusammenarbeit unterstützen, Richtlinie oder Handreichung für Projektmanagement ist sie ausreichend definiert, teilweise wird sie nicht einmal erwähnt. Dabei sind die AP-Verantwortlichen als Bindeglied zwischen Projektmitarbeitern und ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH). ausschlaggebend für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab.. Dr. Georg Angermeier beschreibt, wie Aufgaben und Befugnisse von AP-Verantwortlichen definiert werden können und gibt Empfehlungen für ihre Zusammenarbeit mit Projektleitern, internen Auftraggebern und dem PMO.

 

Die Rolle des Arbeitspaketverantwortlichen – Aufgaben und Befugnisse

Die RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann). des Arbeitspaketverantwortlichen wird meist vernachlässigt. In keiner NormNormNormen, Verordnungen, Standards und Richtlinien definieren und regeln einheitliche Begriffe, Verfahren und Managementsysteme. Ziele von einheitlichen Definitionen sind: Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden Qualität gewährleisten Kosten reduzieren Technologietransfer ermöglichen Unternehmensübergreifende und internationale Zusammenarbeit unterstützen, Richtlinie oder Handreichung für Projektmanagement ist sie ausreichend definiert, teilweise wird sie nicht einmal erwähnt. Dabei sind die AP-Verantwortlichen als Bindeglied zwischen Projektmitarbeitern und ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH). ausschlaggebend für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab.. Dr. Georg Angermeier beschreibt, wie Aufgaben und Befugnisse von AP-Verantwortlichen definiert werden können und gibt Empfehlungen für ihre Zusammenarbeit mit Projektleitern, internen Auftraggebern und dem PMO.

 

Die Rolle des oder der Arbeitspaketverantwortlichen wird in keiner Norm, Richtlinie oder Handreichung für Projektmanagement hinreichend definiert, teilweise nicht einmal erwähnt. Trotzdem sind die Arbeitspaketverantwortlichen – also die Projektbeteiligten, die Arbeitspakete koordinieren – als Bindeglied zwischen Projektmitarbeitern und Projektleitung ausschlaggebend für den Projekterfolg: Zu ihren Aufgaben gehört es, die produktive Projektarbeit vor Ort zu leiten und der Projektleitung qualifiziert Rückmeldung zu Fortschritt und Status ihres Arbeitspakets zu geben. Auch wenn es um Prognosen über Fertigstellungstermine und Restaufwände geht, sind sie die geeigneten Ansprechpartner. Leider wird diese VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen. in der Praxis oft nicht ausreichend wahrgenommen.

Im Folgenden erhalten Sie Vorschläge für Aufgaben und Befugnisse von Arbeitspaketverantwortlichen sowie konkrete Handlungsempfehlungen für die Zusammenarbeit von Arbeitspaketverantwortlichen, Projektleitern, interne Auftraggebern und PMO-Verantwortlichen.

Die Rolle "Arbeitspaketverantwortlicher" in den Standardwerken von GPM, PMI und PRINCE2

Im aktuellen Standardwerk der GPM "Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3)" findet sich lediglich der Hinweis darauf, dass der Arbeitspaketverantwortliche für die "anforderungsgerechte, termintreue und kostengerechte Abarbeitung eines Arbeitspakets verantwortlich ist" (Kremer, Rohde 2009).

Der PMBOK® Guide des PMI (US-amerikanische Norm) setzt Arbeitspakete mit Teilprojekten gleich und fordert ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. als dafür Verantwortliche (PMI 2008). Eine Zwischenebene zwischen Projektmanagern und Projektmitarbeitern kennt die amerikanische Norm nicht.

Das britische ProjektmanagementsystemProjektmanagementsystemEin Projektmanagementsystem (PM-System) ist ein Managementsystem wie z.B. Qualitäts- oder Konfigurationsmanagementsystem. Fälschlich werden häufig auch Software-Produkte für Projektmanagement als PM-Systeme bezeichnet. PRINCE2 hingegen definiert explizit den so genannten Teammanager; dieser steht zwischen dem Projektleiter und den Teammitgliedern. Der Teammanager nimmt vom Projektleiter die Arbeitspakete an, leitet die Ausführung und liefert die Ergebnisse der Arbeitspakete beim Projektleiter ab. Bei Bedarf können auch mehrere Teammanager ernannt werden. Arbeitspaketverantwortliche im allgemein üblichen Sinn kennt aber auch PRINCE2 nicht. Das liegt daran, dass PRINCE2 den Begriff "Arbeitspaket" als allgemeine Bezeichnung für einen projektinternen ArbeitsauftragArbeitsauftragDer nicht genormte Begriff des "Arbeitsauftrags" ist sehr weit gefasst. Ein Arbeitsauftrag kann Ausgangspunkt für ein ganzes Projekt sein oder nur eine Arbeitsanweisung für einen einzelnen Projektmitarbeiter enthalten. Die am weitesten verbreitete Bedeutung ist der Arbeitsauftrag an eine Arbeitsgruppe innerhalb eines Projekts. verwendet, während in den anderen Standards Arbeitspakete Teil des Projektstrukturplans sind. Allerdings bietet PRINCE2 detaillierte Prozesse für das Übergeben, Ausführen und Abnehmen von Arbeitspaketen an, die problemlos auch in anderen Vorgehensmodellen integriert werden können.

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Guest

Ganz ausgezeichnet. Die Abgrenzung zwischen "Teilprojektleiter" und "AP-Verantwortlicher" war mir bislang nicht so deutlich. Ein Augenöffner.

 

Leider ist die Rolle des AP-Verantwortlichen in der Praxis oft noch nicht ausgebaut. Deshalb ist der Artikel sehr hilfreich für eine pragmatische Umsetzung. Das detaillierte Festlegen und Planen von Arbeitspaketen ist ein Invest, der letztendlich durch eine höhere Projektperformance belohnt wird. Dabei kann ich mir gut vorstellen, noch gar nicht alle Arbeitspakete am Anfang des Projektes detailliert zu planen, sondern nur die Arbeitspakete der kommenden 3…6 Monate. Dazu ein treffender Auszug aus dem Buch "Die Kraft von Scrum", H. Wolf u.a.: „Das Detaillieren von Aufgaben, die weit in der Zukunft liegen, ergibt keinen Sinn. Es ist einfach Zeitverschwendung. Diese Details klären sich, wenn sie benötigt werden, […] oder sie werden in vielen Fällen niemals benötigt. Der Gedankenfehler ist […] alles im Vorhinein vorherzusehen.“