Projektziele ermitteln, beschreiben und einordnen

Teil 1:
Werkzeuge und Methoden zur Zielentwicklung

Projektziele legitimieren das Projekt, motivieren die Projektbeteiligten, helfen bei Entscheidungen und unterstützen den ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. bei Planung, SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. und Überwachung. Am ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. sind sie der Vergleichsmaßstab für die AbnahmeAbnahmeDie Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte ↑Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat. des Projekts. Trotz dieser zentralen Bedeutung für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. werden beim Finden und Beschreiben von Zielen in der Praxis häufig FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. gemacht. Horst Peterjohann beschreibt in diesem Artikel ein strukturiertes Vorgehen, mit dem der (Vor-)Projektmanager die Projektziele zuverlässig ermitteln, beschreiben und bewerten kann. Er stellt die dafür notwendigen Methoden dar und zeigt, wie Sie Projektziele richtig formulieren.

Projektziele ermitteln, beschreiben und einordnen

Teil 1:
Werkzeuge und Methoden zur Zielentwicklung

Projektziele legitimieren das Projekt, motivieren die Projektbeteiligten, helfen bei Entscheidungen und unterstützen den ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. bei Planung, SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. und Überwachung. Am ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. sind sie der Vergleichsmaßstab für die AbnahmeAbnahmeDie Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte ↑Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat. des Projekts. Trotz dieser zentralen Bedeutung für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. werden beim Finden und Beschreiben von Zielen in der Praxis häufig FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. gemacht. Horst Peterjohann beschreibt in diesem Artikel ein strukturiertes Vorgehen, mit dem der (Vor-)Projektmanager die Projektziele zuverlässig ermitteln, beschreiben und bewerten kann. Er stellt die dafür notwendigen Methoden dar und zeigt, wie Sie Projektziele richtig formulieren.

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Projektziele haben viele Funktionen: Sie legitimieren das Projekt, dienen zur MotivationMotivation"Motivation" ist einerseits ein zentraler Begriff der Psychologie, der dort fachspezifisch zur Beschreibung menschlichen Verhaltens verwendet wird. Die Arbeitspsychologie wendet diesen Motivationsbegriff auf die spezielle Situation der Arbeitswelt an und versucht so, z.B. Regeln für Mitarbeiterführung zu entwickeln. und InformationInformationIm Projektmanagement wird der Begriff " Information " aus Sicht der Disziplinen Wissensmanagement, Kommunikationstheorie und Informationstheorie verwendet. Dabei ist Information zu verstehen als strukturiert und zweckorientiert aufbereitete Daten, siehe hierzu auch ↑Projektinformation . der Projektbeteiligten, helfen bei der Entscheidungsfindung und sind Grundlage für die ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess , Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen.. Weiter unterstützen sie den Projektmanager bei der Steuerung und Überwachung des Projekts und werden am Projektende zur Abnahme herangezogen.

Vor dem eigentlichen ProjektstartProjektstartProjektstart ist der Termin, zu dem der Lenkungsausschuss den Beginn des Projekts genehmigt. sollten die Ziele eines Projekts ermittelt, passend formuliert und schriftlich festgelegt werden, denn das ist eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. In vielen Untersuchungen zu "Misserfolgs- und ErfolgsfaktorenErfolgsfaktorenErfolgsfaktoren im Projektmanagement sind empirisch bestimmte Bedingungen, die dazu beitragen, dass die Stakeholder ein Projekt als erfolgreich bewerten. In der Fachliteratur und in – meist qualitativen – Untersuchungen werden regelmäßig folgende Bedingungen für eine erfolgreiche Projektdurchführung genannt: in Projekten" werden allerdings "unklare oder unrealistische Ziele" als wesentlich für das Scheitern von Projekten genannt. Obwohl dies unumstritten ist, werden beim Finden und Beschreiben von Zielen in der Praxis häufig Fehler gemacht, die darauf beruhen, dass kein einheitlicher und abgestimmter Zielentwicklungsprozess vorhanden ist.

Dieser zweiteilige Beitrag beschäftigt sich mit diesem Thema und beschreibt ein strukturiertes Vorgehen, mit dem sich Ziele (in der Vorprojektphase) ermitteln, beschreiben und bewerten lassen. Der erste Teil liefert die dafür notwendigen Methoden und zeigt zudem, wie Sie Projektziele richtig formulieren. Der zweite Teil stellt dann den kompletten Zielentwicklungsprozess an einem praxisnahen Beispiel vor.

