Seit einigen Jahren fällt in Unterhaltungen über ZeitmanagementZeitmanagementEigentlich müsste es eher "Arbeitszeitmanagement" heißen, denn die Zeit selbst lässt sich nicht beeinflussen. Im allgemeinen wird mit Zeitmanagement das individuelle Verteilen von Aufgaben und Terminen auf die Arbeitszeitfenster bezeichnet. vermehrt ein Begriff, den man wohl am ehesten mit Pizza oder Pasta assoziiert: Die Pomodoro-Technik. Doch neben kulinarischen Gelüsten bringt diese Art zu arbeiten vor allem eines: Handfeste Resultate. Doch was steckt hinter diesem Begriff? Wie funktioniert die Pomodoro-Technik? Und was haben Tomaten mit Arbeitsergebnissen zu tun? Dies und mehr erfahren Sie in dem vorliegenden Tipp.

"Eine Tomate lang" fokussiert arbeiten

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die sehr einfach zu erlernen und anzuwenden ist. Alles, was Sie dafür brauchen, ist vereinfacht gesagt eine To-do-ListeTo-do-ListeDie To-do-Liste oder Aufgabenliste ist die einfachste Form eines Plans. In ihr werden die durchzuführenden Aufgaben mindestens mit Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit aufgelistet. und eine Küchenuhr. Die Küchenuhr gibt die regelmäßigen Zeitintervalle vor, nach denen Sie arbeiten. Das sind in der Regel 25 Minuten – bezeichnet als ein "Pomodoro" –, gefolgt von je drei bis fünf Minuten Pause. Alle vier Pomodoros erfolgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Doch woher kommt diese ungewöhnliche Art zu arbeiten? Der Erfinder Francesco Cirillo stand Ende der 80er Jahre vor der Herausforderung, die Arbeit während seines Studiums zu organisieren und seinen Hang zur Zerstreuung in den Griff zu bekommen. Er schloss mit sich selbst die Wette ab, dass er es schafft, zehn Minuten am Stück fokussiert zu lernen. Um die Zeit zu messen, benutzte er eine klassische Küchenuhr zum Aufziehen, die wie eine Tomate (italienisch: Pomodoro) geformt war – der Name der Technik war geboren. Nach und nach entstand daraus die heutige Methode zum fokussierten Arbeiten.

25 Minuten Vollgas ...

Der Fokus entsteht dadurch, dass Sie im Normalfall pro Pomodoro nur eine einzige Aufgabe in Angriff nehmen können und sich nie mit mehr als einer Aufgabe beschäftigen. Zudem hilft die strenge Taktung von 25 Minuten, sich über einen überschaubaren Zeitraum zu konzentrieren – in dem Wissen, dass die nächste Pause bereits in greifbarer Nähe ist. Das steigert die MotivationMotivation"Motivation" ist einerseits ein zentraler Begriff der Psychologie, der dort fachspezifisch zur Beschreibung menschlichen Verhaltens verwendet wird. Die Arbeitspsychologie wendet diesen Motivationsbegriff auf die spezielle Situation der Arbeitswelt an und versucht so, z.B. Regeln für Mitarbeiterführung zu entwickeln., sich innerhalb des Pomodoro nicht ablenken zu lassen – weder von sich selbst, noch von anderen.

... und dann auf die Bremse

Die Pause dient einer bewussten Defokussierung und lässt sich nach Belieben füllen. Sie machen in dieser Zeit am besten genau das Gegenteil von dem, was Sie innerhalb des Pomodoros gerade getan haben. Sie können z.B. einmal kurz aufstehen und sich strecken, sich einen Kaffee holen oder ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen führen. Dadurch gewinnen Sie etwas Abstand zu Ihrer aktuellen TätigkeitTätigkeitTätigkeit, Aktivität oder Aufgabe im deutschen Sprachgebrauch entsprechen wohl am ehesten dem englischen "task" und bezeichnen die kleinste Arbeitseinheit innerhalb eines Arbeitspakets. Ein sinnvolles Kriterium ist, dass eine Tätigkeit von einer einzelnen Person durchgeführt werden kann. und es fällt Ihnen leichter, sich anschließend mit neuem Elan auf die weiteren Aufgaben zu fokussieren.

Und das ist alles! Mit diesen wenigen Regeln können Sie sich eine Arbeitsweise aneignen, die Ihnen dabei hilft, Ihre Aufgaben zukünftig zielgerichtet und konzentriert in einem festgelegten Rhythmus zu erledigen. Sie steigern Ihre Produktivität – und damit letztendlich auch Ihre persönliche Zufriedenheit.

Empfehlungen und Erfahrungen aus der Praxis

Der wichtigste Aspekt bei Pomodoro ist die totale Fokussierung innerhalb des 25-minütigen Arbeitsabschnitts. Dies macht Pomodoro so erfolgreich. Am Anfang begeht man häufig den FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen., das gewohnt gemächliche Arbeitstempo mit allen möglichen Ablenkungen mit in den Pomodoro-Abschnitt hineinzunehmen. Doch einfach im alten Trott weiterzuarbeiten, ist nicht Sinn der Sache. Deshalb müssen Sie von Anfang an Ablenkungen bewusst ausblenden und das fokussierte Arbeiten trainieren.

Aufgaben priorisieren

Bevor Sie mit dem ersten Pomodoro beginnen, erstellen Sie eine priorisierte Liste mit Ihren Aufgaben (s. dazu auch Cirillo, 2009). Versuchen Sie von Beginn an, Ihre Aufgaben klar und verständlich zu formulieren und eine größere Aufgabe in mehrere kleine Arbeitsschritte herunterzubrechen. Arbeiten Sie nun innerhalb der Pomodoros diese Liste ab. Wenn Sie eine Aufgabe beendet haben, streichen Sie diese auf Ihrer Liste durch.

Sind Ihre Aufgaben sehr klein, nehmen Sie einfach mehrere Aufgaben in einen Pomodoro auf. Ist eine Aufgabe sehr groß und nicht weiter teilbar, arbeiten Sie daran über mehrere Pomodoros hinweg – vergessen Sie aber dabei die Pausen nicht.