Projektdokumentation und -steuerung Projektarbeit effektiver gestalten mit Microsoft OneNote

Für die Projektsteuerung und -dokumentation gibt es ein Tool, das auf den ersten Blick für diese wichtige Aufgabe ungewöhnlich erscheint: Microsoft OneNote. Denn ursprünglich hat Microsoft das Programm als Software zur Notizerfassung konzipiert und nicht für die Projektdokumentation. Aber in OneNote steckt deutlich mehr; gerade durch die intuitive Bedienbarkeit und auch die Möglichkeit, Aufgaben mit denen von Outlook zu synchronisieren, eignet sich das Tool für kleinere und mittelgroße Projekten als zentrales Steuerungsinstrument. Wolfram Prüfer zeigt, wie der Einsatz von OneNote in der Praxis aussehen kann.

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Projektdokumentation und -steuerung Projektarbeit effektiver gestalten mit Microsoft OneNote

Für die Projektsteuerung und -dokumentation gibt es ein Tool, das auf den ersten Blick für diese wichtige Aufgabe ungewöhnlich erscheint: Microsoft OneNote. Denn ursprünglich hat Microsoft das Programm als Software zur Notizerfassung konzipiert und nicht für die Projektdokumentation. Aber in OneNote steckt deutlich mehr; gerade durch die intuitive Bedienbarkeit und auch die Möglichkeit, Aufgaben mit denen von Outlook zu synchronisieren, eignet sich das Tool für kleinere und mittelgroße Projekten als zentrales Steuerungsinstrument. Wolfram Prüfer zeigt, wie der Einsatz von OneNote in der Praxis aussehen kann.

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Um die jeweiligen Ziele eines Projekts zu erreichen, ist eine effektive Projektsteuerung und -dokumentation unbedingt erforderlich. Ein bekanntes Tool, das dafür eine große Hilfe sein kann, aber in der Praxis eher selten genutzt wird, ist die Notizerfassungssoftware Microsoft OneNote.

Dieser Beitrag beschreibt, wie Microsoft OneNote die Projektsteuerung und -dokumentation unterstützen kann und Projektmanager so ihre eigene Arbeit effektiver gestalten. Der Artikel bezieht sich dabei auf die Möglichkeiten, die die Version 2010 bietet. Sofern diese durch die Version 2013 erweitert werden, wird kurz darauf eingegangen. Grundkenntnisse in der Nutzung der Software sind dabei von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung.

Projektdokumentation mit OneNote

Microsoft OneNote erlaubt die strukturierte Ablage von Informationen aller Art (Text, Bilder, Ton, Video u.a.). Für jedes Notizbuch wird bei der Erstellung ein eigenes Dateiverzeichnis automatisch angelegt. Der Aufbau eines Notizbuches folgt dabei dem Schema:

  • Jedes Notizbuch (vgl. Bild 1, #1) kann mehrere Abschnitte (vgl. Bild 1, #2) enthalten. Diese Abschnitte werden als separate Dateien im jeweiligen Verzeichnis des Notizbuches abgelegt. Die Abschnitte lassen sich entweder über die Navigation links oder über Registerkarten oberhalb des Eingabebereichs aufrufen.
  • In jedem Abschnitt lassen sich beliebig viele Seiten anlegen (vgl. Bild 1, #3).
  • Jeder Seite lassen sich Unterseiten bis zur zweiten Ebene zuordnen (vgl. Bild 1, #4).
  • Die Ablage von Informationen erfolgt auf jeder Seite oder Unterseite.

Bild 1: Hierarchische Struktur in OneNote.
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Ablagestruktur anlegen

Um in OneNote eine Ablagestruktur für die Projektdokumentation einzurichten, kann z.B. die für das jeweilige Projekt definierte Projektablagestruktur dienen. Bei der in Bild 2 abgebildeten Projektablagestruktur ließe sich beispielsweise für den Ordner "05_Teilprojekte_Arbeitspakete" ein Abschnitt in OneNote anlegen. Der Ordner "01_Projektmanagement" wäre demzufolge eine Seite in OneNote, "01_Kostenplanung" und "02_Präsentationen" deren Unterseiten usw.

Ein Beispiel, wie die Projektdokumentation mit OneNote erfolgen kann, finden Sie in der mitgelieferten Datei "Beispiel_Demoprojekt.onepkg".

Bild 2: Beispiel für eine Projektablagestruktur.

Dokumente in OneNote

Standardmäßig werden Projektdokumente mit Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio usw. erstellt. Um Dokumente in OneNote zu erstellen und zu speichern, gibt es zwei Möglichkeiten: Das Erstellen von Dokumenten in OneNote selbst sowie das Einbetten von Dokumenten.

