Montagmorgen, 9 Uhr – Sie kommen aus dem Urlaub zurück und öffnen Ihr Postfach. Doch die Erholung ist schnell dahin: Unzählige Nachrichten warten auf eine Antwort. Das Entwicklerteam drängt auf technische Details zur Lösung eines Problems, während der Lenkungsausschuss einen prägnanten Statusbericht aus der Vogelperspektive erwartet. Jede Nachricht erfordert eine andere Art der Reaktion. So kann leicht ein ganzer Arbeitstag vergehen, und die eigentliche Projektarbeit bleibt auf der Strecke.

Wenn Kommunikationsaufwand das Projekt frisst

Kommunikation ist essenziell in jedem Projekt – und gleichzeitig ist sie auch einer der größten Zeitfresser. Besonders Projektleitende und Führungskräfte verbringen Stunden damit, Informationen zusammenzuführen, Berichte zu verfassen oder auf Rückfragen zu reagieren.

Denn verschiedene Zielgruppen verlangen unterschiedliche Sprache, Tonalität und Tiefe. Der kommunikative Overhead verschwendet Zeit und Energie, welche eigentlich für die strategische Steuerung gebraucht würde. Statt mit Weitblick zu führen, findet man sich schnell in einem Modus wieder, in dem es nur darum geht, Nachrichten "noch schnell" zu beantworten. Die Vogelperspektive geht dabei verloren.

Mit dem Einsatz von KI-Tools lassen sich solche Kommunikationshürden erheblich reduzieren. Die richtigen Prompts helfen dabei, Nachrichten klarer zu formulieren, Abstimmungen effizienter zu gestalten und die Kommunikation insgesamt spürbar zu entlasten. Die folgenden fünf Prompts verbessern und erleichtern die Kundenkommunikation in Ihrem Tagesgeschäft deutlich:

1. Einen Statusbericht in Minuten statt Stunden erstellen

Situation: Sie haben unbearbeitete Meeting-Notizen aus einem technischen Review:

• Thomas meldet Verzögerung bei API wegen Auth-Problem (3 Tage)
• Sarah sagt, Frontend kann mit Mocks arbeiten
• Kunde betont: Launch-Datum kritisch

Mit folgendem Prompt können Sie sich diese Notizen zu einem Management Summary mit den wichtigsten Punkten, Entscheidungen und offenen Aufgaben zusammenfassen lassen:

Aufgepasst: Die KI hat eine gewisse Kreativität. Heißt: Sie fügt oft etwas hinzu, was zuvor gar nicht definiert wurde, oder bietet einfach an, den Prompt zu erweitern. Manchmal passt das aber gar nicht zur vorgegebenen Aufgabe. Dann hat die KI die Aufgabe oder den Zusammenhang nicht richtig verstanden. Deshalb ist es wichtig, immer den Inhalt zu überprüfen und ggf. den Prompt zu verbessern!

2. Vom Transkript zum Protokoll in wenigen Sekunden

Situation: Sie haben ein automatisch generiertes Transkript eines 30-minütigen Projektaustauschs (z.B. aus MS Teams oder Zoom):

• …
• Sven: Alles klar. Laura?
• Laura: Mein Herz schlägt zwar für Berlin, das wisst ihr – ich finde die Idee immer noch toll, aber ich sehe auch die Realität. Wenn Berlin finanziell nicht drin ist, würde ich Leipzig dem Allgäu vorziehen. Also Leipzig wäre meine zweite Wahl, mit der ich leben könnte. Ich denke, da können wir das Event auch sehr spannend gestalten, auch wenn es nicht Berlin ist.
• Sven: Danke, Laura. Nadine?
• Nadine: Aus finanzieller Sicht …

Mit folgendem Prompt lässt sich aus dieser Konversation ein übersichtliches Protokoll inklusive Teilnehmerliste, Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgabenpaketen bauen:

Aufgepasst:
Die KI stellt in diesem Beispiel fest, dass Sven Geschäftsführer des Unternehmens ist. Das steht nicht im Manuskript, die KI erschließt sich das aber aus dem Kontext. Dennoch ist es wichtig, alles zu überprüfen, denn manchmal schreibt die KI unnötige Füllsätze. Bei diesem Prompt sollen allerdings nur relevante Informationen zusammengetragen werden.

3. Schwierige Nachrichten diplomatisch übermitteln

Situation: Das geplante Event droht zu scheitern. Die geplanten Trainer haben kurzfristig abgesagt.

Schlechte Nachrichten formulieren fällt schwer? Bitten Sie die KI, eine Botschaft in verschiedenen Tonalitäten für unterschiedliche Empfängergruppen zu verfassen – von nüchtern für das Management bis motivierend fürs Team:

Aufgepasst:
Es gibt natürlich Personen, die können so eine Nachricht blitzschnell schreiben. Aber viele Menschen tun sich im Ausformulieren solcher Nachrichten schwer. Für diese kann der Prompt hilfreich sein.

4. Perspektiven zur Kommunikation schwieriger Entscheidungen einnehmen

Situation: Sie müssen eine schwierige Entscheidung gegenüber dem Management vertreten, die eine signifikante Budgetüberschreitung bedeutet. Das Dilemma: Sie benötigen ein spezialisiertes Training für ein kritisches Projekt.

Option A: Ein:e Top-Trainer:in (45.000 €)

Option B: Ein unerfahrenes Trainer-Duo (18.000 €)

Die Hürde: Das genehmigte Budget liegt bei 18.000 €. Das Ziel: die Geschäftsführung davon überzeugen, die Mehrausgaben für Option A zu genehmigen, obwohl diese stark auf Kosten achtet.

Nutzen Sie also KI als Sparringpartner: Sie kann Ihnen mögliche Einwände der Geschäftsführung aufzeigen und hilft, eine überzeugende Argumentation zu entwickeln:

5. Sachlich auf eingehende, emotionale Kommunikation reagieren

Situation: Ein wichtiger Kunde sendet eine lange, emotionale E-Mail, in der er sich über mangelnde Fortschritte, schlechte Kommunikation und drohende Konsequenzen beschwert.

Bei emotionalen Kundenmails kann die KI die harten Fakten herausfiltern, die zugrundeliegenden Bedürfnisse benennen und Deeskalationsschritte vorschlagen. Sie können so sachlich reagieren und Konflikte entschärfen:

Beachten Sie immer dabei!

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Niemals sensible Kundendaten in öffentliche KI-Modelle eingeben.
• Kritisches Denken: Die KI macht Fehler / "halluziniert". Überprüfen Sie immer die Fakten.
• Menschliche Intuition: Die KI versteht keine politischen Untertöne oder die Historie einer Kundenbeziehung. Das eigene Urteilsvermögen bleibt entscheidend.

Probieren Sie es selbst!

Starten Sie klein – zum Beispiel mit der Automatisierung Ihrer Meeting-Protokolle. Schon ein erster Schritt kann ein paar Stunden pro Woche freischaufeln und Ihnen mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit geben.

Für einen tieferen Einblick in die verschiedenen Prompts empfiehlt sich die 45-minütige Websession "Mit KI die Kundenkommunikation effektiver und überzeugender gestalten". (ma)