Visuelle Übersicht und Kontrolle

In Excel wichtige Projektdaten im Blick

Teil 1: Mit vorgefertigten Regeln schnell zum Ziel
Sie wollen auf den ersten Blick erkennen, an welchen Stellen die Kosten im Projekt bereits überschritten wurden – ohne die Zahlen lang und mühselig studieren zu müssen? Oder aber Sie möchten bei der Ressourcenplanung möglichst schnell sehen können, welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben? Dieter Schiecke zeigt Ihnen, wie Sie in Excel-Tabellen wichtige Daten hervorheben und sich mithilfe der bedingten Formatierung den Projektalltag erleichtern.

Bei großen Tabellen geht schnell der Überblick verloren. Welche der Daten sind wirklich wichtig, wo wurden Termine oder andere Grenzwerte nicht eingehalten, liegen die Kosten im Projekt noch im Rahmen der Vorgaben? Für Antworten auf solche und ähnliche Fragen müssen Sie nicht erst mühsam alle Zahlen studieren. Setzen Sie stattdessen gezielt die zahlreichen vorgefertigten Kontrollwerkzeuge der Funktion Bedingte Formatierung ein. So behalten Sie alle wichtigen Informationen im Blick, bekommen frühzeitig Warnsignale und sparen zudem viel Zeit.

Erfahren Sie im ersten Teil dieses Beitrags, wie Sie mithilfe der Bedingten Formatierung Ihre Projektdaten automatisch nach vorgegebenen Kriterien kennzeichnen (siehe Bild 1). Lassen Sie beispielsweise die Zellen farbig hervorheben, in denen sich die Werte außerhalb vorgegebener Ober- und Untergrenzen bewegen. Oder kennzeichnen Sie die Projekttermine im nächsten Monat, die Top 3 der Kostenverursacher oder doppelte Datensätze. Lernen Sie im zweiten und abschließenden Teil Techniken kennen, wie Sie Ihre Tabellen und Auswertungen informativer, anschaulicher und optisch ansprechender aufbereiten, indem Sie Datenbalken, Ampeln und Harvey Balls verwenden.

 

 

Um die Beispiele in diesem Beitrag nachvollziehen zu können, nutzen Sie bitte die Excel-Datei Bedingte_Formatierung_1.xlsx, die für Sie zusammen mit dem Artikel zum Download zur Verfügung steht.

Bedingte Formatierung

Bild 1: Beispiele für den Einsatz der Funktion Bedingte Formatierung in der Projektarbeit.
Bild vergrößern

Was die Bedingte Formatierung leistet

Der Befehl Bedingte Formatierung befindet sich in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start (siehe Bild 2). Der Klick auf das Symbol öffnet eine Auswahl, die im oberen Teil fünf verschiedene Kategorien für vorgefertigte

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