Projektdokumentation: Mit einfachen Regeln Zeit und Kosten sparen

Mit einer einheitlichen und vollständigen Projektdokumentation lässt sich viel Zeit sparen – und so die Wertschöpfung eines Projekts deutlich erhöhen. Doch häufig wird die Projektdokumentation als lästig empfunden und vernachlässigt. Dabei reichen einige wenige Regeln aus, um zu einer einheitlichen Dokumentation und damit effizienteren Projektarbeit zu gelangen. Siegfried Diekow zeigt, worauf Sie achten sollten.

Eine vollständige Projektdokumentation beginnt mit der Erstellung eines Projekthandbuchs und endet mit den Übergabedokumenten. In Projekten kommt es jedoch häufig vor, dass alle Aktivitäten, die zu einer ordnungsgemäßen Projektdokumentation gehören, als lästig und zeitraubend angesehen werden. Die Projektbeteiligten ignorieren die Vorgaben und jeder im Projekt dokumentiert und archiviert, zum Teil in Abstimmung mit den Kollegen, nach seinen eigenen Vorstellungen.

Dabei können Programmmanager bzw. Projektleiter durch die Beachtung einiger weniger Regeln die Wertschöpfung eines Projekts durch Zeitersparnis und damit Kostenersparnis wesentlich steigern. Welche Regeln das sind, zeigt dieser Beitrag.

Wenn jeder seine eigenen Brötchen backt…

Ignorieren Projektmitarbeiter die Vorgaben und arbeiten nach eigenen Vorstellungen, entstehen typische Probleme: Jeder speichert seine Dokumente nach bestem Wissen auf dem schnell eingerichteten Projektlaufwerk ab, die Namensgebung der Dokumente ist uneinheitlich, die Versionsführung ist unterschiedlich oder fehlt, Suchzeiten erhöhen sich, die Vorbereitungszeit für Berichte ist hoch.

Gibt es jedoch bereits zu Projektbeginn im Kick-off-Meeting verbindliche Vereinbarungen, lassen sich diese Probleme zum größten Teil beheben.

Beispiel: Start eines großen Datawarehouse-Projekts mithilfe eines dreitägigen Kick-off-Meetings

Die Auftraggeber (Bereichsleiter zweier Fachabteilungen), das Programm-Management (fachlich sowie IT) sowie die einzelnen Projektleiter finden sich zum Projektstart zu einem dreitägigen Kick-off-Meeting zusammen.

In diesen drei Tagen werden der Scope, der Masterplan, die Abgrenzung der Projekte und die Meilensteine

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