So integrieren Sie freie Mitarbeiter richtig in Ihr Projekt

Der Markt für freie Projektmitarbeiter wächst. Immer häufiger verstärken Unternehmen ihre Projektteams mit so genannten Freelancern. Diese sind selbstständig und stellen ihre Leistungen für die Dauer eines bestimmten Projekts oder Teilprojekts zur Verfügung. Zu den Aufgaben des Projektleiters gehört es, den freien Mitarbeiter – ähnlich wie einen neuen festen Mitarbeiter – in seine Aufgaben einzuweisen und in das Team zu integrieren. Prof. Dr. Uwe Braehmer erklärt in diesem Tipp, auf was Sie dabei achten sollten, damit der freie Mitarbeiter möglichst schnell effizient arbeiten kann.

Der Markt für freie Projektmitarbeiter wächst. Immer häufiger verstärken Unternehmen ihre Projektteams mit so genannten Freelancern. Diese sind selbstständig und stellen ihre Leistungen für die Dauer eines bestimmten Projekts oder Teilprojekts zur Verfügung. Zu den Aufgaben des Projektleiters gehört es, den freien Mitarbeiter - ähnlich wie einen neuen festen Mitarbeiter - in seine Aufgaben einzuweisen und in das Team zu integrieren. Im Folgenden erhalten Sie eine Aufstellung der Dinge, die es dabei zu tun gibt. Die aufgeführten Punkte erscheinen auf den ersten Blick selbstverständlich, in der Praxis werden Aufwand und Vorlaufzeit aber häufig unterschätzt. Es ist deshalb sinnvoll, sich alle Maßnahmen noch einmal ins Gedächtnis zu rufen und die notwendige Zeit dafür einzuplanen.

Machen Sie den freien Mitarbeiter arbeitsfähig

Ihre erste Aufgabe ist es, den freien Mitarbeiter arbeitsfähig zu machen. Stellen Sie ihm also schnellstmöglich alle notwendigen Materialen und Kommunikationsmittel zur Verfügung:

  • Richten Sie einen vernetzten PC-Arbeitsplatz ein
    Oft dauert es länger als man denkt, bis die IT-Abteilung einen neuen PC-Arbeitsplatz eingerichtet hat. Vorlaufzeiten von zehn bis vierzehn Tagen sind durchaus üblich. Kümmern Sie sich also rechtzeitig darum, dass dem freien Mitarbeiter gleich nach seiner Ankunft ein PC zur Verfügung steht, auf dem alle benötigten Programme installiert sind (z.B. Software für Textverarbeitung, Grafik, Planung, Tabellenkalkulation und Präsentation) und mit dem er auch online arbeiten kann. Auf welche Laufwerke oder Ordner er Zugriff erhält, können Sie in Abstimmung mit dem EDV-Leiter Ihres Unternehmens festlegen.
  • Sorgen Sie für einen Telefonanschluss
    Häufig werden Anschlüsse bzw. Durchwahlen neuer Mitarbeiter erst mit mehrtägiger Verzögerung frei geschaltet. Das gilt erst recht, wenn für anstehende Projekte improvisierte Arbeitsräume neu bezogen werden. Insbesondere Freelancer werden von der IT-Administration leicht vergessen, weil sie nicht im Personalverzeichnis eingetragen sind. Melden Sie den Freien deshalb direkt nach Abschluss des Vertrags bei der Telefonverwaltung mit Angabe des Namens und des Arbeitsraums bzw. ‑platzes an.
  • Lassen Sie für den freien Mitarbeiter einen Firmenausweis ausstellen
    Freie Projektmitarbeiter sollten schnellstmöglich einen Firmenausweis oder ‑zugangscode erhalten. Steht dieser nicht zur Verfügung, müssen sie einen zeitlich befristeten Besucherausweis nutzen bzw. sich täglich am Firmentor oder an Gebäudeeingängen an‑ und abmelden. Das ist lästig und kostet unnötig Zeit. Wichtig: Auf dem Firmenausweis sollte der Status als freier Projektmitarbeiter vermerkt werden, damit keine arbeitsrechtlichen Ansprüche (z.B. auf Festanstellung) abgeleitet werden können.
  • Versorgen Sie den freien Mitarbeiter mit Informationen, Fachliteratur und Unterlagen
    Stellen Sie dem freien Mitarbeiter bei Arbeitsantritt die notwendigen Projektunterlagen zur Verfügung, verweisen Sie auf relevante Internetseiten oder nützliche Fachliteratur.

