Der Markt für freie Projektmitarbeiter wächst. Immer häufiger verstärken Unternehmen ihre Projektteams mit so genannten Freelancern. Diese sind selbstständig und stellen ihre Leistungen für die Dauer eines bestimmten Projekts oder Teilprojekts zur Verfügung. Zu den Aufgaben des Projektleiters gehört es, den freien Mitarbeiter - ähnlich wie einen neuen festen Mitarbeiter - in seine Aufgaben einzuweisen und in das Team zu integrieren. Im Folgenden erhalten Sie eine Aufstellung der Dinge, die es dabei zu tun gibt. Die aufgeführten Punkte erscheinen auf den ersten Blick selbstverständlich, in der Praxis werden Aufwand und Vorlaufzeit aber häufig unterschätzt. Es ist deshalb sinnvoll, sich alle Maßnahmen noch einmal ins Gedächtnis zu rufen und die notwendige Zeit dafür einzuplanen.

Machen Sie den freien Mitarbeiter arbeitsfähig

Ihre erste Aufgabe ist es, den freien Mitarbeiter arbeitsfähig zu machen. Stellen Sie ihm also schnellstmöglich alle notwendigen Materialen und Kommunikationsmittel zur Verfügung:

• Richten Sie einen vernetzten PC-Arbeitsplatz ein
  Oft dauert es länger als man denkt, bis die IT-Abteilung einen neuen PC-Arbeitsplatz eingerichtet hat. Vorlaufzeiten von zehn bis vierzehn Tagen sind durchaus üblich. Kümmern Sie sich also rechtzeitig darum, dass dem freien Mitarbeiter gleich nach seiner Ankunft ein PC zur Verfügung steht, auf dem alle benötigten Programme installiert sind (z.B. Software für Textverarbeitung, Grafik, Planung, Tabellenkalkulation und Präsentation) und mit dem er auch online arbeiten kann. Auf welche Laufwerke oder Ordner er Zugriff erhält, können Sie in Abstimmung mit dem EDV-Leiter Ihres Unternehmens festlegen.
• Sorgen Sie für einen Telefonanschluss
  Häufig werden Anschlüsse bzw. Durchwahlen neuer Mitarbeiter erst mit mehrtägiger Verzögerung frei geschaltet. Das gilt erst recht, wenn für anstehende Projekte improvisierte Arbeitsräume neu bezogen werden. Insbesondere Freelancer werden von der IT-Administration leicht vergessen, weil sie nicht im Personalverzeichnis eingetragen sind. Melden Sie den Freien deshalb direkt nach Abschluss des Vertrags bei der Telefonverwaltung mit Angabe des Namens und des Arbeitsraums bzw. ‑platzes an.
• Lassen Sie für den freien Mitarbeiter einen Firmenausweis ausstellen
  Freie Projektmitarbeiter sollten schnellstmöglich einen Firmenausweis oder ‑zugangscode erhalten. Steht dieser nicht zur Verfügung, müssen sie einen zeitlich befristeten Besucherausweis nutzen bzw. sich täglich am Firmentor oder an Gebäudeeingängen an‑ und abmelden. Das ist lästig und kostet unnötig Zeit. Wichtig: Auf dem Firmenausweis sollte der Status als freier Projektmitarbeiter vermerkt werden, damit keine arbeitsrechtlichen Ansprüche (z.B. auf Festanstellung) abgeleitet werden können.
• Versorgen Sie den freien Mitarbeiter mit Informationen, Fachliteratur und Unterlagen
  Stellen Sie dem freien Mitarbeiter bei Arbeitsantritt die notwendigen Projektunterlagen zur Verfügung, verweisen Sie auf relevante Internetseiten oder nützliche Fachliteratur.

Integrieren Sie den freien Mitarbeiter

Der freie Mitarbeiter ist für die Zeit seines Einsatzes Teil des Teams und Ihres Unternehmens. Sie können ihm dabei helfen, sich möglichst schnell in die Organisation einzufinden.