Nicht "Overhead", sondern "Schlankmacher"

Mit PMOs Einsparpotenziale realisieren

Der Nutzen eines PMOs wird in Unternehmen sehr unterschiedlich bewertet. Dr. Wolfram von Schneyder, Prof. Dr. Stefan Ruf und Ulf Amann zeigen, wie Sie mit PMOs auch sparen können. Sie nennen die Einsparpotenziale und Ansatzpunkte für Einsparungen, die aus den PMO-Aufgaben abgeleitet werden, und bringen Beispiele aus der Praxis, wie sich mit PMOs substanzielle Einspareffekte erzielen und messen lassen.
Nicht "Overhead", sondern "Schlankmacher"

Mit PMOs Einsparpotenziale realisieren

Der Nutzen eines PMOs wird in Unternehmen sehr unterschiedlich bewertet. Dr. Wolfram von Schneyder, Prof. Dr. Stefan Ruf und Ulf Amann zeigen, wie Sie mit PMOs auch sparen können. Sie nennen die Einsparpotenziale und Ansatzpunkte für Einsparungen, die aus den PMO-Aufgaben abgeleitet werden, und bringen Beispiele aus der Praxis, wie sich mit PMOs substanzielle Einspareffekte erzielen und messen lassen.

Immer mehr Organisationen richten Projekt Management Offices (PMOs) ein. Ihr Nutzen wird allerdings sehr unterschiedlich bewertet. Manche PMOs werden als Garant für einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerber gesehen, z.B. wenn durch die Steuerung der Projektlandschaft mit Hilfe des PMO die Dauer von der Produktentwicklung bis zur Platzierung des Produkts am Markt ("Time to Market") spürbar reduziert wird. Andere PMOs werden nur als verwaltende Organe, im schlimmsten Fall als "painful, meaningless overhead" wahrgenommen, eine Bezeichnung, die Thomas Cutting geprägt hat (Cutting, 2009).

Die Fachwelt tut sich schwer, den Nutzen von PMOs präzise zu bewerten, und richtet den Focus eher auf den "Lebenszyklus" eines PMO, der den Aufbau und die Lebensdauer beschreibt. Viel Diskussion entsteht dabei dadurch, dass manche PMOs nach mehreren Jahren wieder aufgelöst werden, weil sie sich z.B. nicht an veränderte Anforderungen angepasst oder einzelne Stakeholdergruppen in den angebotenen Leistungen keinen Mehrwert gesehen haben. Selbst das Management, das häufig PMOs initiiert, geht schlichtweg nicht davon aus, dass mit PMOs auch Einsparungen erreicht werden können.

Dagegen spricht die praktische Erfahrung mit dem Betrieb eines PMOs: Ein signifikanter Teil der PMOs berichtet, dass sich konkrete Einsparungen ergaben, indem z.B. die Zahl der durchgeführten Projekte auf die strategisch sinnvollen reduziert wurde oder weniger bereits teilweise fertiggestellte Projekte abgebrochen wurden. Höchste Zeit für eine systematische Darstellung der Ansatzpunkte, wie sich mit PMOs Einspareffekte erzielen lassen.

Einordnung: Worum geht es?

Nachdem sowohl die Begriffe "PMOs" und "sparen" vielfältig belegt sind, zunächst eine begriffliche Klärung.

PMO – Organisationseinheit zur dauerhaften Steuerung des Projektgeschäfts

Die "amtliche" Definition eines PMO ist nach der DIN 69901-5 die einer "Projektübergreifende[n] Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von PM-Systemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten". Faktisch werden als PMO jene Organisationseinheiten bezeichnet, die dauerhaft das Projektgeschäft einer Organisation oder Organisationseinheit steuern. Kern einer solchen Steuerung bildet in der Regel ein Projektportfolio-Management mit den zugehörigen Funktionen, wie z.B. Berichtswesen und Ressourcenmanagement.

Mit der Einführung eines PMO erhält eine Organisation eine (zusätzliche) Steuerungslogik, die zwar nicht selbst Wert schöpft, aber dafür sorgen soll, dass die Wertschöpfung durch die durchgeführten Projekte verbessert wird. Damit nimmt das PMO eine klassische Stabsfunktion ein. Viele Organisationen bezeichnen diese im Kontrast zu den direkt wertschöpfenden Funktionen auch pointiert als "unproduktive" Funktion.

Einsparpotenziale – Ansätze im Überblick

Wenn wir privat sparen wollen, reden wir von einer Reduktion unserer Ausgaben. Sparen meint hier vor allem das Zurücklegen finanzieller Mittel durch Konsumverzicht, um künftige (höhere) Ausgaben zu ermöglichen.

Für Unternehmen stellt sich die Situation erheblich komplexer dar: Was letztendlich zu einer Einsparung führt, ist dort von deutlich mehr Faktoren abhängig. Diese zu verstehen, ist zentral, um die Einsparpotenziale, die ein PMO bewirken kann, einordnen zu können. Wesentlich für die Bewertung dieser Einsparpotenziale ist einerseits, an welcher Stelle sie greifen, und andererseits ihre Messbarkeit.

Bereits durch die Konzeption des PMO Einsparpotenziale definieren

Ein Teil der Einsparpotenziale, die ein PMO schafft, wird schon in der Konzeption des PMOs mit angelegt. Wenn z.B. das PMO vom Management den Auftrag erhält, bislang extern vergebene PM-Leistungen intern zu erbringen, entsteht ein Potenzial zur Einsparung durch Insourcing (siehe Beispiel 3: Insourcing Projekt-Office-Mitarbeiter). In welchem Umfang die erwarteten Einsparungen tatsächlich eintreten, hängt maßgeblich davon ab, ob die Stakeholder diese PMO-Leistungen auch akzeptieren und in Anspruch nehmen. Die Akzeptanz hängt wiederum von einer erfolgreichen Kommunikation des PMO mit den Stakeholdern ab.

Einmalwirkung versus Dauerwirkung

Bei den privaten Kosten unterscheiden wir zwischen feststehenden, regelmäßigen Kosten, wie z.B. der Miete, und Kosten, die variieren können, wie z.B. Handygebühren, wenn wir zu einem günstigeren Mobilfunkanbieter wechseln.

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