Kommunikation in virtuellen Teams

Teil 2: Medien richtig einsetzen
Der erste Teil dieser Artikelfolge beschrieb, wie sich die Kommunikation durch elektronische Kommunikationsmedien verändert, welche Probleme daraus entstehen und wie sich diese vermeiden lassen, wenn die Teilnehmer ihr Kommunikationsverhalten entsprechend verändern. In diesem zweiten und abschließenden Teil zeigt Dr. Tomas Bohinc, welche Medien für die Kommunikation in virtuellen Teams verwendet werden können und welches Medium sich bei der virtuellen Teamarbeit für welche Anlässe eignet. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps für die Benutzung dieser Medien.

Moderne Medien haben die Möglichkeiten der Kommunikation stark erweitert. Früher war eine Unterhaltung nur möglich, wenn sich die Gesprächspartner zur selben Zeit am selben Ort befanden. Heutzutage ermöglicht es das Telefon, sich über große Entfernungen hinweg zu unterhalten. Meetings lassen sich so durch Telefonkonferenzen ersetzen, bei Video- und Webkonferenzen werden dabei zusätzlich zum gesprochen Wort auch Teilnehmerbilder und Meetingunterlagen übermitteln.

Während die Übermittlung des Inhalts bei Briefen als Urform der asynchronen Kommunikation relativ viel Zeit erforderte, dauert es heute nur Sekunden, um Text mit Hilfe von E-Mails zu übertragen. Zudem lassen sich auf diesem Weg auch große Datenmengen problemlos versendet. Wird Text, wie bei einem Chat, in Echtzeit ausgetauscht, können die Chat-Teilnehmer auf diesem Weg Themen diskutieren. Die Aufzeichnung des Chats ist dabei gleichzeitig Protokoll dieser Diskussion.

Eine Übersicht über die gängigen Kommunikationsmedien gibt Tabelle 1.

Kommunikations-
medium
Erläuterung Kommunikations-
form
Telefon bilaterales Gespräch zwischen zwei
Gesprächspartnern über eine
Telefonleitung
synchron
E-Mail Gegenseitige schriftliche Nachrichten asynchron
Telefonkonferenz Mehrere Teilnehmer sind über Telefon
zusammengeschaltet.
synchron
Webkonferenz Mehrere Projektmitarbeiter sind mit einem
Internettool zusammengeschaltet. Sie können
miteinander sprechen und sich sehen
synchron
Videokonferenz /
Videopräsenz
Teilnehmer sind in Videokonferenzräumen
miteinander verbunden. Eine Videopräsenz
hat eine höhere Qualität und simuliert die
Präsenz der anderen Teilnehmer.
synchron
Diskussions-
forum
Nachrichten werden von den Teilnehmern in
einer Internetplattform geschrieben und
zeitversetzt kommentiert.
Asynchron
Chat Room Nachrichten werden von verschiedenen
Teilnehmern in einer Internetseite zu einer
Zeit fortlaufend geschrieben.
synchron
Voice Mail   Asynchron

Tabelle 1: Überblick über gängige Kommunikationsmedien für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

Elektronische Medien schaffen also die Voraussetzung, Arbeit an verschiedenen Orten zu unterschiedlichen Zeiten durchzuführen und die dafür notwendige Kommunikation zu organisieren. Allerdings eignet sich nicht jedes Medium für jede Kommunikationsaufgabe gleich gut. Um entscheiden zu können, wann welches Medium eingesetzt wird, müssen zunächst die Anforderungen an die Zusammenarbeit in einem virtuellen Team betrachtet werden. Im Wesentlichen geht es dabei darum, ein gemeinsames Verständnis der Arbeit zu entwickeln, Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten, Entscheidungen zu fällen und Probleme zu besprechen.

Dazu sind folgende Kommunikationsformen erforderlich:

  • Beziehungsaufbau und pflege
    Teamarbeit funktioniert gut, wenn die Teammitglieder eine Beziehung untereinander aufbauen und sich gegenseitig vertrauen. Um das zu erreichen, müssen sich die Gesprächspartner über Gefühle und Stimmungen austauschen können.
  • Diskussion
    Nicht immer haben Teammitglieder eine einheitliche Sicht auf die Themen und Probleme im Projekt. Um unterschiedliche Sichtweisen
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