Visuelle Übersicht und Kontrolle In Excel wichtige Projektdaten im Blick

Teil 2:
Projektanalysen mit Balken und Symbolen
Bei umfangreichen Excel-Listen fällt es oft schwer, den Überblick zu behalten und die wesentlichen Informationen schnell zu erfassen. Abhilfe schafft die Bedingte Formatierung in Excel: Mithilfe von automatischen Fortschrittsbalken, Trendpfeilen, Statusampeln und Harvey Balls können Sie z.B. innerhalb der Tabelle die jeweilige Budgetauslastung darstellen, das geschätzte Risiko und die bereits abgelaufene Projektdauer abbilden oder eine Unter- bzw. Überschreitung der Planwerte veranschaulichen. Dieter Schiecke erklärt Ihnen im zweiten Teil seines Beitrags, wie Sie dabei vorgehen.

 

Visuelle Übersicht und Kontrolle In Excel wichtige Projektdaten im Blick

Teil 2:
Projektanalysen mit Balken und Symbolen
Bei umfangreichen Excel-Listen fällt es oft schwer, den Überblick zu behalten und die wesentlichen Informationen schnell zu erfassen. Abhilfe schafft die Bedingte Formatierung in Excel: Mithilfe von automatischen Fortschrittsbalken, Trendpfeilen, Statusampeln und Harvey Balls können Sie z.B. innerhalb der Tabelle die jeweilige Budgetauslastung darstellen, das geschätzte Risiko und die bereits abgelaufene Projektdauer abbilden oder eine Unter- bzw. Überschreitung der Planwerte veranschaulichen. Dieter Schiecke erklärt Ihnen im zweiten Teil seines Beitrags, wie Sie dabei vorgehen.

 

Im ersten Teil dieses Beitrags erfuhren Sie, wie Sie sich mit den vorgefertigten Regeln der Bedingten Formatierung einfach und schnell einen Überblick über Ihre Daten verschaffen und wie Sie frühzeitig Warnsignale erhalten. Ob Budgetüberwachung, Hervorhebung kommender Termine oder Kennzeichnung der fünf besten oder schlechtesten Ergebnisse: die Bedingte Formatierung erspart Ihnen langes Suchen in Ihren Projektlisten.

In diesem zweiten und abschließenden Teil lernen Sie, wie Sie Erscheinungsbild und Aussagekraft Ihrer Tabellen und Auswertungen mit Datenbalken, Ampeln, Harvey Balls und Trendpfeilen verbessern. Machen Sie Ihre Kontroll-Tools noch leistungsfähiger, indem Sie Bedingte Formate mit Formeln und Funktionen kombinieren!

Um die Beispiele in diesem Beitrag nachvollziehen zu können, benutzen Sie bitte die Excel-Datei
Bedingte_Formate_2.xlsx, die für Sie zusammen mit dem Artikel zum Download zur Verfügung steht. Die hier vorgestellten Lösungen können Sie in den Excel-Versionen 2010 bis 2016 komplett umsetzen, in Excel 2007 zum Teil eingeschränkt.

Einsatz der Funktion <i>Bedingte Formatierung</i>

Bild 1: Vier Beispiele für den Einsatz der Funktion Bedingte Formatierung in der Projektarbeit.
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Besser als Zahlen: Datenbalken und Trendpfeile verwenden

Geht es um den schnellen Überblick, sind lange Zahlenkolonnen kaum geeignet. Mit Diagrammen lassen sich zwar Ihre Projektdaten bildhaft auswerten, aber das Anlegen erfordert einiges an Zeit. Benutzen Sie stattdessen eine Alternative, die zeitsparend und optisch überzeugend ist: Datenbalken und Trendpfeile.

Die Vorteile von Datenbalken und Trendpfeile:

  • Sie bringen einen Zustand bildhaft auf den Punkt.
  • Sie zeigen auf einen Blick eine Entwicklung.
  • Sie erlauben Vergleiche ohne mühsames Zahlenstudium.
  • Sie können direkt in den Zellen neben den Daten platziert werden.

