Excel-Projektdaten wirkungsvoll schützen

Teil 1: Einfache Bordmittel benutzen
Wer eine Excel-Arbeitsmappe an Kollegen weitergibt, möchte meist nicht, dass die darin enthaltenen Daten und Formeln versehentlich überschrieben werden. Trotzdem sollte der Empfänger die Möglichkeit haben, die Mappe entsprechend den Vorgaben zu bearbeiten. Dieser erste Teil des Beitrags zeigt, welche Bordmittel Excel zum Schutz von Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter bietet und wie Sie diese in der Praxis einsetzen. Im zweiten Teil lesen Sie, welche fortgeschrittenen Techniken es darüber hinaus gibt, um Arbeitsmappen und Tabellen wirkungsvoll vor Fehlern zu schützen.

Projektkalkulationen werden häufig in Microsoft Excel-Arbeitsmappen erstellt. Für den Fall, dass diese Mappen an Dritte weitergegeben werden, z.B. damit diese die Kalkulation prüfen oder fehlende Daten ergänzen, sollte der Empfänger die Inhalte, auch bei einer Fehlbedienung, nicht unbeabsichtigt überschreiben können. Für diesen Zweck stellt Excel diverse interne Schutzfunktionen zur Verfügung. Welche Funktionen das im Einzelnen sind und wie Sie diese in der Praxis zum Schutz von Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter einsetzen können, beschreibt dieser erste Teil des Beitrags.

Viele Anwender empfinden den Datei- und Blattschutz von Excel jedoch als sehr restriktiv, da er die Möglichkeiten der weiteren Bearbeitung meist stark einschränkt. Der zweite Teil des Beitrags stellt daher weitere fortgeschrittene Möglichkeiten vor, um Arbeitsmappen und Tabellen wirkungsvoll vor Fehlern zu schützen, die sich mit wenig Aufwand aktivieren lassen.

Die Beispiele im Text beziehen sich auf die Excel-Version 2010, Unterschiede zu den Vorgängerversionen, die Daten im Binärformat speichern, werden aufgezeigt.

Die gesamte Datei schützen

Einfacher Schreibschutz

Die schwächste Form des Dateischutzes ist die Kennzeichnung als abgeschlossene Datei. Sie kann vom Benutzer jederzeit aufgehoben werden und erfordert bzw. ermöglicht keinen Kennwortschutz. Eine Meldung unter dem Menüband weist auf den Status "abgeschlossen" hin, alle Symbole und Befehle in den Symbolleisten und Kontextmenüs sind damit deaktiviert.

Um eine Datei als abgeschlossen zu kennzeichnen, wählen Sie in Excel 2010 Datei / Information / Arbeitsmappe schützen / Als abgeschlossen kennzeichnen bzw. in Excel 2007 Office / Vorbereiten / Als abgeschlossen kennzeichnen. Bestätigen sie die Meldung, und die Datei wird schreibgeschützt. In Excel 2010 reicht ein Klick auf "Trotzdem bearbeiten" am rechten Rand der Meldung, um den einfachen Schreibschutz wieder aufzuheben. In Excel 2007 öffnen Sie die als abgeschlossen gekennzeichnete Datei und wählen erneut den Befehl Office / Vorbereiten / Als abgeschlossen kennzeichnen. Der einfache Schreibschutz wird damit kommentarlos aufgehoben.

Schreibschutz mit Passwort

Zusätzlich zu diesem einfachen Schreibschutz bietet Excel auch einen passwortgeschützten Schreibschutz an, der verhindern soll, dass Originaldateien nach Bearbeitung versehentlich überschrieben werden. Die so geschützten Dateien können geöffnet und bearbeitet, aber nur nach Eingabe des Kennworts im Original zurückgespeichert werden.

Um den Schreibschutz zu aktivieren, wählen

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link