Was sind Projektziele?

Allgemein lassen sich Ziele als gedanklich vorweggenommene Ergebnisse definieren, die einen in der Zukunft liegenden, erstrebenswerten Zustand beschreiben. Im Glossar des Projekt Magazins findet sich zum Begriff Projektziel (Angermeier, 2012): "Das Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll." Somit wird über die Projektziele das Projektergebnis im Vorhinein beschrieben. Es ergeben sich für die Praxis folgende Fragestellungen:

  • Woher kommen Ziele im Projekt und die Projektziele?
  • Wo und wann werden Projektziele ermittelt?
  • Wie werden Projektziele beschrieben?
  • Wer ist für die Erfassung der Projektziele verantwortlich?

Für die Entwicklung der Projektziele ist der Vorprojektmanager zuständig. Diese RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann). ist für die ersten, vorbereitenden Schritte im Projekt bis zur Unterzeichnung des Projektauftrags verantwortlich und kann mit dem späteren Projektmanager identisch sein.

Herkunft der Ziele

Ziele in Projekten stammen generell aus drei Quellen: vom Management des Unternehmens, vom Kunden und aus dem ProjektumfeldProjektumfeldProjektumfeld ist das System aller Faktoren, die Einfluss auf den Projektablauf haben. selbst (Tabelle 1). Die Unternehmensziele werden durch das Management übergreifend vorgegeben und sind typischerweise in den Leitlinien eines Unternehmens beschrieben. Sie haben eine übergeordnete Priorität und gelten für alle Projekte im Unternehmen – daher müssen sie unbedingt bei der Ermittlung der Projektziele berücksichtigt werden.

Auch die Kundenziele muss der Vorprojektmanager bei der Zielermittlung beachten. Sie werden im Idealfall vom Kunden selbst definiert und in einem LastenheftLastenheftDas Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Auftraggebers an den im Rahmen des Projekts zu erbringenden Leistungsumfang. Grundsätzlich sollte der Auftraggeber das Lastenheft formulieren. Es dient dann als Grundlage zur Einholung von Angeboten (Ausschreibung, Angebotsanfragen). Insbesondere im Bau und Anlagenbau wird das Lastenheft auch als Leistungsverzeichnis (LV) bezeichnet. schriftlich fixiert. Ist dies nicht der Fall, so sollte der Vorprojektmanager in Zusammenarbeit mit dem Kunden klären, welche Ziele dieser mit dem Projekt verfolgt.

Sollten sich die Unternehmensziele wie auch die Kundenziele während des Projekts ändern, kann dies enorme Auswirkungen auf das laufende Projekt haben.

Tabelle 1: Unternehmens-, Kunden- und Projektziele.

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Kommentare 3

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Teil 2:
Der Zielentwicklungsprozess im Einsatz

Projektziele sind von zentraler Bedeutung für den Projekterfolg. Dennoch gehen viele Projektverantwortliche nicht richtig vor, wenn sie Projektziele ermitteln und beschreiben. Horst Peterjohann zeigt in diesem zweiteiligen Beitrag, wie sich …

Alle Kommentare (3)

Thomas
Vinke
Dr.

Artikel ist gut und hilfreich

 

Jürgen
Sturany

In diesem hilfreichen Artikel vermisse ich die klare Unterscheidung zwischen PRODUKTZIELEN und PROJEKTZIELEN. PRODUKTZIEL = Wie sieht das aus das mit Hilfe des Projektes hergestellt werden soll incl. der Abnahmekriterien (die den Terminplan bevölkern müssen), und PROJEKTZIEL = Wir kontrolliere ich das ich mein PRODUKTZIEL unter den gegebenen Rahmenbedingungen (z.B. Termine & Kosten, etc.) erreiche. PROJEKTZIELE verfolge ich laufend. PRODUKTZIELE verfolge ich bei der Abnahme (=Q-Inspektion als Teil des QM) von Komponenten und dem Endprodukt.

 

Horst
Peterjohann

Die Unterscheidung von Zielen des Produkts (Inhalt) und des Projekts (Ablauf) wird hier nur kurz angerissen. Dabei werden die Begriffe Ergebnisziele und Vorgehensziele verwendet (siehe Bild 7).