Integrieren Sie den freien Mitarbeiter

Der freie Mitarbeiter ist für die Zeit seines Einsatzes Teil des Teams und Ihres Unternehmens. Sie können ihm dabei helfen, sich möglichst schnell in die Organisation einzufinden.

  • Stellen Sie den freien Mitarbeiter dem Projektteam und in den relevanten Fachabteilungen vor
    Seine direkten Arbeitskollegen hat der freie Mitarbeiter meist bereits im Verlauf des Auswahlverfahrens kennen gelernt. Es ist trotzdem sinnvoll, ihn nochmals "offiziell" vorzustellen und den Kollegen kurz zu erläutern, welche Aufgaben er übernehmen wird. Gibt es Fachabteilungen, die dem Projekt zuarbeiten und es unterstützen, sollten deren Mitarbeiter den Freien ebenfalls kennen lernen. Am besten machen Sie die Vorstellungsrunde in den Fachabteilungen ein paar Tage nach Arbeitsantritt, wenn der freie Mitarbeiter sich schon ein bisschen orientieren konnte und wieder aufnahmefähig ist für neue Namen und Gesichter.
  • Arrangieren Sie eine Betriebsbesichtigung mit sachkundiger Führung
    Der freie Mitarbeiter sollte Entwicklung, Produktion, Logistik, Vertrieb oder die Entstehung und Bereitstellung der Dienstleistungen Ihres Unternehmens kennen lernen. Wenn er einen Eindruck von den Arbeitsabläufen erhält, kann er sich leichter ein Gesamtbild Ihres Unternehmens machen und sich in seiner neuen Position einfinden. Führen Sie ihn also nach der Vertragsunterzeichnung, spätestens aber zum Arbeitsantritt durch Ihren Betrieb.
  • Bieten Sie an, gemeinsam Mittag zu essen
    Bieten Sie dem freien Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag an, gemeinsam Mittag zu essen. Wenn Sie selbst keine Zeit dafür haben, bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der sich in den ersten Tagen um den Freien kümmert und ihm den Pausenraum, die Kantine oder den nahe gelegenen Imbiss zeigt. Das gemeinsame Mittagessen dient der Teamintegration und ist eine Geste der Höflichkeit und Gastfreundschaft.
  • Geben Sie Tipps für Gastronomie, Sport und Freizeit
    Ist der freie Mitarbeiter ortsfremd, kann die Personalabteilung ihm bereits nach Abschluss des Vertrags behilflich sein, eine passende Unterkunft zu finden, sei es in einer Pension, einem Gästehaus oder einem Hotel. Bei einem längeren Projekteinsatz kann auch ein Appartement in Frage kommen. In den ersten Tagen nach Arbeitsantritt steht dann vor allem die soziale Integration im Vordergrund. Wenn auch nur wenig Zeit für Freizeitaktivitäten bleibt, sind Empfehlungen bezüglich Gastronomie, Sportanlagen und Freizeiteinrichtungen meist willkommen.
  • Kontaktieren Sie "den Freien" in seiner Anfangszeit öfters
    Auch ein professioneller Freelancer ist ein Mensch und braucht soziale Integration. Zugleich können Sie ihm durch häufigere Arbeitskontakte in den Anfangstagen oder  ‑wochen eine schnellere funktionsbezogene Orientierung geben und ihn besser für Ihr Projekt motivieren. Er wird Sie als Person und als Projektleiter dafür wertschätzen. Denken Sie daran: Führung muss kommuniziert werden!

Fazit

Ein freier Mitarbeiter muss sich erst einarbeiten, bevor er im Projekt effizient mitwirken kann. Geben Sie ihm dazu die nötige Zeit. Als Projektleiter können Sie ihm die Einarbeitung erleichtern, indem Sie für die Büroausstattung, die Kommunikationsmittel und die notwendigen Informationen sorgen und den Kontakt zu den anderen Mitarbeitern herstellen. So wird der freie Mitarbeiter schneller in der Lage sein, sich und sein Know-how in die Projektarbeit einzubringen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in dem Buch "Projektmanagement für kleine und mittlere Unternehmen" von Uwe Braehmer, Hanser Wirtschaft - Carl Hanser Verlag, München 2005

 
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