Kommunikation in virtuellen Teams

Teil 2:
Medien richtig einsetzen
Der erste Teil dieser Artikelfolge beschrieb, wie sich die Kommunikation durch elektronische Kommunikationsmedien verändert, welche Probleme daraus entstehen und wie sich diese vermeiden lassen, wenn die Teilnehmer ihr Kommunikationsverhalten entsprechend verändern. In diesem zweiten und abschließenden Teil zeigt Dr. Tomas Bohinc, welche Medien für die Kommunikation in virtuellen Teams verwendet werden können und welches Medium sich bei der virtuellen Teamarbeit für welche Anlässe eignet. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps für die Benutzung dieser Medien.

Kommunikation in virtuellen Teams

Teil 2:
Medien richtig einsetzen
Der erste Teil dieser Artikelfolge beschrieb, wie sich die Kommunikation durch elektronische Kommunikationsmedien verändert, welche Probleme daraus entstehen und wie sich diese vermeiden lassen, wenn die Teilnehmer ihr Kommunikationsverhalten entsprechend verändern. In diesem zweiten und abschließenden Teil zeigt Dr. Tomas Bohinc, welche Medien für die Kommunikation in virtuellen Teams verwendet werden können und welches Medium sich bei der virtuellen Teamarbeit für welche Anlässe eignet. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps für die Benutzung dieser Medien.

Moderne Medien haben die Möglichkeiten der Kommunikation stark erweitert. Früher war eine Unterhaltung nur möglich, wenn sich die Gesprächspartner zur selben Zeit am selben Ort befanden. Heutzutage ermöglicht es das Telefon, sich über große Entfernungen hinweg zu unterhalten. Meetings lassen sich so durch Telefonkonferenzen ersetzen, bei Video- und Webkonferenzen werden dabei zusätzlich zum gesprochen Wort auch Teilnehmerbilder und Meetingunterlagen übermitteln.

Während die Übermittlung des Inhalts bei Briefen als Urform der asynchronen Kommunikation relativ viel Zeit erforderte, dauert es heute nur Sekunden, um Text mit Hilfe von E-Mails zu übertragen. Zudem lassen sich auf diesem Weg auch große Datenmengen problemlos versendet. Wird Text, wie bei einem Chat, in Echtzeit ausgetauscht, können die Chat-Teilnehmer auf diesem Weg Themen diskutieren. Die Aufzeichnung des Chats ist dabei gleichzeitig Protokoll dieser Diskussion.

Eine Übersicht über die gängigen Kommunikationsmedien gibt Tabelle 1.

Kommunikations-
medium
Erläuterung Kommunikations-
form
Telefon bilaterales Gespräch zwischen zwei
Gesprächspartnern über eine
Telefonleitung
synchron
E-Mail Gegenseitige schriftliche Nachrichten asynchron
Telefonkonferenz Mehrere Teilnehmer sind über Telefon
zusammengeschaltet.
synchron
Webkonferenz Mehrere Projektmitarbeiter sind mit einem
Internettool zusammengeschaltet. Sie können
miteinander sprechen und sich sehen
synchron
Videokonferenz /
Videopräsenz
Teilnehmer sind in Videokonferenzräumen
miteinander verbunden. Eine Videopräsenz
hat eine höhere Qualität und simuliert die
Präsenz der anderen Teilnehmer.
synchron
Diskussions-
forum
Nachrichten werden von den Teilnehmern in
einer Internetplattform geschrieben und
zeitversetzt kommentiert.
Asynchron
Chat Room Nachrichten werden von verschiedenen
Teilnehmern in einer Internetseite zu einer
Zeit fortlaufend geschrieben.
synchron
Voice Mail   Asynchron

Tabelle 1: Überblick über gängige Kommunikationsmedien für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

Elektronische Medien schaffen also die Voraussetzung, Arbeit an verschiedenen Orten zu unterschiedlichen Zeiten durchzuführen und die dafür notwendige Kommunikation zu organisieren. Allerdings eignet sich nicht jedes Medium für jede Kommunikationsaufgabe gleich gut. Um entscheiden zu können, wann welches Medium eingesetzt wird, müssen zunächst die Anforderungen an die Zusammenarbeit in einem virtuellen Team betrachtet werden. Im Wesentlichen geht es dabei darum, ein gemeinsames Verständnis der Arbeit zu entwickeln, Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten, Entscheidungen zu fällen und Probleme zu besprechen.

