Nicht "Overhead", sondern "Schlankmacher"

Mit PMOs Einsparpotenziale realisieren

Der Nutzen eines PMOs wird in Unternehmen sehr unterschiedlich bewertet. Dr. Wolfram von Schneyder, Prof. Dr. Stefan Ruf und Ulf Amann zeigen, wie Sie mit PMOs auch sparen können. Sie nennen die Einsparpotenziale und Ansatzpunkte für Einsparungen, die aus den PMO-Aufgaben abgeleitet werden, und bringen Beispiele aus der Praxis, wie sich mit PMOs substanzielle Einspareffekte erzielen und messen lassen.

Immer mehr Organisationen richten Projekt Management Offices (PMOs) ein. Ihr Nutzen wird allerdings sehr unterschiedlich bewertet. Manche PMOs werden als Garant für einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerber gesehen, z.B. wenn durch die Steuerung der Projektlandschaft mit Hilfe des PMO die Dauer von der Produktentwicklung bis zur Platzierung des Produkts am Markt ("Time to Market") spürbar reduziert wird. Andere PMOs werden nur als verwaltende Organe, im schlimmsten Fall als "painful, meaningless overhead" wahrgenommen, eine Bezeichnung, die Thomas Cutting geprägt hat (Cutting, 2009).

Die Fachwelt tut sich schwer, den Nutzen von PMOs präzise zu bewerten, und richtet den Focus eher auf den "Lebenszyklus" eines PMO, der den Aufbau und die Lebensdauer beschreibt. Viel Diskussion entsteht dabei dadurch, dass manche PMOs nach mehreren Jahren wieder aufgelöst werden, weil sie sich z.B. nicht an veränderte Anforderungen angepasst oder einzelne Stakeholdergruppen in den angebotenen Leistungen keinen Mehrwert gesehen haben. Selbst das Management, das häufig PMOs initiiert, geht schlichtweg nicht davon aus, dass mit PMOs auch Einsparungen erreicht werden können.

Dagegen spricht die praktische Erfahrung mit dem Betrieb eines PMOs: Ein signifikanter Teil der PMOs berichtet, dass sich konkrete Einsparungen ergaben, indem z.B. die Zahl der durchgeführten Projekte auf die strategisch sinnvollen reduziert wurde oder weniger bereits teilweise fertiggestellte Projekte abgebrochen wurden. Höchste Zeit für eine systematische Darstellung der Ansatzpunkte, wie sich mit PMOs Einspareffekte erzielen lassen.

Einordnung: Worum geht es?

Nachdem sowohl die Begriffe "PMOs" und "sparen" vielfältig belegt sind, zunächst eine begriffliche Klärung.

PMO – Organisationseinheit zur dauerhaften Steuerung des Projektgeschäfts

Die "amtliche" Definition eines PMO ist nach der DIN 69901-5 die einer "Projektübergreifende[n] Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von PM-Systemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten". Faktisch werden als PMO jene Organisationseinheiten bezeichnet, die dauerhaft das Projektgeschäft einer Organisation oder Organisationseinheit steuern. Kern einer solchen Steuerung bildet in der Regel ein Projektportfolio-Management mit den zugehörigen Funktionen, wie z.B. Berichtswesen und Ressourcenmanagement.

Mit der Einführung eines PMO erhält eine Organisation eine (zusätzliche) Steuerungslogik, die zwar nicht selbst Wert schöpft, aber dafür sorgen soll, dass die Wertschöpfung durch die durchgeführten Projekte verbessert wird. Damit nimmt das PMO eine klassische Stabsfunktion ein. Viele Organisationen bezeichnen diese im Kontrast zu den direkt wertschöpfenden Funktionen auch pointiert als "

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