In Bild 2 sehen Sie ein Beispiel für den Einsatz von Datenbalken und Trendpfeilen. Auf dem ersten Blick ist in der linken Tabelle ein Vergleich der Daten schwierig. Hauptaugenmerk liegt hier v.a. auf den roten Zahlen. Die übrigen Informationen gehen unter. Bei der Darstellung rechts hingegen ist ein quantitativer und qualitativer Abgleich der Soll-Ist-Werte möglich. Die Balken signalisieren, wie stark die tatsächlichen Stückzahlen von den Soll-Werten abweichen. Die Trendpfeile zeigen nur, ob die Planwerte unter- oder überschritten wurden.

Mittels Datenbalken und Trendpfeile einen Soll-Ist-Vergleich ermöglichen

Bild 2: Im Unterschied zur links gezeigten Zahlentabelle lässt die rechts abgebildete Auswertung sofort Rückschlüsse zu, wie sich der Produktionsausstoß (Ist) im Vergleich zu den Vorgaben (Soll) entwickelt hat.
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Den quantitativen Vergleich mit Hilfe von Datenbalken aufbauen

Im Arbeitsblatt Soll-Ist 0 wurde bereits die Differenz zwischen Soll und Ist berechnet. Um schnell und einfach diese Daten vergleichen zu können, fügen Sie nun Datenbalken hinzu.

Und so geht’s:

  1. Ergänzen Sie als allererstes rechts neben der Spalte Differenz eine weitere Spalte und nennen Sie diese Differenz visuell (Spalte F).
  2. Übernehmen Sie in dieser neuen Spalte die Werte aus Spalte E (Bild 3). Geben Sie dazu in Zelle F4 ein Gleichheitszeichen ein und klicken Sie auf die benachbarte Zelle in Spalte E. Schließen Sie die Formel mit Enter ab. Sie lautet =E4. Kopieren Sie diese Formel am Ausfüllkästchen (an der rechten unteren Ecke der Zelle) nach unten.

  3. Zwei zusätzliche Spalten anlegen

    Bild 3: Für die Anzeige der Datenbalken und Trendpfeile werden in F und G zwei Zusatzspalten mit einfachen Formeln eingerichtet.

  4. Lassen Sie den Bereich F4 bis F11 markiert und wählen Sie Bedingte Formatierung / Datenbalken / Weitere Regeln (Bild 4 [A]) aus.
  5. Setzen Sie im folgenden Dialogfeld zuerst ein Häkchen bei Nur Balken anzeigen (Bild 4 [B]), denn in Spalte F sollen keine Zahlen, sondern nur noch Balken zu sehen sein.
  6. Passen Sie bei Bedarf die Balkenfarbe an (Bild 4 [C]).
  7. Wechseln Sie dann mit einem Klick auf Negativer Wert und Achse (Bild 4 [D]) zu einem weiteren Dialog.
  8. Stellen Sie hier ein, dass die senkrechte Achse für die Datenbalken im Mittelpunkt der Zelle angeordnet wird (Bild 5 [E]). Im Unterschied zur voreingestellten Option Automatisch stellen Sie damit sicher, dass beispielsweise der Balken für den Wert - 3.700 ebenso lang ist wie der für + 3.700.
  9. Im Dialogfeld können Sie bei Bedarf oben links bei Füllfarbe noch die Farbe der Balken für negative Werte anpassen.
  10. Schließen Sie alle Einstellungen ab, indem Sie beide Dialogfelder jeweils mit OK quittieren.
Zahlen in den Datenbalken ausschalten

Bild 4: Schalten Sie die störenden Zahlen in den Balken aus und ändern Sie bei Bedarf noch die Farbe der Datenbalken.
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Gleich breite negativer und positiver Wertebereich

Bild 5: Mit der Option Zellmittelpunkt erzielen Sie, dass negative und positive Wertebereich gleich breit sind.

