Schnelle Planungsübersicht Effizientes Arbeiten mit der Zeitachse in Microsoft Project

Sie arbeiten mit Microsoft Project und möchten Ihrem Auftraggeber oder dem Projektteam einen Überblick über die aktuelle Projektplanung geben? Dann ist die mit Project 2010 eingeführte Zeitachse dazu ein ideales Werkzeug. Sie können damit wichtige Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine übersichtlich abbilden und die Darstellung anschließend bequem und ohne Verlust der Formatierung weitergeben. Torben Blankertz zeigt, wie Sie effizient mit der Zeitachse arbeiten und Formatierungsprobleme vermeiden.

Schnelle Planungsübersicht Effizientes Arbeiten mit der Zeitachse in Microsoft Project

Sie arbeiten mit Microsoft Project und möchten Ihrem Auftraggeber oder dem Projektteam einen Überblick über die aktuelle Projektplanung geben? Dann ist die mit Project 2010 eingeführte Zeitachse dazu ein ideales Werkzeug. Sie können damit wichtige Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine übersichtlich abbilden und die Darstellung anschließend bequem und ohne Verlust der Formatierung weitergeben. Torben Blankertz zeigt, wie Sie effizient mit der Zeitachse arbeiten und Formatierungsprobleme vermeiden.

Kennen Sie die Situation? Sie planen Ihr Projekt in Microsoft Project und möchten z.B. ihrem Auftraggeber oder dem Projektteam einen Überblick über die Planung des aktuellen Projekts geben. Sie könnten dazu das Gantt-Diagramm ausdrucken und dem gewünschten Personenkreis zukommen lassen. Ein passendes Drucklayout für einen solchen Ausdruck zu finden, ist allerdings nicht immer ganz einfach und erfordert oft mehrere Versuche, wie erfahrene Project-Anwender wissen. Gerade wenn das Statusmeeting unmittelbar bevorsteht oder der Auftraggeber zeitnah eine Information benötigt, ist jedoch schnelles Handeln gefordert.

Seit Version 2010 gibt es in Microsoft Project die Möglichkeit, den Projektverlauf visuell auf einer Zeitachse darzustellen. Genau diese Funktion ermöglicht es dem Projektleiter, Projektinformationen schnell zur Verfügung zu stellen. Hinter der Zeitachse verbirgt sich eine sogenannte "SmartArt"-Grafik, die Sie ohne Verlust der Formatierung zwischen verschiedenen Office-Anwendungen kopieren können. Änderungen an der Zeitachse sind so auch nach dem Kopieren im jeweiligen Programm, z.B. in Microsoft Outlook, noch möglich.

Ebenfalls praktisch ist die Zeitachse bei der Synchronisation von Project mit einer Sharepoint-Teamwebsite. Dabei werden nicht nur die Aufgaben mit deren zugehörigen Informationen (z.B. zugeteilte Ressourcen) synchronisiert, sondern auch die von Ihnen angepasste Zeitachse. Somit können Sie Ihrem Team auf einfache Weise eine grobe Orientierung über den Projektverlauf geben, indem Sie die Visualisierung des Projektverlaufs über eine Website zur Verfügung stellen.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit der Timeline effizient arbeiten und Formatierungsprobleme vermeiden. Zudem erfahren Sie, wie Sie die neue Timeline von Project 2016 nutzen, bei der Sie den Projektverlauf auf mehrere Zeitachsen verteilen können.

Vorgänge und Meilensteine zur Zeitachse hinzufügen

Um eine Projektphase in der Timeline anzuzeigen, öffnen Sie zunächst den Projektplan und markieren Sie in der Ansicht Gantt-Diagramm oder Gantt-Diagramm-Überwachung alle Zeilen, die zu dieser Phase gehören – d.h. die Zeile mit der Phasenbezeichnung, den Meilenstein sowie alle zugehörigen Arbeitspakete. Klicken Sie anschließend mit der rechte Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Sie im Kontextmenü die Option Zur Zeitachse hinzufügen. Alternativ finden Sie diesen Befehl auch auf der Registerkarte Vorgang in der Rubrik Eigenschaften.

Bild 1: Um die ausgewählten Vorgänge zur Zeitachse hinzuzufügen, verwenden Sie den gleichlautenden Befehl unter Vorgang / Eigenschaften.

Bild 1: Um die ausgewählten Vorgänge zur Zeitachse hinzuzufügen, verwenden Sie den gleichlautenden Befehl unter Vorgang / Eigenschaften.

