Für manche Projekte sind Akzeptanz und Wohlwollen ihrer Stakeholder ein entscheidender Erfolgsfaktor. Etwa wenn diese Projekte große Änderungen im Arbeitsalltag mit sich bringen, wenn sie ohne Akzeptanz nicht wirklich erfolgreich sein können oder zusätzlich auf Vorbehalte stoßen. Typische Beispiele dafür sind Organisationsprojekte wie Merger oder umfassende Neustrukturierungen, aber auch die Einführung neuer IT wie SAP, die alle Geschäftsprozesse durchdringt und hohe Änderungsanforderungen an Rollen und Teams, Arbeitsabläufe und Schnittstellen stellt. Dann ist es unerlässlich, im gesamten Projektverlauf Feedback zum Vorgehen einzuholen, die Rückmeldungen ernst zu nehmen und kluge Schlüsse daraus zu ziehen, um die Köpfe und Herzen zu gewinnen. Das gilt ausdrücklich auch für negative Rückmeldungen, die entscheidend zur Qualitätssicherung beitragen, indem sie auf Fehlentwicklungen, Risiken, blinde Flecke und Widerstände hinweisen. Der Einsatz des hier beschriebenen Feedbacktools ist eine wirksame Methode, um die gewünschte Feedbackkultur zu planen, zu entwickeln und transparent im Team zu leben.

Die zentrale Verantwortung für dieses Managementthema liegt bei der Projektleitung. Diese kann und sollte sich jedoch Change-Management-Unterstützung organisieren, die das Thema im Projektalltag engagiert verfolgt. Letztendlich ist die Pflege einer aufmerksamen und wertschätzenden Feedbackkultur einschließlich des Feedbacktool-Einsatzes eine Aufgabe für alle Teammitglieder, die direkten Kontakt mit wesentlichen Stakeholdern haben. Sie sollten offene Ohren für deren Anliegen haben, erhaltenes Feedback ins Kernteam einbringen und dazu beitragen, dass es auf die eine oder andere Weise aufgegriffen wird.

Generell eignet sich ein Feedbackspeicher auch für kleinere Projekte oder Teilprojekte. Wenn z.B. bei einer Prozessoptimierung die Kommunikation vor allem direkt über die Führungskräfte und Teams in den Fachbereichen läuft, die neue IT für den Prozess aber übergreifend entwickelt und diskutiert wird, dann kann ein eigener Feedbackspeicher z.B. mit der Bezeichnung "Tool" für Rückmeldungen zu dieser neuen IT hilfreich sein. Die wichtigste Frage bei der Entscheidung für oder wider einen Feedbackspeicher ist dabei: Unterstützt es unseren Projekterfolg, wenn wir Feedback systematisch einholen, dokumentieren, diskutieren und kommunizieren? Und wenn ja, wie einfach oder umfassend sollte das Tool dafür sein?

Drei Hindernisse auf dem Weg zu einer guten Feedbackkultur

Wer ein intensives wertschätzendes Feedbackverständnis leben will, sieht sich allerdings mit drei klassischen Herausforderungen konfrontiert:

1. Feedback kommt fast nur unstrukturiert

So gut wie jedes Projekt bietet mindestens einen Feedbackkanal für Fragen und Kommentare an. Doch oft wird dieser kaum oder gar nicht genutzt. Hingegen werden Projektbeteiligte bei Arbeitsmeetings in ihrem Fachbereich oder bei Gesprächen in der Kantine durchaus mit Kommentaren zum Projekt versorgt. Aber damit weiß kaum jemand etwas anzufangen.

2. Feedback geht im Projektalltag unter

Gibt es strukturierte Rückmeldungen aus Umfragen und Abfragen bei Meetings, werden diese zwar oft zunächst ernst genommen und notiert. Doch dann gehen sie im Projektalltag unter, es passiert nichts oder zu wenig. Gerade bei größeren Umfragen besteht die Gefahr, dass die Ressourcen mit der Auswertung erschöpft sind und der lange Atem für die Umsetzung und Kommunikation von Maßnahmen fehlt. Dann erreicht diese "Beteiligung" das Gegenteil von ihrer ursprünglichen Zielsetzung: Die Teilnehmenden ärgern sich über die Arbeitszeit, die sie offensichtlich mit dem "Ausfüllen unnötiger Formulare" vergeudet haben.

3. Umgesetzte Anregungen werden nicht kommuniziert

Ebenfalls bedauerlich ist der folgende Fall: Beschäftigte beschweren sich, dass ihre Anregungen keinerlei Wirkung zeigen, obwohl das gar nicht stimmt. Denn es gibt durchaus eine beeindruckende Liste von Beispielen, wie Feedback im Projekt aufgenommen wurde. Was, das wird auf Nachfrage auch gezeigt – doch schade, dass nicht gleich proaktiv darüber informiert wurde.

Ein systematisch genutzter Feedbackspeicher ist ein wirksames Tool, um diese drei Herausforderungen zu meistern und zugleich Projekt und Team nachhaltig zu stärken!

Der Feedbackspeicher zur systematischen Erhebung und Nachverfolgung von Rückmeldungen

Technisch betrachtet ist der Feedbackspeicher eine recht unkomplizierte Tabelle, die Projektleitung, Change Management und Kernteam dabei begleitet, eine gute Feedbackkultur für die Projektarbeit zu etablieren und zu leben. Denn der Feedbackspeicher unterstützt sowohl das systematische Einholen und Verarbeiten von unstrukturierten Rückmeldungen als auch das zuverlässige Aufgreifen der eingegangenen Inputs. So entwickelt sich nicht zuletzt eine aktive Kommunikation über den Umgang mit dem Feedback. Darüber hinaus kann die Tabelle einfache, aber aussagekräftige Auswertungen fürs Projektreporting wie z.B. Stimmungsbarometer unterstützen. Die Zahl der Möglichkeiten ist groß – ebenso wie die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.