Projektziele ermitteln, beschreiben und einordnen

Teil 2:
Der Zielentwicklungsprozess im Einsatz

Projektziele sind von zentraler Bedeutung für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab.. Dennoch gehen viele Projektverantwortliche nicht richtig vor, wenn sie Projektziele ermitteln und beschreiben. Horst Peterjohann zeigt in diesem zweiteiligen Beitrag, wie sich typische FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. vermeiden lassen. Der erste Teil beleuchtete verschiedene Werkzeuge und Methoden, die den ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. und sein Team bei der Zielermittlung unterstützen können. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt an einem Beispiel, wie sich diese Werkzeuge in einem einheitlichen Zielermittlungsprozess einsetzen lassen.

Projektziele ermitteln, beschreiben und einordnen

Teil 2:
Der Zielentwicklungsprozess im Einsatz

Projektziele sind von zentraler Bedeutung für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab.. Dennoch gehen viele Projektverantwortliche nicht richtig vor, wenn sie Projektziele ermitteln und beschreiben. Horst Peterjohann zeigt in diesem zweiteiligen Beitrag, wie sich typische FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. vermeiden lassen. Der erste Teil beleuchtete verschiedene Werkzeuge und Methoden, die den ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. und sein Team bei der Zielermittlung unterstützen können. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt an einem Beispiel, wie sich diese Werkzeuge in einem einheitlichen Zielermittlungsprozess einsetzen lassen.

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Der erste Teil dieses Artikels stellte einen einheitlichen Zielermittlungsprozess vor und beleuchtete verschiedene Werkzeuge und Methoden, die den Projektmanager und sein TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre. bei der Zielermittlung unterstützen können. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt nun den Zielermittlungsprozess an einem durchgängigen Beispiel und zeigt, worauf Sie bei der Durchführung in der Praxis achten sollten.

Praxisbeispiel: Erstellung einer neuen Website zur Produktdarstellung

Die Firma Hope-Solar möchte eine neue Website zur PräsentationPräsentationVor Gremien das Projekt und seine Ergebnisse zu präsentieren ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters. Von der Präsentation der Projektidee bzw. des Projektantrages hängt es ab, ob die Geschäftsführung das Projekt überhaupt genehmigt, bzw. der Auftraggeber den Auftrag erteilt. der eigenen Produkte erstellen. Zwar existiert bislang schon eine Produkt-Website, diese ist jedoch bereits vor einigen Jahren entwickelt worden und entspricht nicht mehr dem Stand der Technik. Die Angaben zu den Produkten sind auf der Website vorhanden, dennoch zeigt sich, dass einige Kunden mit der Darstellung nicht zufrieden sind. Daher soll eine interne Mannschaft, bestehend aus Produktmanagern, Mitgliedern der betroffenen Fachabteilungen und Software-Entwicklern, eine neue Website erstellen, die besonders viele Wünsche und Anregungen der Kunden und Mitarbeiter umsetzen soll.

Bild 1: Der Projektsteckbrief des Beispielprojekts "Neue Website".

Die StakeholderStakeholderStakeholder (synonym: Projektbeteiligte, Interessensgruppen, Interessierte Parteien) sind: Personen, Personengruppen oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder durch den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflusst werden die gegebenenfalls den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflussen für das Projekt sind schnell bestimmt und in einer Tabelle (Bild 2) aufgelistet: Im Vorfeld ließen sich bereits der Projektmanager sowie das ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter benennen. Der Projektsponsor kommt aus dem Management, steht dem Projekt positiv gegenüber und hat aufgrund seiner Stellung im Unternehmen sehr großen Einfluss auf das Projekt. Ebenfalls sehr einflussreich ist die Vertriebsabteilung, die jedoch keinen unmittelbaren Mehrwert erkennt und daher dem Projekt neutral gegenübersteht.

Treibende Kraft für das Projekt ist die Marketing-Abteilung, die sich vor allem ein neues Gesamtlayout der Website wünscht. Die beiden beteiligten Produktmanager haben eine unterschiedliche Meinung über das Projekt: Während Produktmanager A meint, mit einer neuen Website könnten seine Produkte besser dargestellt werden, hält Produktmanager B das Projekt für Ressourcenverschwendung. Die IT-Abteilung, die das Projekt technisch realisieren soll, steht dem Projekt sehr positiv gegenüber und verspricht sich Zugang zu neuen Technologien.

Bild 2: Die Stakeholderliste (Auszug) des Beispielprojekts.

Der Begriff "Kunde" wird hier für diejenigen externen Personen gewählt, die auf die Website zugreifen, um sich dort Informationen anzuschauen oder herunterzuladen. Ob sie dann tatsächlich Produkte und Dienstleistungen von Hope-Solar kaufen ist (aus Sicht des Projekts) nebensächlich.

Um einen möglichst breiten Konsens zu erreichen, wird großer Wert auf eine Zielermittlung gelegt, in die sich alle Beteiligten einbringen können. Obwohl noch keine Erfahrungen vorhanden sind, wird der Zielermittlungsprozess, der im ersten Teil dieses Fachartikels vorgestellt wurde, als Ansatz gewählt. Das Vorprojektteam setzt sich schließlich aus Mitarbeitern der direkt betroffenen Fachabteilungen (Vertrieb, Marketing, IT) zusammen. Vorprojektmanager und Vorprojektteam werden mit Unterzeichnung des Projektauftrags zum Projektmanager und Projektteam.

Ziele entwickeln in acht Schritten

Der hier beschriebene und in unserem Beispiel eingesetzte Zielentwicklungsprozess besteht aus acht Einzelschritten (Bild 3).

Bild 3: Die acht Schritte des Zielentwicklungsprozesses.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Werkzeuge und Methoden zur Zielentwicklung

Projektziele legitimieren das Projekt, motivieren die Projektbeteiligten, helfen bei Entscheidungen und unterstützen den Projektmanager bei Planung, Steuerung und Überwachung. Am Projektende sind sie der Vergleichsmaßstab für die Abnahme des …