Achtung Stolperfallen!

Häufige Fehler in Software- und Multimedia-Projekten

Ein Projekt setzt alle Beteiligten großen Belastungen aus und manchmal trübt sich unter diesem Druck der Blick für das Wesentliche. Hier ist es sinnvoll, eine Liste der ganz persönlichen Stolperfallen anzulegen und während der Projektdurchführung immer wieder zu prüfen, ob wichtige Arbeitsschritte vergessen wurden oder sich altbekannte Fehler vielleicht erneut eingeschlichen haben. Frank Gürgens führt in seinem Artikel häufige Fehler von Projektleitern auf, bietet Lösungen an und liefert so die Vorlage für eine eigene Stolperfallen-Liste. Der Artikel bezieht sich zwar auf Projekte im Software- und Multimedia-Bereich, viele Ratschläge lassen sich aber auf andere Projekttypen übertragen.

In der Software- und Multimedia-Branche werden von Projektleitern die unterschiedlichsten Fähigkeiten gefordert, und häufig müssen während der Projektdurchführung gegensätzliche Interessen miteinander in Einklang gebracht werden. Unter dem Druck des "Daily Business" trübt sich manchmal der Blick für das Wesentliche, die eigenen Grundregeln des Projektmanagements oder des persönlichen Stils werden aus den Augen verloren.

In dieser Situation kann Ihnen eine Merkliste helfen, auf der Sie häufig gemachte Fehler sammeln oder Arbeitsschritte, die im Grunde selbstverständlich sein sollten, zu Ihrer Erinnerung auflisten. Als Projektleiter können Sie diese Liste regelmäßig zu Rate ziehen, um Ihren eigenen Führungsstil und den Projektzustand zu überprüfen. Ist die Liste nach Projektabschnitten gegliedert, finden Sie sich schnell darin zurecht und können kontrollieren, ob Sie von früher bekannte Fehler womöglich gerade erneut begehen.

Im Folgenden werden einige dieser typischen Fehlersituationen beschrieben und entsprechende Lösungsansätze aufgezeigt. Der vorliegende Artikel kann somit als Grundlage für eine eigene, individuell gestaltete "Stolperfallenliste Projektmanagement" dienen.

Ressourcenüberfüllung

Viele Projektleiter erliegen der Verlockung, bei Termindruck immer noch mehr Mitarbeiter ins Projekt zu holen, um "Massenarbeiten" schneller zu erledigen oder Arbeitspakete zu teilen und parallel zu bearbeiten. Häufig erreicht man auf diese Weise aber keine wirkliche Entlastung: Die Aufwände für Einarbeitung der neuen Projektmitglieder und Organisation der Arbeit sowie für Zusammenführung der Ergebnisse steigen mit der Anzahl der neuer Mitarbeiter oft exponentiell an. Andere Maßnahmen eignen sich besser, um das Projekt zu retten: Beispielsweise sollten übergeordnete Stellen oder der Kunde rechtzeitig über auftretende Engpässe oder zu erwartende Verzögerungen informiert werden. Auch strategische Überlegungen zur generellen Änderung des Projektablaufs oder des Workflows können notwendige Planungsänderungen für alle Beteiligten transparenter und akzeptabler machen.

Abstand gewinnen

Wird während der Projektdurchführung eine Strategieanpassung notwendig, kann man das am besten erkennen, wenn man sich eine festgelegte Zeit in einem bestimmten Turnus gönnt (z.B. einmal in der Woche), um das Projekt aus der Vogelperspektive ("Metaebene") zu betrachten; ansonsten läuft man Gefahr, sich wie ein Wadenbeißer nur in tagesaktuelle Aufgaben zu verkrampfen und alle neu auftretenden Probleme im unreflektierten alten Trott abzuarbeiten. Wer Übung hat, kann seinen alltäglichen Standpunkt ganz alleine verlassen, um sein Projekt von außen zu betrachten. Allen anderen hilft der Austausch mit außen stehenden Personen, beispielsweise mit einem Kollegen, Coach oder Supervisor.

Projekte am Jahresende

Der Zeitplan ist eng, der Kunde drängt auf Fertigstellung noch in diesem Jahr und die weihnachtlichen Betriebsferien rücken immer näher. Wenn sich alle anstrengen, kann die Übergabe zum 23.12. geschafft werden. Doch Vorsicht - hier ist Ärger vorprogrammiert! In der letzten Adventswoche stecken Ihre Mitarbeiter in den Weihnachtsvorbereitungen und werden kaum in

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