Montagmorgen, 9 Uhr – Sie kommen aus dem Urlaub zurück und öffnen Ihr Postfach. Doch die Erholung ist schnell dahin: Unzählige Nachrichten warten auf eine Antwort. Das Entwicklerteam drängt auf technische Details zur Lösung eines Problems, während der Lenkungsausschuss einen prägnanten Statusbericht aus der Vogelperspektive erwartet. Jede Nachricht erfordert eine andere Art der Reaktion. So kann leicht ein ganzer Arbeitstag vergehen, und die eigentliche Projektarbeit bleibt auf der Strecke.

Wenn Kommunikationsaufwand das Projekt frisst

Kommunikation ist essenziell in jedem Projekt – und gleichzeitig ist sie auch einer der größten Zeitfresser. Besonders Projektleitende und Führungskräfte verbringen Stunden damit, Informationen zusammenzuführen, Berichte zu verfassen oder auf Rückfragen zu reagieren.

Denn verschiedene Zielgruppen verlangen unterschiedliche Sprache, Tonalität und Tiefe. Der kommunikative Overhead verschwendet Zeit und Energie, welche eigentlich für die strategische Steuerung gebraucht würde. Statt mit Weitblick zu führen, findet man sich schnell in einem Modus wieder, in dem es nur darum geht, Nachrichten "noch schnell" zu beantworten. Die Vogelperspektive geht dabei verloren.

Mit dem Einsatz von KI-Tools lassen sich solche Kommunikationshürden erheblich reduzieren. Die richtigen Prompts helfen dabei, Nachrichten klarer zu formulieren, Abstimmungen effizienter zu gestalten und die Kommunikation insgesamt spürbar zu entlasten. Die folgenden fünf Prompts verbessern und erleichtern die Kundenkommunikation in Ihrem Tagesgeschäft deutlich:

1. Einen Statusbericht in Minuten statt Stunden erstellen

Situation: Sie haben unbearbeitete Meeting-Notizen aus einem technischen Review:

• Thomas meldet Verzögerung bei API wegen Auth-Problem (3 Tage)
• Sarah sagt, Frontend kann mit Mocks arbeiten
• Kunde betont: Launch-Datum kritisch

Mit folgendem Prompt können Sie sich diese Notizen zu einem Management Summary mit den wichtigsten Punkten, Entscheidungen und offenen Aufgaben zusammenfassen lassen:

Aufgepasst: Die KI hat eine gewisse Kreativität. Heißt: Sie fügt oft etwas hinzu, was zuvor gar nicht definiert wurde, oder bietet einfach an, den Prompt zu erweitern. Manchmal passt das aber gar nicht zur vorgegebenen Aufgabe. Dann hat die KI die Aufgabe oder den Zusammenhang nicht richtig verstanden. Deshalb ist es wichtig, immer den Inhalt zu überprüfen und ggf. den Prompt zu verbessern!