Noch einfacher ist es, wenn Sie die Projektphase und die zugehörigen Vorgänge bzw. Meilensteine direkt über das Zeitachsen-Menü einfügen. Klicken Sie dazu die Zeitachse an und wählen Sie in der Registerkarte Format, über der jetzt der Schriftzug Zeitachsentool erscheint, den Befehl Vorhandene Vorgänge. Markieren Sie dann im entsprechenden Dialogfeld alle Vorgänge, d.h. Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine, die Sie zur Zeitachse hinzufügen wollen (Bild 2). Klicken Sie anschließend auf OK.

Bild 2: Bequemer ist es, die gewünschten Vorgänge, Phasen und Meilensteine direkt über das Zeitachsen-Menü auszuwählen. Es erscheint, wenn Sie die Zeitachse anklicken.

Bild 2: Bequemer ist es, die gewünschten Vorgänge, Phasen und Meilensteine direkt über das Zeitachsen-Menü auszuwählen. Es erscheint, wenn Sie die Zeitachse anklicken.

In unserem Beispiel sieht die Ansicht jetzt wie in Bild 3 gezeigt aus.

Bild 3: Die noch unformatierte Zeitachse mit Phase, Aufgaben und Meilenstein.

Bild 3: Die noch unformatierte Zeitachse mit Phase, Aufgaben und Meilenstein.
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Layout der Zeitachse anpassen

Phase außerhalb der Zeitachse darstellen

Um die Phase als Gruppierung außerhalb der Zeitachse darzustellen, ziehen Sie den entsprechenden Vorgang (hier: "Phase 1") einfach mit gedrückter linker Maustaste nach oben aus der Zeitachse heraus. Die Position des Vorgangs sowie die Höhe der Gruppierungsklammer können Sie nachträglich verändern, indem Sie den Vorgang mit gedrückter linker Maustaste verschieben bzw. die Gruppierungsklammer an der horizontalen Linie auf die gewünschte Höhe ziehen.

Datumsformat ändern

Um Platz in der Zeitachse zu sparen, ändern Sie die Standard-Formatierung des Datums für das Gesamtprojekt in ein kürzeres Format. Klicken Sie dazu auf den Button "Datumsformat" im Bereich Einblenden / Ausblenden und wählen Sie das Format "Mi, 28.01" aus.

In großen Projektplänen können Sie viel Platz sparen, indem Sie die kompletten Datumsangaben entfernen. Klicken Sie dazu erneut auf den Button "Datumsformat" und entfernen Sie das Häkchen vor dem Eintrag "Datumsangaben für Vorgänge" unten im Menü.

Formatierung von Hintergrund, Füllfarbe und Schrift ändern

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Thomas
Rosenthal

Meiner Erfahrung nach reichen die Möglichkeiten der Formatierung in Project für die Zeitachse in den wenigsten Fällen aus. Solange man mit ein bis 5 Vorgängen arbeitet die sequentiell sind mag das ja noch ganz hübsch aussehen, vor allem wenn die Vorgangsnamen kurz sind. Ansonsten empfehle ich andere Tool wie zum Beispiel Office Timeline Plus Edition.

 

Thilo
Niewöhner
Dipl.-Ing. (BA)

Der Vorteil der Zeitachse ist ja, daß ich aus meinem Projektplan heraus eine automatisch aktualisierte Übersicht habe, die ich z.B. im Lenkungsausschuß zeigen oder für meine Stakeholder aushängen kann. Dort gehören aber meiner Meinung nach nur die Hauptphasen und die wichtigsten Meilensteine hinein. Dafür finde ich das Tool hervorragend, weil ich mit wenig Aufwand eine Übersicht bekomme, die durchaus vorzeigbar ist. "Copy&Paste" nach Powerpoint oder Word erspart viel manuelle Arbeit, da ich nur noch die Grafik anpassen muß. Muß ich ausnahmsweise den kompletten Ablaufplan präsentieren, nutze ich in der Regel direkt das (gefilterte) Gantt-Chart, in dem ich dann die Haupt- bzw. Sammelvorgänge zeige. Müßte ich den Terminplan in einer PowerPoint-Vorlage (oder anderen Werkzeugen) nachbauen, wäre mir das persönlich zu aufwendig. Gerade bei der manuellen Übertragung der Termine passieren zudem zu viele Fehler.