Kommunikation in virtuellen Teams

Teil 2:
Medien richtig einsetzen

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Moderne Medien haben die Möglichkeiten der Kommunikation stark erweitert. Früher war eine Unterhaltung nur möglich, wenn sich die Gesprächspartner zur selben ZeitZeitZeit ist eine der zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements und bildet neben Kosten und Leistungsumfang im sog. Magischen Dreieck einen der drei Eckpunkte. Mittlerweile sind Qualität, Risiko und Nutzen als weitere Steuerungsgrößen etabliert. Je nach Projektart ist der Faktor Zeit besonders kritisch, z.B. im Veranstaltungsmanagement oder bei Wartungs- und Instandhaltungsprojekten. am selben Ort befanden. Heutzutage ermöglicht es das Telefon, sich über große Entfernungen hinweg zu unterhalten. Meetings lassen sich so durch Telefonkonferenzen ersetzen, bei Video- und Webkonferenzen werden dabei zusätzlich zum gesprochen Wort auch Teilnehmerbilder und Meetingunterlagen übermitteln.

Während die Übermittlung des Inhalts bei Briefen als Urform der asynchronen Kommunikation relativ viel Zeit erforderte, dauert es heute nur Sekunden, um Text mit Hilfe von E-Mails zu übertragen. Zudem lassen sich auf diesem Weg auch große Datenmengen problemlos versendet. Wird Text, wie bei einem Chat, in Echtzeit ausgetauscht, können die Chat-Teilnehmer auf diesem Weg Themen diskutieren. Die Aufzeichnung des Chats ist dabei gleichzeitig ProtokollProtokollProtokolle dokumentieren die Ergebnisse von Projektbesprechungen, ggf. auch ihren Verlauf. Während Berichte die Ergebnisse der laufenden Projektarbeit dokumentieren und somit in die Vergangenheit orientiert sind, enthalten Protokolle Entscheidungen und Aufgaben. Protokolle beschreiben die Zukunft des Projekts. dieser Diskussion.

Eine Übersicht über die gängigen Kommunikationsmedien gibt Tabelle 1.

Kommunikations-
medium
Erläuterung Kommunikations-
form
Telefon bilaterales Gespräch zwischen zwei
Gesprächspartnern über eine
Telefonleitung
synchron
E-Mail Gegenseitige schriftliche Nachrichten asynchron
Telefonkonferenz Mehrere Teilnehmer sind über Telefon
zusammengeschaltet.
synchron
Webkonferenz Mehrere Projektmitarbeiter sind mit einem
Internettool zusammengeschaltet. Sie können
miteinander sprechen und sich sehen
synchron
Videokonferenz /
Videopräsenz
Teilnehmer sind in Videokonferenzräumen
miteinander verbunden. Eine Videopräsenz
hat eine höhere QualitätQualitätQualität ist der zentrale Begriff des Qualitätsmanagements und wird dort äußerst differenziert diskutiert. Für die Praxis im Projektmanagement ist es wichtig zu verstehen, dass "Qualität" durch vier Aspekte beschrieben ist: Die Einheit (engl.: entity), d.h. der Gegenstand der Betrachtung Die konkrete Beschaffenheit der Einheit (engl.: totality of characteristics and their values) Die Anspruchsklasse, nach der die Einheit bewertet wird Die Qualitätsforderung, an der die Beschaffenheit gemessen wird und simuliert die
Präsenz der anderen Teilnehmer.
synchron
Diskussions-
forum
Nachrichten werden von den Teilnehmern in
einer Internetplattform geschrieben und
zeitversetzt kommentiert.
Asynchron
Chat Room Nachrichten werden von verschiedenen
Teilnehmern in einer Internetseite zu einer
Zeit fortlaufend geschrieben.
synchron
Voice Mail   Asynchron

Tabelle 1: Überblick über gängige Kommunikationsmedien für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

Elektronische Medien schaffen also die Voraussetzung, Arbeit an verschiedenen Orten zu unterschiedlichen Zeiten durchzuführen und die dafür notwendige Kommunikation zu organisieren. Allerdings eignet sich nicht jedes Medium für jede Kommunikationsaufgabe gleich gut. Um entscheiden zu können, wann welches Medium eingesetzt wird, müssen zunächst die Anforderungen an die Zusammenarbeit in einem virtuellen Team betrachtet werden. Im Wesentlichen geht es dabei darum, ein gemeinsames Verständnis der Arbeit zu entwickeln, Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten, Entscheidungen zu fällen und Probleme zu besprechen.

Dazu sind folgende Kommunikationsformen erforderlich:

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