Dokumente in OneNote erstellen

Dokumente lassen sich direkt in OneNote mit der OneNote-Textverarbeitung erstellen. Ein Export, z.B. in Word- oder PDF-Dateien, ist möglich. Obwohl die Möglichkeiten zur Textformatierung in OneNote nicht den Umfang wie z.B. in Word erreichen, sind alle wichtigen Features verfügbar (Fett- und Kursivdruck, Gliederungen, Grafiken erstellen und einbetten etc.). Ab der Version 2013 ist auch das Erstellen von Excel- und Visio-Dateien direkt in OneNote möglich.

Dokumente in OneNote einbetten

Von einer bereits existierenden Datei in einem beliebigen Format kann über Einfügen / Datei anfügen eine Kopie als eingebettetes Objekt in einer OneNote-Seite gespeichert werden. Per Doppelklick auf das eingebettete Objekt öffnet sich dieses standardmäßig mit dem damit verknüpften Programm. Auf diese Weise lassen sich beliebige Dateien als Objekte innerhalb von OneNote speichern und bei Bedarf bearbeiten. Die Original-Datei bleibt dabei unverändert.

Es besteht zudem die Möglichkeit, den Inhalt jeder Datei auf eine OneNote-Seite zu drucken, Für eingebettete Dateien öffnet der Anwender mit rechtem Mausklick das Kontextmenü und aktiviert dort den Befehl "Als Ausdruck einfügen". Der Inhalt anderer Dateien (oder auch Webseiten) kann über die Drucken-Funktion und die Wahl des Druckers "Send to OneNote 2010" ebenfalls nach OneNote gedruckt werden.

Der Inhalt der Datei wird dann auf der OneNote-Seite als Grafik abgebildet. Der Clou dabei: In der Grafik kann über die Option "Text im Bild als durchsuchbar definieren" des Kontextmenüs gezielt nach Text gesucht werden.

Vorteile eingebetteter Dateien

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (6)

Gerhard
Schwarzer

Der Artikel gibt im Wesentlichen Erfahrungen wieder, die ich ebenfalls als sehr positiv wahrgenommen habe. Ray Ozzie als Visionär sei gedankt; er hat mit OneNote ein Werkzeug konzipiert, welches als Integrationsprodukt von Tabellen, Texten, Tablets uam. leider noch ein Schattendasein fristet. Bis heute ...

 

Hristina
Christozova

Guter Überblick über OneNote! Ergänzend möchte ich hervorheben, dass das gemeinsame Bearbeiten sehr gut funktioniert, wenn über Projekt- oder Teamseiten auf SharePoint bzw. Project Server gearbeitet wird. In 2013 wird Teams auch standardmäßig ein OneNote angelegt. Selbst benutze ich OneNote für fast alle Arten der Notizen, egal ob für mich allein oder mit anderen. Die schnelle Suche über alle Informationen hinweg, ist fantastisch. Für fast alle Geräten gibt es mittlerweile Apps. Ideal auch für unterwegs, um Informationen abzurufen oder einzupflegen. Auch im privaten Umfeld sehr zu empfehlen, egal ob für die Urlaubsplanung, Gedichte und Texte, Kochbuchsammlung, Wandertouren etc. Meine privaten OneNote speichere ich übrigens auf dem kostenlosen www.SkyDrive.com ab, so stehen mir die Aufzeichnungen auch auf allen Geräten und überall zur Verfügung. Über den SkyDrive ist übrigens auch eine kostenlose Web App von OneNote verfügbar. OneNote ist ab 2010 in allen Office Versionen enthalten, über SharePoint als Office Web App verfügbar und privat auf dem SkyDrive kostenlos als Web App enthalten.

 

Constantin
Cazan
Mag.Dr.

Unangenehm ist nur wenn Tools, die angeblich die Arbeit erleichtern sollen, so erklärungsintensiv sind.

 

Guest

Herr Mag. Dr. Cazan, ich empfehle für Leute, die mit zu viel Text und "lesen müssen" Probleme haben, gerne Youtube! Da bekommen Sie alles hübsch erklärt. Sozusagen OneNote for dummies.... Gruß,

 

Uwe
Stahlhofen

Hi Herr Cazan: OneNote an sich ist nicht besonders erklärungsintensiv, aus meiner Sicht eher intuitiv zu bedienen. Der Artikel ist ja eher eine Sammlung nützlicher Ideen und Tipps für den einsatz in Projekten - Danke dafür!

 

Markus
Schwarz

Vielen Dank für den Interessanten Beitrag.