Dazu sind folgende Kommunikationsformen erforderlich:

  • Beziehungsaufbau und pflege
    Teamarbeit funktioniert gut, wenn die Teammitglieder eine Beziehung untereinander aufbauen und sich gegenseitig vertrauen. Um das zu erreichen, müssen sich die Gesprächspartner über Gefühle und Stimmungen austauschen können.
  • Diskussion
    Nicht immer haben Teammitglieder eine einheitliche Sicht auf die Themen und Probleme im Projekt. Um unterschiedliche Sichtweisen auszutauschen und so ein gemeinsames Ergebnis zu erreichen, ist eine hohe Interaktion zwischen den Gesprächspartnern notwendig.
  • Entscheidungen
    Damit Entscheidungen gemeinsam getragen werden, ist die Einbindung aller Teammitglieder in die Entscheidungsfindung wichtig. Dabei werden Informationen zusammengetragen, Alternativen diskutiert und Beschlüsse gefasst. Die Kommunikationsplattform muss sowohl einen Austausch von Dokumenten sowie eine hohe Interaktion ermöglichen.
  • Auftragserteilung und Kontrolle
    Damit die anfallenden Aufgaben erledigt werden, erteilt der Projektleiter den Teammitgliedern Aufträge und kontrolliert die Ergebnisse ihrer Arbeit. Diese Form der Kommunikation ist asymmetrisch. Im Mittelpunkt steht die Übermittlung von Sachinformationen.
  • Lob und Kritik
    Damit die Teammitglieder Orientierung erhalten, wo sie mit ihrer Leistung im Team stehen, benötigen sie Feedback in Form von Lob oder Kritik. Auch dies ist eine asymmetrische Kommunikation, die jedoch nicht nur einen Sachinhalt, sondern auch einen hohen emotionalen Gehalt hat. Dabei muss auf jeden Fall ein Austausch über das Feedback möglich sein. Bei diesem Austausch müssen auch emotionale Aspekte angesprochen werden können.

Jedes Medium beeinflusst die Kommunikation auf spezifische Weise und verändert die zwischen zwei Kommunikationspartnern übertragene Nachricht. Bei falscher Auswahl des Kommunikationsmediums können deshalb schnell Missverständnisse entstehen. Tabelle 2 zeigt, welches Medium sich für welche Art der Kommunikation eignet.

Tabelle 2: Einsatzbereiche der verschiedenen Medien.

Bevor die einzelnen Medien im Detail vorgestellt werden, erhalten Sie einige Praxistipps, die für alle Kommunikationsmedien gelten.

Empfehlungen für die Kommunikation

Damit die Kommunikation in einem virtuellen Team gelingt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Beziehungsangebote: Die Kommunikation darf nicht nur auf die Sachinformation beschränkt bleiben. Durch die Kommunikation sollte auch eine Beziehung der Teammitglieder untereinander entstehen. Bei der mündlichen Kommunikation ist Small Talk zu Beginn und am Ende eines Telefongesprächs oder einer Konferenz eine Möglichkeit, die Beziehung zu den Gesprächspartnern aufzubauen oder zu pflegen. Aber auch in der schriftlichen Kommunikation gibt es Möglichkeiten, Beziehungen aufzubauen. Fragen Sie in einer E-Mail, wie es dem Empfänger geht, schildern Sie etwas von sich und wünschen Sie sich in einer E-Mail am Freitag ein schönes Wochenende. Dies sind kleine Gesten, die Beziehung signalisieren.
  • Informationen…

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