Visuelle Übersicht und Kontrolle

In Excel wichtige Projektdaten im Blick

Teil 1:
Mit vorgefertigten Regeln schnell zum Ziel
Sie wollen auf den ersten Blick erkennen, an welchen Stellen die Kosten im Projekt bereits überschritten wurden – ohne die Zahlen lang und mühselig studieren zu müssen? Oder aber Sie möchten bei der Ressourcenplanung möglichst schnell sehen können, welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben? Dieter Schiecke zeigt Ihnen, wie Sie in Excel-Tabellen wichtige Daten hervorheben und sich mithilfe der Bedingten Formatierung den Projektalltag erleichtern.
Visuelle Übersicht und Kontrolle

In Excel wichtige Projektdaten im Blick

Teil 1:
Mit vorgefertigten Regeln schnell zum Ziel
Sie wollen auf den ersten Blick erkennen, an welchen Stellen die Kosten im Projekt bereits überschritten wurden – ohne die Zahlen lang und mühselig studieren zu müssen? Oder aber Sie möchten bei der Ressourcenplanung möglichst schnell sehen können, welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben? Dieter Schiecke zeigt Ihnen, wie Sie in Excel-Tabellen wichtige Daten hervorheben und sich mithilfe der Bedingten Formatierung den Projektalltag erleichtern.

Bei großen Tabellen geht schnell der Überblick verloren. Welche der Daten sind wirklich wichtig, wo wurden Termine oder andere Grenzwerte nicht eingehalten, liegen die Kosten im Projekt noch im Rahmen der Vorgaben? Für Antworten auf solche und ähnliche Fragen müssen Sie nicht erst mühsam alle Zahlen studieren. Setzen Sie stattdessen gezielt die zahlreichen vorgefertigten Kontrollwerkzeuge der Funktion Bedingte Formatierung ein. So behalten Sie alle wichtigen Informationen im Blick, bekommen frühzeitig Warnsignale und sparen zudem viel Zeit.

Erfahren Sie im ersten Teil dieses Beitrags, wie Sie mithilfe der Bedingten Formatierung Ihre Projektdaten automatisch nach vorgegebenen Kriterien kennzeichnen (siehe Bild 1). Lassen Sie beispielsweise die Zellen farbig hervorheben, in denen sich die Werte außerhalb vorgegebener Ober- und Untergrenzen bewegen. Oder kennzeichnen Sie die Projekttermine im nächsten Monat, die Top 3 der Kostenverursacher oder doppelte Datensätze. Lernen Sie im zweiten und abschließenden Teil Techniken kennen, wie Sie Ihre Tabellen und Auswertungen informativer, anschaulicher und optisch ansprechender aufbereiten, indem Sie Datenbalken, Ampeln und Harvey Balls verwenden.

 

 

Um die Beispiele in diesem Beitrag nachvollziehen zu können, nutzen Sie bitte die Excel-Datei Bedingte_Formatierung_1.xlsx, die für Sie zusammen mit dem Artikel zum Download zur Verfügung steht.

Bedingte Formatierung

Bild 1: Beispiele für den Einsatz der Funktion Bedingte Formatierung in der Projektarbeit.
Bild vergrößern

Was die Bedingte Formatierung leistet

Der Befehl Bedingte Formatierung befindet sich in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start (siehe Bild 2). Der Klick auf das Symbol öffnet eine Auswahl, die im oberen Teil fünf verschiedene Kategorien für vorgefertigte Formatierungsregeln enthält. Mit diesen vordefinierten Regeln kennzeichnen Sie automatisch Daten, die bestimmte Kriterien erfüllen, und zwar ohne umständliche Formeln. Auch wenig geübte Anwender finden sich hier schnell zurecht.

Start / Formatvorlagen / Bedingte Formatierung

Bild 2: Die Befehle für die Bedingte Formatierung rufen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf.

Hinter jeder Kategorie verbirgt sich eine weitere Auswahl, die Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet (siehe Bild 3):

  • Über Regeln zum Hervorheben von Zellen (1) kennzeichnen Sie Zahlen, die über oder unter einem Grenzwert oder in einem vorgegebenen Wertebereich liegen. Oder Sie lassen Zellen hervorheben, die einen bestimmten Text enthalten oder Datumsangaben in vordefinierten Zeiträumen wie z.B. letzter Monat, diese Woche oder nächster Monat. Sie können aber auch eine "gewachsene" Liste mit Projektdaten nach doppelten Datensätzen oder identischen Zellinhalten durchforsten.
  • Die Gruppe Obere/untere Regeln (2) hilft Ihnen bei statistischen Auswertungen Ihrer Projektdaten. Lassen Sie beispielsweise die fünf höchsten oder die drei niedrigsten Kostenverursacher kennzeichnen oder alle Werte, die über dem Durchschnitt liegen – auch hier natürlich ohne jegliche Formel.
  • Wollen Sie Werte vergleichen und Rangfolgen bilden, nutzen Sie die Option Datenbalken (3).
  • Geht es z.B. darum, Messwerte bestimmten Bereichen zuzuordnen, verwenden Sie Farbskalen (4).
  • Über Symbolsätze (5) können Sie den Status der Budgetauslastung oder die Termineinhaltung mit Ampeln, Harvey Balls oder anderen Symbolen bewerten.
vorgefertigte Werkzeuge der Bedingten Formatierung

Bild 3: Auf diese vorgefertigten Werkzeuge zum Kennzeichnen Ihrer Projektdaten können Sie direkt zugreifen.
Bild vergrößern

Mit all diesen visuellen Mitteln gelingt es Ihnen ganz leicht, wichtige Werte prägnant hervorzuheben. In den nachfolgenden Beispielen erfahren Sie, wie Sie die Regeln einsetzen und an Ihre Erfordernisse anpassen.

Kostenvorgaben überwachen

Die Übersicht in Bild 4 listet Plan- und Istkosten für laufende Projekte auf. Spalte G enthält die Differenz von Ist- und Sollkosten. Bei allen Werten, bei denen die Differenz größer als 0 ist, wurden die Kostenvorgaben überschritten. Diese Fälle sollen ohne langes Studium der Zahlen auf einen Blick erkennbar sein. Heben Sie diese mit der Regel Größer als hervor.

Wo wurden Kosten überschritten?

Bild 4: In der letzten Spalte soll auf einen Blick erkennbar sein, ob die Kostenvorgaben überschritten wurden.

So wenden Sie die Regel Größer als an:

  1. Markieren Sie im Arbeitsblatt Budgetkontrolle 1 die Werte in Spalte G, hier also G4 bis G13.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Bedingte Formatierung und wählen Sie Regeln zum Hervorheben von Zellen aus.
  3. In der folgenden Auswahl klicken Sie ganz oben auf den Eintrag Größer als.
  4. In dem in Bild 5 gezeigten Dialogfeld geben Sie links als zu überwachenden Grenzwert 0 ein. Rechts wählen Sie eine der vorgegebenen Formatierungsoptionen, z.B. mit gelber Füllung 2. Schließen Sie mit OK ab.

Bild 5: Dank vorgefertigter Regel erledigen Sie das Kennzeichnen der Zellen mit Kostenüberschreitung in weniger als einer Minute.

Eine prozentuale Bewertung erhöht die Aussagekraft

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 0

Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Projektanalysen mit Balken und Symbolen
Bei umfangreichen Excel-Listen fällt es oft schwer, den Überblick zu behalten und die wesentlichen Informationen schnell zu erfassen. Abhilfe schafft die Bedingte Formatierung in Excel: Mithilfe von automatischen Fortschrittsbalken, Trendpfeilen, …
Alle anzeigen