"Wie es in den Wald hineinschallt, so schallt es heraus" – diesen Spruch hast Du wahrscheinlich schon oft gehört. Er erinnert uns daran, dass wir mit unserem Tonfall und unserem Respekt die Beziehung zu anderen Personen beeinflussen.

Im Projekt gilt das genauso. Stakeholdermanagement bedeutet für Dich als Projektleitung nicht nur, Stakeholder zu identifizieren, ihre Interessen zu analysieren und die richtige Kommunikationsstrategie zu wählen. Es bedeutet vor allem, Beziehungen zu gestalten: zu Auftraggebenden und Kunden, zum eigenen Management, zu Fachbereichen, Projektteams, Führungskräften und externen Partnern.

Dabei wirkt etwas, das wir leicht übersehen: unsere eigene Einstellung.

Warum Deine Einstellung die Zusammenarbeit im Projekt beeinflusst

Noch bevor wir aussprechen, was wir denken, sind viele der subtilen Botschaften, die wir senden, schon unterwegs und bei unserem Gegenüber angekommen. Unsere Einstellung zeigt sich in Körpersprache, Mimik und Gestik, Tonfall und Wortwahl. Sie beeinflusst, wie wir auf Fragen reagieren, mit Widerstand umgehen und unserem Gegenüber begegnen.

Deshalb lohnt es sich, auf sie einmal aktiv den Scheinwerfer zu richten. Denn wer seine eigenen Bewertungen, Erwartungen und Emotionen kennt, kommuniziert souveräner und kann Reibungen im Projekt konstruktiver lösen. Drei Fragen helfen Dir dabei.

1. Wie ist Deine Einstellung zu Deinen Stakeholdern?

Ist bei Dir der Kunde König oder haben die "keine Ahnung, was sie da tun"? Hast Du Respekt vor der Geschäftsführung oder bist Du genervt, weil "die da oben sowieso wieder anders entscheiden"? Findest Du, dass es ohne die Fachexpertise nicht geht oder dass man "mit dieser Abteilung einfach nicht arbeiten kann"?

Deine Einstellung beeinflusst Dein Handeln: Dein Zähneknirschen bei der 15. Änderung einer Anforderung, Dein heimliches Augenrollen, wenn Du schon wieder nach dem weiteren Vorgehen gefragt wirst, oder Deine Unsicherheit, wenn ein Vorstandsmitglied im Meeting sitzt.

Mach Dir Deine eigenen Erwartungen bewusst

Schau deshalb genauer hin: Was erwartest Du von den verschiedenen Stakeholdern? Setzt Du voraus, dass sie ihre Rolle im Projekt verstehen, oder siehst Du es als Teil Deiner Aufgabe an, ihnen dabei zu helfen? Erwartest Du Verbindlichkeit, oder die Bereitschaft zum Verhandeln?

Gerade unausgesprochene Erwartungen können Beziehungen belasten. Wie bei Anforderungen im Projekt gilt auch hier: Je klarer die Erwartungen sind, umso leichter lässt sich über den gemeinsamen Lösungsraum verhandeln. Du kannst sie zum Beispiel als Euren bewährten Prozess oder als Spielregeln für eine gelungene Zusammenarbeit einführen und darüber ins Gespräch über Euer beidseitiges Verständnis kommen.

2. Wie kommunizierst Du mit Deinen Stakeholdern?

Führst Du Deine Stakeholder durch den Prozess oder wartest Du darauf, dass sie schon alles wissen? Wie selbstsicher trittst Du auf?

Mit Deiner eigenen sicheren Haltung kannst Du auch einem unsicheren Stakeholder sehr viel Vertrauen vermitteln, dass das Projekt in guten Händen ist. Dabei geht es nicht darum, auf alles eine Antwort zu haben. Es geht darum, die eigene Rolle verständlich zu machen, das Gespräch mit dem Stakeholder sicher zu führen und offenen Fragen auf beiden Seiten Raum zu geben.

Viele Projektleiter:innen schwanken je nach Stakeholder zwischen selbstbewusst und unsicher. Besonders bei hochrangigen Führungskräften, wichtigen Kunden oder anderen einflussreichen Personen. Doch auch diese Menschen wollen wissen, was auf sie zukommt, ob ihre Anforderungen gehört werden, und wie die Zusammenarbeit laufen wird.

