Projektpläne, Kostenberichte und Aufgabenlisten liefert das ERP-System oder die externe Datenquelle nicht immer in der für die Weiterberechnung optimalen Anordnung. Häufig sind die Daten zeilenweise angeordnet, obwohl der Anwender sie in Spalten bräuchte. Excel bietet zwar standardmäßig die Möglichkeit, Zeilenwerte in Spaltenwerte umzuwandeln – also eine Tabelle zu transponieren –, die Möglichkeiten dieser Funktion sind jedoch begrenzt.

Wesentlich universeller ist die hier gezeigte Lösung, die eine Konstruktion aus Bedingungs- und Matrixfunktionen verwendet, um Zeilen- in Spaltenwerte umzuwandeln. Die Formelauswertung passt sich dabei variabel der wechselnden Anzahl von Projekten pro Kunde an.

Bild 1 zeigt ein einfaches Beispiel mit einer Projektliste, bei der unterschiedliche Projekte, der Kundenname und die Kosten nebeneinander in Spalten aufgelistet sind. Ziel ist, eine Liste zu erhalten, in der jeder Kunde nur einmal gelistet ist und bei der die zugehörigen Projekte (Bild 2) bzw. die zugehörigen Projekte und Kosten (Bild 7) in den daneben liegenden Spalten stehen.

Bild 1: Ausgangstabelle ist eine Projektliste mit Kunden und zugeordneten Projektbezeichnungen

Bild 2: Ziel der Transponierung ist eine Liste, in der jeder Kunde nur einmal gelistet ist, wobei die Projekte dem Kunden in Spalten zugeordnet sind.
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Die PivotTable ist prinzipiell ein nützliches Werkzeug, um Tabellen umzustrukturieren, bietet aber mit den Feldern "Kunde" und "Projekt" im Zeilenbereich nur die Möglichkeit, den Kundennamen die Projekte zeilenweise zuzuordnen. Die Projekte im Spaltenbereich anzuordnen, hat nicht den gewünschten Effekt, da die PivotTable immer alle Projekte aufführt.

Projektliste vorbereiten

Voraussetzung für die Auswertung der Beispielliste in Bild 1 ist die aufsteigende Sortierung nach der Spalte mit den eindeutigen Werten. In unserem Beispiel ist das die Spalte A mit den Kundennamen.

1. Markieren Sie die Liste mit STRG + Umschalt + *.
2. Der Zellzeiger steht damit in Zelle A1, ein Klick auf das Sortiersymbol (Auf- oder Absteigend) im Register Daten sortiert die Liste aufsteigend nach den Kundennamen.

Schritt 1: Projekte zählen

Nachdem Sie als Vorbereitung die Projektliste sortiert haben, ermitteln Sie mit der Funktion ZÄHLENWENN(), wie oft jeder Kunde gelistet ist. Das Ergebnis ist die Anzahl der Projekte pro Kunde.

1. Fügen Sie eine neue Spalte A ein, schreiben Sie in A1 als Überschrift "Anzahl".
2. Schreiben Sie folgende Formel in Zelle A2:
   =WENN(B1<>B2;ZÄHLENWENN($B:$B;$B2);"")
3. Kopieren Sie die Formel per Doppelklick auf das Füllkästchen nach unten bis zum Ende der Projektliste.
4. Bild 3 zeigt die entsprechend erweiterte Tabelle.

Bild 3: Mit ZÄHLENWENN() ermitteln Sie die Anzahl der Projekte pro Kunde.

Schritt 2: Spalten vorbereiten

Die Kopfzeile mit Projektnummern versehen

Im nächsten Schritt versehen Sie die Kopfzeile der Liste mit Projektnummern. Die maximale Anzahl der Projekte lässt sich aus der Spalte A erkennen, in größeren Listen berechnen Sie sie einfach mit der MAX()-Funktion: =MAX($A:$A)

1. Schreiben Sie in die erste freie Spalte (im Beispiel Spalte E) die erste Projektnummer (also die Ziffer 1) und ziehen Sie dann das Füllkästchen mit gedrückter STRG-Taste nach rechts bis zur gewünschten Endnummer.
2. Aktivieren Sie mit STRG +1 den Dialog "Zellen Formatieren" und wählen Sie dann im Register "Zahlen" den Eintrag "Benutzerdefiniert".
3. Geben Sie als Zahlenformat zuerst den gewünschten Text der Spaltenüberschrift in Anführungszeichen ein gefolgt von der Ziffer 0 – hier also: "Projekt "0. Bestätigen Sie mit OK.

Bild 4: Ein benutzerdefiniertes Zahlenformat für die Projektnummern.

Schritt 3: Projektnamen transponieren

Transponieren mit WENN() und BEREICH.VERSCHIEBEN()