Tipp: SW-Anleitung – Schnelle Planungsübersicht

Effizientes Arbeiten mit der Zeitachse in Microsoft Project

Sie arbeiten mit Microsoft Project und möchten Ihrem Auftraggeber oder dem Projektteam einen Überblick über die aktuelle Projektplanung geben? Dann ist die mit Project 2010 eingeführte Zeitachse dazu ein ideales Werkzeug. Sie können damit wichtige Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine übersichtlich abbilden und die Darstellung anschließend bequem und ohne Verlust der Formatierung weitergeben. Torben Blankertz zeigt, wie Sie effizient mit der Zeitachse arbeiten und Formatierungsprobleme vermeiden.

Kennen Sie die Situation? Sie planen Ihr Projekt in Microsoft Project und möchten z.B. ihrem Auftraggeber oder dem Projektteam einen Überblick über die Planung des aktuellen Projekts geben. Sie könnten dazu das Gantt-Diagramm ausdrucken und dem gewünschten Personenkreis zukommen lassen. Ein passendes Drucklayout für einen solchen Ausdruck zu finden, ist allerdings nicht immer ganz einfach und erfordert oft mehrere Versuche, wie erfahrene Project-Anwender wissen. Gerade wenn das Statusmeeting unmittelbar bevorsteht oder der Auftraggeber zeitnah eine Information benötigt, ist jedoch schnelles Handeln gefordert.

Seit Version 2010 gibt es in Microsoft Project die Möglichkeit, den Projektverlauf visuell auf einer Zeitachse darzustellen. Genau diese Funktion ermöglicht es dem Projektleiter, Projektinformationen schnell zur Verfügung zu stellen. Hinter der Zeitachse verbirgt sich eine sogenannte "SmartArt"-Grafik, die Sie ohne Verlust der Formatierung zwischen verschiedenen Office-Anwendungen kopieren können. Änderungen an der Zeitachse sind so auch nach dem Kopieren im jeweiligen Programm, z.B. in Microsoft Outlook, noch möglich.

Ebenfalls praktisch ist die Zeitachse bei der Synchronisation von Project mit einer Sharepoint-Teamwebsite. Dabei werden nicht nur die Aufgaben mit deren zugehörigen Informationen (z.B. zugeteilte Ressourcen) synchronisiert, sondern auch die von Ihnen angepasste Zeitachse. Somit können Sie Ihrem Team auf einfache Weise eine grobe Orientierung über den Projektverlauf geben, indem Sie die Visualisierung des Projektverlaufs über eine Website zur Verfügung stellen.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit der Timeline effizient arbeiten und Formatierungsprobleme vermeiden. Zudem erfahren Sie, wie Sie die neue Timeline von Project 2016 nutzen, bei der Sie den Projektverlauf auf mehrere Zeitachsen verteilen können.

Vorgänge und Meilensteine zur Zeitachse hinzufügen

Um eine Projektphase in der Timeline anzuzeigen, öffnen Sie zunächst den Projektplan und markieren Sie in der Ansicht Gantt-Diagramm oder Gantt-Diagramm-Überwachung alle Zeilen, die zu dieser Phase gehören – d.h. die Zeile mit der Phasenbezeichnung, den Meilenstein sowie alle zugehörigen Arbeitspakete. Klicken Sie anschließend mit der rechte Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Sie im Kontextmenü die Option Zur Zeitachse hinzufügen. Alternativ finden Sie diesen Befehl auch auf der Registerkarte Vorgang in der Rubrik Eigenschaften.

Bild 1: Um die ausgewählten Vorgänge zur Zeitachse hinzuzufügen, verwenden Sie den gleichlautenden Befehl unter Vorgang / Eigenschaften.

Bild 1: Um die ausgewählten Vorgänge zur Zeitachse hinzuzufügen, verwenden Sie den gleichlautenden Befehl unter Vorgang / Eigenschaften.

Noch einfacher ist es, wenn Sie die Projektphase und die zugehörigen Vorgänge bzw. Meilensteine direkt über das Zeitachsen-Menü einfügen. Klicken Sie dazu die Zeitachse an und wählen Sie in der Registerkarte Format, über der jetzt der Schriftzug

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