Wenn Du allerdings mit der Einstellung ins Gespräch gehst, dass "die Geschäftsführung eigentlich wissen müsste, wie sowas läuft", wird sich das auch in Deiner Haltung, im Ton und in der Körpersprache bemerkbar machen. Und die Geschäftsführung fragt sich vielleicht, weshalb die Projektleitung ihr gegenüber so arrogant wirkt.

Mach Dir Deine eigenen Gedanken bewusst

Deshalb lohnt sich der Blick in die eigene Gedankenwelt. Mach Dir eine Liste Deiner wichtigsten Stakeholder-Gruppen oder Einzelpersonen, und notiere spontan die Sätze, die Dir zu ihnen durch den Kopf gehen. Diese Übung kannst Du auch mit Deinem Team machen. Spätestens dann, wenn Ihr frustriert oder genervt aus einem Meeting zurückkommt, hörst Du diese Sätze ohnehin.

Der Nutzen: Du agierst im Kontakt mit diesen Stakeholdern nicht mehr auf Autopilot. Und manchmal stellst Du vielleicht fest, dass andere in Deinem Team einen Kontakt gut übernehmen können, weil sie unbelasteter in eine bestimmte Beziehung starten können als Du selbst.

3. Verstehst Du den Kontext, in dem Deine Stakeholder handeln?

Stakeholder handeln nicht im luftleeren Raum. Hinter einem Verhalten, das du scheinbar verstehst, stehen Interessen, Ziele, Bedürfnisse und Risiken, die Du nicht immer auf den ersten Blick siehst.

Ich habe Software-Provider erlebt, die alles für ihren Kunden möglich gemacht haben, weil sie ihn unbedingt behalten wollten. Ebenso Implementierungspartner, die bei jedem Change Request die Augen zugedrückt haben, weil dieses Projekt ihr Referenzprojekt in einer neuen Branche werden sollte. Auf Kundenseite macht es einen Unterschied, ob eine Software nur noch bis Jahresende unterstützt wird, oder ob die neue Regulierung der Aufsichtsbehörde umgesetzt werden muss. Ein Fachbereich muss parallel sein Tagesgeschäft absichern. Eine Führungskraft wird an einem anderen Ziel gemessen als an Deinem Projekt. Ein Team hat mit dem letzten Veränderungsprojekt schlechte Erfahrungen gemacht.

Häufig erfährst Du solche Hintergründe erst im Verlauf Deines Projekts. Sie wirken sich auf den Umgang mit Verbindlichkeit, Termindruck, Erwartungen, Scope-Grenzen und viele andere Momente im Projekt aus.

Den Kontext zu kennen, erlaubt Dir, im Sinne des Projektauftrags zu agieren. Es hilft Dir, Aussagen einzuordnen und zu hinterfragen. Du kannst aufzeigen, welche Interessen oder Rahmenbedingungen dem Erfolg des Projekts entgegenstehen und wo das Projekt leidet, wenn ihr den aktuellen Kurs weiterfahrt. Damit schaffst Du Transparenz und ermöglichst Entscheidungen.

Stakeholdermanagement beginnt bei Dir

Was Du über einen Stakeholder denkst, beeinflusst, wie Du ihm begegnest. Wie Du ihm begegnest, beeinflusst Eure Beziehung. Und je besser Du den Kontext verstehst, in dem Dein Gegenüber sich bewegt, desto besser kannst Du entscheiden, was es gerade braucht: Klarheit, Orientierung, Verhandlung, eine Grenze oder ein besseres Verständnis füreinander?

Nimm deshalb Deine Stakeholder-Liste nicht nur für die klassische Analyse von Einfluss und Interesse. Ergänze diese drei Fragen und mache Dir so Deine eigene Einstellung und die Rahmenbedingungen Deiner Stakeholder bewusst:

• Wie denke ich über diesen Stakeholder?
• Wie begegne ich ihm oder der Stakeholder-Gruppe?
• Was weiß ich über seinen oder ihren Kontext?

Die Antworten verändern nicht Deinen Projektplan. Aber sie können grundlegend verändern, wie gut es Dir gelingt, die Menschen zusammenzubringen, die für den Erfolg Deines Projekts entscheidend sind. (js)