Den qualitativen Vergleich mit kleinen Trendpfeilen ergänzen

Zusätzlich zur Größe der Abweichung können Sie den Trend ebenfalls grafisch darstellen. So lässt sich die Auswertung noch kompakter lesen. Dafür verwenden Sie passende Pfeilsymbole in Spalte G.

So integrieren Sie Pfeilsymbole in Ihre Datensätze:

  1. Wie im vorherigen Beispiel werden auch hier wieder Werte gebraucht, auf deren Basis die entsprechenden Trendsymbole angezeigt werden. Nehmen Sie daher in G4 erneut mit =E4 Bezug auf die Spalte E und kopieren Sie die Formel nach unten.
  2. Lassen Sie den Bereich G4 bis G11 markiert und wählen Sie Bedingte Formatierung / Neue Regel aus.
  3. Klicken Sie bei Formatstil auf den Eintrag Symbolsätze (Bild 6 [A]) und bestimmen Sie bei Symbolart die Variante 3 Dreiecke (Bild 6 [B]).
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Symbol anzeigen (Bild 6 [C]).
  5. Stellen Sie unter Typ jeweils Zahl ein (Bild 6 [D]).
  6. Ändern Sie den oberen Vergleichsoperator auf > (Bild 6 [E]).
  7. Da nur die Abweichungen vom Soll interessant sind und per Trendpfeil dargestellt werden sollen, schalten Sie die Anzeige des gelben Dreiecks aus. Wählen Sie dafür im Dialogfenster Kein Zellensymbol…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Mit vorgefertigten Regeln schnell zum Ziel
Sie wollen auf den ersten Blick erkennen, an welchen Stellen die Kosten im Projekt bereits überschritten wurden – ohne die Zahlen lang und mühselig studieren zu müssen?

Alle Kommentare (3)

Andreas
Funcke

Vielen Dank für die Teile 1 und 2. Dank der ausführlichen Beschreibung lassen sich die Möglichkeiten sehr gut nachvollziehen. Sparklines (sowohl direkt von Microsoft als auch von Drittanbietern, z.B. http://sparklines-excel.blogspot.com/) bieten über die bedingten Formatierungen hinaus weitere Möglichkeiten ohne großen Aufwand. Das wäre doch einen dritten Teil Wert, oder?

 

Dieter
Schiecke

Hallo Herr Funcke, danke für Ihre ermutigende Rückmeldung. Zu Ihrem Vorschlag: Die Sparklines in Excel halte ich nur für beschränkt tauglich. Es gibt Anbieter, die das deutlich besser kennen, obwohl sie viel kleiner sind als Microsoft. Add-Ins von Drittanbietern sind in mittleren und großen Firmen wenig beliebt (bei den Admins), was irgendwo auch verständlich ist. Mal schauen: Vielleicht gibt es noch einen kurzen Beitrag zu den Möglichkeiten, aber auch Grenzen der Sparklines in Excel. Beste Grüße

 

Guten Tag Herr Schiecke, Ihre Meinung bzgl. Der Sparklines von Microsoft teile ich. Aus diesem Grund verwende ich auch seit Kurzem die freien SfE (Sparklines for Excel). Die Verwendung ist IT freundlich, denn es muss keine Software installiert werden, da es sich um ein Makro-Package handelt. Hilfreich ist aus meiner Sicht z.B. das StackedChart. Mit diesem ist es möglich die Plan- Ist- und Restkosten in einem Diagramm zu visualisieren – so ähnlich habe ich dies bei Projektron (http://www.sgupdate.com/media/fi_0256/pd_0855/4_projektueberblick_diw_lowres.jpg) kennengelernt. Ein dritter Teil über sparklines würde mich jedenfalls sehr freuen. Herzliche Grüße