Ich möchte euch auf die Reise mitnehmen, wie aus einer Multiprojektmanagement-Idee ein funktionierendes Project Management Office (PMO) werden kann. In Zeiten knapper Ressourcen und Budgets sowie parallel immer schnellerer technischer Innovationen benötigen Unternehmen Transparenz über ihre Projekte.

Eine Möglichkeit, diese zu erreichen, ist ein strategisches PMO als zentrale Einheit. Es sorgt dafür, dass das Unternehmen die richtigen Projekte umsetzt – mit der richtigen Methodik, um erfolgreich zu sein. Damit bietet das PMO sowohl für Projektleitende als auch für die Geschäftsführung Orientierung und hilft dabei, Projekte auf die Unternehmensstrategie zu fokussieren.

In den letzten zehn Jahren konnte ich beobachten, wie sich strategische PMOs in verschiedenen Unternehmen entwickelten. Was ich dabei lernte, was funktionierte und was nicht, beschreibe ich in diesem Artikel. Für alle, die ein PMO auf den Weg bringen wollen und für alle, die tagtäglich darin arbeiten.

Transparenz über alle Projekte schaffen

Die Geschichte eines PMO beginnt z.B. mit dem Interesse der Geschäftsführung an der Transparenz über alle Projekte im Unternehmen, um den Fortschritt der Projekte zu sehen. Hilfreich ist zudem eine erste Analyse der aktuellen Gegebenheiten anhand von Stakeholder-Interviews mit der Geschäftsführung, den Bereichsleitenden und mit den Projektmanager:innen sowie Projektmitarbeitenden. Auf diese Weise findet ihr heraus, zu welchen Aspekten sich die Geschäftsführung mehr Transparenz wünscht, welche Projekte in den einzelnen Bereichen laufen und wie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit in Projekten funktioniert. Im Gespräch mit den Projektleitungen und den Mitgliedern der Projektteams könnt ihr erfahren, welche Hilfestellung sie beim Durchführen von Projekten brauchen, um erfolgreich arbeiten zu können. Eine gute Ergänzung bilden Interviews mit entscheidenden Abteilungen wie IT, Einkauf, Finanzwesen und der Produktion. Bringt auch hier in Erfahrung, wie groß deren Bedarf an Transparenz in Bezug auf Projektarbeit ist, und welche Probleme dort in Zusammenhang mit Projekten auftreten.

Häufig findet man in Unternehmen die folgende Situation:

• Projektbudgets werden nur jährlich geplant und genehmigt, ohne dass es während des Jahres Flexibilität gibt.

• Projekte dauern länger und kosten mehr als geplant. Es gibt keine Transparenz über Abhängigkeiten der Projekte untereinander.

• Interne Ressourcen werden durch die stetig konkurrierenden Projekte blockiert.

• Es gibt kaum einheitliche Projektdokumente oder Projektreports.

Aber: Projektportfoliomanagement (PPM) ohne standardisiertes Projektmanagement geht nicht. Wenn ihr im Unternehmen Projektmanagement-Standards einführen und ein PPM aufbauen möchtet, braucht ihr zunächst ein zentrales strategisches PMO.

Zusammenstellung eines PMO-Teams

Zu Beginn kann ein PMO-Team ganz klein starten: den Kern des Teams bilden zunächst ein oder zwei erfahrene Projektleitungen, die das Unternehmen und dessen Projektlandschaft gut kennen. Sie können durch externe PMO-Expert:innen verstärkt werden. Sie helfen, Standardprozesse einzuführen und das Unternehmen an übliche PMO-Prozesse heranzuführen.

In einem nächsten Schritt könnt ihr euer PMO-Team um Projektleitende ergänzen, die nur dem PMO zugeordnet sind und vor allem strategische Projekte managen. Denn es gibt immer wieder Projekte, bei denen Konflikte zwischen Bereichen auftreten, und manchmal sogar Projektziele, die spezifischen Bereichsinteressen entgegengesetzt sind. Projektleiter:innen aus einem neutralen PMO können Bereichsinteressen und übergreifende Interessen des Unternehmens gegenüberstellen. Auf diese Weise sorgen sie für eine offene Diskussion des Konflikts.

Eine wichtige Rolle ist auch die des Projektportfoliomanagers oder der Projektportfoliomanagerin. Diese Aufgabe sollte im PMO von Beginn an mitgeplant und zügig mit einer Person mit hoher PM-Expertise besetzt werden, damit das Unternehmen die Abhängigkeiten der Projekte zentral aussteuern kann.

Erste Standards festlegen

Ein wichtiger erster Schritt ist die Festlegung auf einen Projektmanagement-Standard, z.B. IPMA, PMI oder PRINCE2.