Excel-Projektdaten wirkungsvoll schützen

Teil 1:
Einfache Bordmittel benutzen
Wer eine Excel-Arbeitsmappe an Kollegen weitergibt, möchte meist nicht, dass die darin enthaltenen Daten und Formeln versehentlich überschrieben werden. Trotzdem sollte der Empfänger die Möglichkeit haben, die Mappe entsprechend den Vorgaben zu bearbeiten. Dieser erste Teil des Beitrags zeigt, welche Bordmittel Excel zum Schutz von Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter bietet und wie Sie diese in der Praxis einsetzen. Im zweiten Teil lesen Sie, welche fortgeschrittenen Techniken es darüber hinaus gibt, um Arbeitsmappen und Tabellen wirkungsvoll vor Fehlern zu schützen.

 

Excel-Projektdaten wirkungsvoll schützen

Teil 1:
Einfache Bordmittel benutzen
Wer eine Excel-Arbeitsmappe an Kollegen weitergibt, möchte meist nicht, dass die darin enthaltenen Daten und Formeln versehentlich überschrieben werden. Trotzdem sollte der Empfänger die Möglichkeit haben, die Mappe entsprechend den Vorgaben zu bearbeiten. Dieser erste Teil des Beitrags zeigt, welche Bordmittel Excel zum Schutz von Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter bietet und wie Sie diese in der Praxis einsetzen. Im zweiten Teil lesen Sie, welche fortgeschrittenen Techniken es darüber hinaus gibt, um Arbeitsmappen und Tabellen wirkungsvoll vor Fehlern zu schützen.

 

Projektkalkulationen werden häufig in Microsoft Excel-Arbeitsmappen erstellt. Für den Fall, dass diese Mappen an Dritte weitergegeben werden, z.B. damit diese die Kalkulation prüfen oder fehlende Daten ergänzen, sollte der Empfänger die Inhalte, auch bei einer Fehlbedienung, nicht unbeabsichtigt überschreiben können. Für diesen Zweck stellt Excel diverse interne Schutzfunktionen zur Verfügung. Welche Funktionen das im Einzelnen sind und wie Sie diese in der Praxis zum Schutz von Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter einsetzen können, beschreibt dieser erste Teil des Beitrags.

Viele Anwender empfinden den Datei- und Blattschutz von Excel jedoch als sehr restriktiv, da er die Möglichkeiten der weiteren Bearbeitung meist stark einschränkt. Der zweite Teil des Beitrags stellt daher weitere fortgeschrittene Möglichkeiten vor, um Arbeitsmappen und Tabellen wirkungsvoll vor Fehlern zu schützen, die sich mit wenig Aufwand aktivieren lassen.

Die Beispiele im Text beziehen sich auf die Excel-Version 2010, Unterschiede zu den Vorgängerversionen, die Daten im Binärformat speichern, werden aufgezeigt.

Die gesamte Datei schützen

Einfacher Schreibschutz

Die schwächste Form des Dateischutzes ist die Kennzeichnung als abgeschlossene Datei. Sie kann vom Benutzer jederzeit aufgehoben werden und erfordert bzw. ermöglicht keinen Kennwortschutz. Eine Meldung unter dem Menüband weist auf den Status "abgeschlossen" hin, alle Symbole und Befehle in den Symbolleisten und Kontextmenüs sind damit deaktiviert.

Um eine Datei als abgeschlossen zu kennzeichnen, wählen Sie in Excel 2010 Datei / Information / Arbeitsmappe schützen / Als abgeschlossen kennzeichnen bzw. in Excel 2007 Office / Vorbereiten / Als abgeschlossen kennzeichnen. Bestätigen sie die Meldung, und die Datei wird schreibgeschützt. In Excel 2010 reicht ein Klick auf "Trotzdem bearbeiten" am rechten Rand der Meldung, um den einfachen Schreibschutz wieder aufzuheben. In Excel 2007 öffnen Sie die als abgeschlossen gekennzeichnete Datei und wählen erneut den Befehl Office / Vorbereiten / Als abgeschlossen kennzeichnen. Der einfache Schreibschutz wird damit kommentarlos aufgehoben.

Schreibschutz mit Passwort

Zusätzlich zu diesem einfachen Schreibschutz bietet Excel auch einen passwortgeschützten Schreibschutz an, der verhindern soll, dass Originaldateien nach Bearbeitung versehentlich überschrieben werden. Die so geschützten Dateien können geöffnet und bearbeitet, aber nur nach Eingabe des Kennworts im Original zurückgespeichert werden.

Um den Schreibschutz zu aktivieren, wählen Sie in Excel 2010 zunächst Datei / Speichern unter. Klicken Sie dann unter "Tools" auf "Allgemeine Optionen" und geben Sie unter "Kennwort zum Ändern" das Kennwort für den Schreibschutz ein (Bild 1). In Excel 2007 lautet der Befehl Office / Speichern unter. Klicken Sie dann unter "Extras" auf "Allgemeine Optionen", um das Schreibschutz-Kennwort einzugeben.

Bild 1: Dateischutz und Schreibschutz mit Kennwort.

Die Option "Schreibschutz empfehlen" im Dialog "Allgemeine Optionen" (Bild 1) stellt keinen wirkungsvollen Schutz dar, sofern der Benutzer nicht zusätzlich ein "Kennwort zum Ändern" eingibt. Sie sorgt lediglich dafür, dass nach dem Öffnen eine Abfrage erscheint, ob der Benutzer die Datei schreibgeschützt öffnen möchte. Falls er die Abfrage mit "Nein" bestätigt, öffnet sich die Datei im Original.

Dateischutz mit Passwort

Der wirksamste und sicherste Schutz für Daten ist der Kennwortschutz der Datei. Geschützte Dateien können vom Benutzer nur nach Eingabe eines Kennwortes aktiviert werden, das nach dem Aufruf der Datei angefordert wird.

Der Dateischutz lässt sich über den Befehl Datei / Information / Arbeitsmappe schützen / Mit Kennwort verschlüsseln (Excel 2010) bzw. Office / Vorbereiten / Dokument verschlüsseln (Excel 2007) aktivieren. Geben Sie anschließend das Kennwort zweimal ein und speichern Sie die Arbeitsmappe. Alternativ können Sie das Dateischutz-Kennwort auch im Dialog "Allgemeine Optionen" (Bild 1) unter "Kennwort zum Öffnen" eingeben.

Dateischutz in älteren Excelversionen

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Schutzfunktionen für Fortgeschrittene
Im ersten Teil haben Sie erfahren, mit welchen einfachen Bordmitteln sich Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter in Excel schützen lassen.