So verbessern Sie einfach und schnell die Lesbarkeit von Zahlen in Excel

Um Zahlen und Text gut lesbar darzustellen, bietet Excel standardmäßig verschiedene vordefinierte Formate an, wie z.B. Tausenderpunkte zur Gliederung langer Zahlen. Allerdings decken die vorhandenen Formate bei weitem nicht alle Anforderungen der Praxis ab. Kein Problem – denn mit wenigen Klicks können Sie Ihre eigenen Formate passgenau definieren und z.B. Nullwerte unterdrücken, lange Zahlen verkürzen oder Zellinhalte mit Zwischenberechnungen unsichtbar machen. Dieter Schiecke erklärt, wie Sie dazu vorgehen und auf was Sie dabei achten müssen.

So verbessern Sie einfach und schnell die Lesbarkeit von Zahlen in Excel

Um Zahlen und Text gut lesbar darzustellen, bietet Excel standardmäßig verschiedene vordefinierte Formate an, wie z.B. Tausenderpunkte zur Gliederung langer Zahlen. Allerdings decken die vorhandenen Formate bei weitem nicht alle Anforderungen der Praxis ab. Kein Problem – denn mit wenigen Klicks können Sie Ihre eigenen Formate passgenau definieren und z.B. Nullwerte unterdrücken, lange Zahlen verkürzen oder Zellinhalte mit Zwischenberechnungen unsichtbar machen. Dieter Schiecke erklärt, wie Sie dazu vorgehen und auf was Sie dabei achten müssen.

Um Zahlen und Texte gut lesbar darzustellen, bietet Excel zahlreiche vordefinierte Zahlenformate an. Eines dieser Formate kennen Sie sicher: Tausendertrennzeichen sorgen bei großen Zahlenwerten für mehr Übersicht (aus z.B. 44741194 wird 44.741.194). Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zahl (Bild 1) finden Sie eine Auswahl dieser Formate. Allerdings decken diese nur einen Bruchteil dessen ab, was in der Praxis benötigt wird.

Dieses Manko können Sie mit individuell definierten Zahlenformaten (Bild 1 rechts) leicht beheben. Beispiele für individuellen Formate sind:

  • Überflüssige Nullen werden ausgeblendet – statt 0,00  € oder -  € bleiben Zellen mit Nullen einfach leer.
  • Lange Zahlen werden verkürzt dargestellt – aus 44741194 werden 44,7 Mio. €.
  • Zu Datumswerten wird zusätzlich der Wochentag angezeigt – zum Beispiel Di, 14.01.2014.
  • Artikelnummern erhalten Zusätze und Trennzeichen – aus 866451423 wird so AN 86-64-5142-3.
  • Werte erhalten erklärende Maßeinheiten – aus 66,7 werden 66,7 mg oder 66,7 cm³ oder 66,7 m².

Bild 1: Über die Gruppe "Zahl" (1) auf der Registerkarte "Start" können Sie auf die elf voreingestellten Zahlenformate (2) von Excel zugreifen.
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Wie ein Zahlenformat aufgebaut ist

Bevor Sie eigene Zahlenformate anlegen, sollten Sie sich zunächst damit vertraut machen, wie Excel "tickt", wenn es Zahlen formatiert. Wenn Sie z.B. den Wert 12345 in eine Zelle tippen und dieser anschließend das Währungsformat zuweisen (Start / Zahl / Dropdown: Währung), zeigt Excel den Wert mit zwei Nachkommastellen und Eurozeichen an (Bild 2).

Bild 2: Über die Dropdown-Liste mit den voreingestellten Zahlenformaten einen Wert als Währungsbetrag anzeigen lassen.

Bewirkt wird dies durch den folgenden Formatcode:

#.##0,00 €

Sie können diesen Formatcode sehen, wenn Sie das Dialogfeld "Zellen formatieren" mit Strg+1 aufrufen und links unter "Kategorie" auf "Benutzerdefiniert" klicken. Rechts im Feld "Typ" sehen Sie dann den von Excel zugewiesenen Code (Bild 3).

Bild 3: Hinter jedem der vorgefertigten Zahlenformate steht ein bestimmter Formatcode.

Platzhalter-Zeichen

Dieses Beispiel zeigt gleichzeitig die beiden wichtigsten Platzhalter, die besonders häufig in Zahlenformaten vorkommen: die Raute ("#") und die Null ("0").

Die Raute: Sie sorgt dafür, dass nur die Ziffern angezeigt werden, die tatsächlich eingegeben wurden.

  • Eine führende Null würde also nicht angezeigt.
  • Haben Dezimalzahlen nach dem Komma mehr Stellen als Platzhalter (#) vorhanden sind, wird auf die Anzahl der eingegebenen #-Zeichen rechts vom Komma gerundet.
  • Werden mehr Ziffern vor dem Komma eingegeben als Platzhalter vorgesehen sind, werden die Ziffern zusätzlich angezeigt.

Die Null: Wird im Unterschied zur Raute als fester Platzhalter für Ziffern verwendet.

  • Am Bildschirm werden mindestens so viele Ziffern angezeigt, wie Nullen als Platzhalter im Zahlenformat enthalten sind.
  • Dieses Zahlenformat eignet sich dann, wenn Sie in Datenreihen führende Nullen brauchen, die Excel üblicherweise nicht darstellt. Geben Sie beispielsweise die Zahl "7" ein und legen Sie das benutzerdefinierte Zahlenformat "000" fest, erscheint am Bildschirm "007".

Bild 4: Je nach Zahlenformat wird der Wert "12345" unterschiedlich dargestellt.

Ein Zahlenformat kann aus bis zu vier Abschnitten bestehen

Excel kann erkennen, ob in einer Zelle ein positiver oder negativer Zahlenwert, der Wert "0" oder Text eingegeben wurde. In der Formatdefinition kann für jeden dieser Fälle ein eigenes Format definiert werden, so dass dieses z.B. positiven Werten automatisch die Schriftfarbe "Schwarz", negativen dagegen die Schriftfarbe "Rot zuweist. Insgesamt besteht die Möglichkeit, bis zu vier unterschiedliche – jeweils durch Strichpunkt voneinander getrennte – Anweisungen in einem einzigen Format unterzubringen.

Beispiel 1: Differenzierte Darstellung von Werten und Texten

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Kommentare 6

Alle Kommentare

Mesut
Yildiz
sehr hilfreich :-)
Sladan
Milinkovic
ev. hat's mit der Ländereinstellung zu tun... ich habe anstatt #.##0. "Tsd. €" mein Format so zu definieren #'##0' "Tsd. €" um zum gleichen Ergebnis zu kommen.
Jochen
Seidel
Große Zahlen verkürzt anzeigen, aber trotzdem genau rechnen. Danke für den Tipp. Ebenso die unsichtbaren Zellen mit dem Format ;;;
Juliane
Merkel
Besonders gefällt mir der "Unsichtbarmachen"-Trick, erspart einem wirklich lästige Work-Arounds :).
Guest
Genau das habe ich schon immer selbst versucht, aber nur teilweise und wenn, dann zufällig hinbekommen....
Bernd
Joussen
gute stringente Zusammenfassung
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