Einführung in das Prozessmanagement: Analyse von Unternehmensprozessen

In vielen Unternehmen fehlen einheitliche und durchgängige Prozesse, die Basis für eine effiziente Organisation und Voraussetzung für hohe Qualität und Kundenorientierung sind. Um die bestehenden Organisations- und Prozessstrukturen zu verbessern, müssen diese jedoch zunächst analysiert und vollständig abgebildet werden. Tools zur Prozessvisualisierung helfen dabei, die meist komplexen Unternehmensprozesse übersichtlich darzustellen. Stefan Becker beschreibt in seinem Beitrag die wesentlichen Schritte der Prozessanalyse und zeigt am Beispiel von Microsoft Visio, wie Visualisierungssoftware sinnvoll eingesetzt werden kann.

Einführung in das Prozessmanagement: Analyse von Unternehmensprozessen

In vielen Unternehmen fehlen einheitliche und durchgängige Prozesse, die Basis für eine effiziente Organisation und Voraussetzung für hohe Qualität und Kundenorientierung sind. Um die bestehenden Organisations- und Prozessstrukturen zu verbessern, müssen diese jedoch zunächst analysiert und vollständig abgebildet werden. Tools zur Prozessvisualisierung helfen dabei, die meist komplexen Unternehmensprozesse übersichtlich darzustellen. Stefan Becker beschreibt in seinem Beitrag die wesentlichen Schritte der Prozessanalyse und zeigt am Beispiel von Microsoft Visio, wie Visualisierungssoftware sinnvoll eingesetzt werden kann.

Organisationen, die sich schnell verändern, sehen sich mit einem zunehmenden Optimierungs- bzw. Organisationsdruck konfrontiert. Die Kunden erwarten hohe Kundenorientierung und beste Qualität. Vielen Unternehmen fehlen jedoch einheitliche und durchgängige Prozesse - die Basis für die effiziente Organisation, die notwendig ist, um diese Erwartungen zu erfüllen.

Während in der Aufbauorganisation die Tätigkeiten in jedem Verantwortungsbereich mehr oder weniger festgelegt sind (bereichsbezogene Betrachtungsweise), gibt es bei der prozessorientierten Betrachtungsweise viele, teilweise komplexe bereichsübergreifende Schnittstellen ohne klar zugeordnete Zuständigkeiten (Bild 1). Diese Schnittstellen werden in vielen Unternehmen nicht konsequent betrachtet und daher auch nicht optimiert.

Bild 1: Den bereichsübergreifenden Schnittstellen sind oft keine eindeutigen Zuständigkeiten zugeordnet.

Im Rahmen eines Prozessoptimierungsprojekts sollen die komplette Organisationsstruktur und die Prozesslandschaft des Unternehmens abgebildet werden. Alle Organisationsinformationen - von Organigrammen bis hin zu Rollenbeschreibungen (z.B. Change Manager, Projektmanager) - sind durchgängig darzustellen.

Ein wichtiger Grundsatz des Prozessmanagements ist, dass es für jeden Unternehmensprozess einen Verantwortlichen geben muss.

Bild 2: Mögliche Schritte zur Einführung der Prozessorientierung.

Übersicht über die Prozesse erstellen

In einer Übersicht wird die Gesamtheit der Unternehmensprozesse aus der Vogelperspektive dargestellt. Dabei kommt es darauf an, sich nicht im Detail zu verlieren, sondern das Ziel im Auge zu behalten: die Beschreibung des Unternehmens bzw. die Darstellung aller relevanten Unternehmensprozesse (Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse). An dieser Stelle kann das Team die Prozesse bereits klassifizieren.

Im Prozessmodell unterscheidet man in der Regel zwischen folgenden Modellarten:

  • Führungsprozesse (Managementprozesse), z.B. Unternehmensführungsprozesse, Weiterbildung, betriebliches Vorschlagswesen, interne Audits und Marketing.
  • Kernprozesse (Haupt- oder Schlüsselprozesse), z.B. Entwicklungs-, Produktions-, Beschaffungs-, Versand- und Montageprozesse.
  • Unterstützungsprozesse (Hilfsprozesse), z.B. die Wartung der Maschinen und Einrichtungen, die Prüfmittelüberwachung und der IT-Support.

Zur Strukturierung bietet sich eine Mindmap an, in der sich die Prozessstruktur flexibel darstellen lässt (Bild 3).

Bild 3: Mindmap mit der Prozessstruktur eines Unternehmens.

Für die Identifizierung der wichtigsten Prozesse, ist eine detaillierte Analyse aller Abläufe im Unternehmen notwendig. Der Ausgangspunkt für diese Analyse ist das Prozessmodell des Unternehmens. Es gilt, den jeweiligen Prozessanfang (Auslöser) bzw. das jeweilige Prozessende (Ergebnis) zu definieren und die Schnittstellen zu anderen Prozessen zu ermitteln. Komplexe Prozesse lassen sich leichter erarbeiten, wenn sie in mehrere Teilprozesse zerlegt werden.

Bei der Schnittstellenuntersuchung ist es wichtig herauszufinden, welche Informationen der betrachtete Prozess von den vorhergehenden Prozessen benötigt und was er an die nachfolgenden Prozesse weitergeben muss. Schnittstellen zeigen wichtige Abhängigkeiten zwischen den Prozessen auf. Sie müssen daher eindeutig und ausreichend beschrieben werden.

Prozessanalyse

Eine Ist-Aufnahme der Unternehmensprozesse ist in den meisten Projekten unabdingbar - sei es, um ein Management-Handbuch zu erstellen oder um Prozesse neu zu gestalten. In jedem Fall sollte man die aktuellen Abläufe analysieren, damit alle Beteiligten wissen, worüber sie sprechen.

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