Projektdokumentation und -steuerung

Projektarbeit effektiver gestalten mit Microsoft OneNote

Für die Projektsteuerung und -dokumentation gibt es ein Tool, das auf den ersten Blick für diese wichtige Aufgabe ungewöhnlich erscheint: Microsoft OneNote. Denn ursprünglich hat Microsoft das Programm als Software zur Notizerfassung konzipiert und nicht für die Projektdokumentation. Aber in OneNote steckt deutlich mehr; gerade durch die intuitive Bedienbarkeit und auch die Möglichkeit, Aufgaben mit denen von Outlook zu synchronisieren, eignet sich das Tool für kleinere und mittelgroße Projekten als zentrales Steuerungsinstrument. Wolfram Prüfer zeigt, wie der Einsatz von OneNote in der Praxis aussehen kann.

Um die jeweiligen Ziele eines Projekts zu erreichen, ist eine effektive Projektsteuerung und -dokumentation unbedingt erforderlich. Ein bekanntes Tool, das dafür eine große Hilfe sein kann, aber in der Praxis eher selten genutzt wird, ist die Notizerfassungssoftware Microsoft OneNote.

Dieser Beitrag beschreibt, wie Microsoft OneNote die Projektsteuerung und -dokumentation unterstützen kann und Projektmanager so ihre eigene Arbeit effektiver gestalten. Der Artikel bezieht sich dabei auf die Möglichkeiten, die die Version 2010 bietet. Sofern diese durch die Version 2013 erweitert werden, wird kurz darauf eingegangen. Grundkenntnisse in der Nutzung der Software sind dabei von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung.

Projektdokumentation mit OneNote

Microsoft OneNote erlaubt die strukturierte Ablage von Informationen aller Art (Text, Bilder, Ton, Video u.a.). Für jedes Notizbuch wird bei der Erstellung ein eigenes Dateiverzeichnis automatisch angelegt. Der Aufbau eines Notizbuches folgt dabei dem Schema:

  • Jedes Notizbuch (vgl. Bild 1, #1) kann mehrere Abschnitte (vgl. Bild 1, #2) enthalten. Diese Abschnitte werden als separate Dateien im jeweiligen Verzeichnis des Notizbuches abgelegt. Die Abschnitte lassen sich entweder über die Navigation links oder über Registerkarten oberhalb des Eingabebereichs aufrufen.
  • In jedem Abschnitt lassen sich beliebig viele Seiten anlegen (vgl. Bild 1, #3).
  • Jeder Seite lassen sich Unterseiten bis zur zweiten Ebene zuordnen (vgl. Bild 1, #4).
  • Die Ablage von Informationen erfolgt auf jeder Seite oder Unterseite.

Bild 1: Hierarchische Struktur in OneNote.
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Ablagestruktur anlegen

Um in OneNote eine Ablagestruktur für die Projektdokumentation einzurichten, kann z.B. die für das jeweilige Projekt definierte Projektablagestruktur dienen. Bei der in Bild 2 abgebildeten Projektablagestruktur ließe sich beispielsweise für den Ordner "05_Teilprojekte_Arbeitspakete" ein Abschnitt in OneNote anlegen. Der Ordner "01_Projektmanagement" wäre demzufolge eine Seite in OneNote, "01_Kostenplanung" und "02_Präsentationen" deren Unterseiten usw.

Ein Beispiel, wie die Projektdokumentation mit OneNote erfolgen kann, finden Sie in der mitgelieferten Datei "Beispiel_Demoprojekt.onepkg".

Bild 2: Beispiel für eine Projektablagestruktur.

Dokumente in OneNote

Standardmäßig werden Projektdokumente mit Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio usw. erstellt. Um Dokumente in OneNote zu erstellen und

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