Ein Expert Debriefing wird in sechs Schritten durchgeführt:

1. Vorgespräch führen: Die Moderation bespricht mit Auftraggeber:in, Führungskraft, Expert:in und ggf. Nachfolger:in Zweck, Vorgehensweise und erwartete Ergebnisse des Expert Debriefings.

2. Persönliche Wissenslandkarte aufbauen: Die Wissenslandkarte dient dazu, einen systematischen und möglichst vollständigen Überblick über das für die betrachtete Stelle relevante Wissen des Experten / der Expertin zu schaffen.

3. Maßnahmen ableiten: Der Maßnahmenplan dient dazu, geeignete Maßnahmen zur Wissensbewahrung systematisch zu identifizieren, diese sowohl durch den:die Expert:in als auch durch den:die Nachfolger:in zu priorisieren und anschließend zeitlich zu planen.

4. Feedback einholen: Mit dem Feedback von Führungskraft und Auftraggebenden wird ein möglichst objektiver Überblick über die erforderlichen Maßnahmen zur Wissensbewahrung gewonnen. Der:die Auftraggeber:in erhält zugleich die Möglichkeit, korrigierend auf den Maßnahmenplan Einfluss zu nehmen. 

5. Maßnahmen begleiten: Die Moderation begleitet hier den:die Experten:in und den:die Nachfolgende:n bei der Durchführung der im Maßnahmenplan festgelegten Maßnahmen.

6. Reflexion moderieren: Die Reflexion dient sowohl der Kontrolle der Umsetzung als auch der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Methode Expert Debriefing.

Mit einem anonymisierten und verallgemeinerten Beispiel aus meiner Erfahrung verdeutliche ich die Durchführung der Methode.

Beispiel: Projektleiter Rudolf geht in den Ruhestand

Rudolf arbeitet seit 40 Jahren im Unternehmen. In den letzten Jahren leitete er Change Projekte und gilt im Unternehmen als anerkannter Experte zu diesem Thema. Er hat seine Regelarbeitszeit erreicht und wird in einem halben Jahr das Unternehmen verlassen. Rudolf ist einer Projektabteilung zugeordnet. Kim, die Leiterin der Abteilung, möchte, dass sein Wissen für weitere Projektleiter verfügbar gemacht wird, insbesondere für seine Nachfolgerin. Seine Stelle wurde durch eine externe Bewerberin, Anna Neuland, besetzt. Im Rahmen ihres Onboardings soll ein Expert Debriefing mit Rudolf durchgeführt werden. Auftraggeber ist Kevin, der Leiter des PMO.

Schritt 1: Führen Sie ein Vorgespräch!

Das Vorgespräch führt die Moderation mit Auftraggeber:in, Führungskraft und Expert:in; falls bereits begannt, auch mit dem:der Nachfolger:in. Es dient dazu, Zweck, Vorgehensweise und erwartete Ergebnisse des Expert Debriefings zu besprechen. Die Moderation verschafft sich dabei einen Überblick über die aktuelle Situation und die Rahmenbedingungen. Auf dieser Grundlage legen Moderation und Auftraggeber:in den inhaltlichen Fokus fest und planen die weiteren Schritte.

Das Vorgespräch übernimmt damit auch die Funktion der Auftragsklärung: Zentrale Rahmenbedingungen wie Inhalte, Zeitraum, Termine und Aufwand werden verbindlich vereinbart. Insbesondere die Verfügbarkeiten der betroffenen Personen werden dabei geklärt und berücksichtigt. Von besonderer Bedeutung ist das Commitment zwischen Auftraggeber:in bzw. Führungskraft und Expert:in. Kommt es später zu Schwierigkeiten, etwa wegen fehlender zeitlicher Ressourcen, kann auf diese Vereinbarung zurückgegriffen werden.

Strukturieren Sie das Vorgespräch nach folgender Agenda:

• Vorstellungsrunde und Rollenklärung

• Erläuterung von Ziel, Vorgehen und Ergebnissen des Expert Debriefings

• Klärung von Situation und Rahmenbedingungen, Entscheidungen zur Durchführung

• Vereinbarung der Termine für die weiteren Prozessschritte

Protokollieren Sie das Gespräch: Das erhöht die Verbindlichkeit, und bei Schwierigkeiten in der Durchführung kann darauf zurückgegriffen werden.

Beispiel: Protokoll des Vorgesprächs

Protokoll – Vorgespräch Expert Debriefing

Datum: 30.04.2026 | Ort/Format: online | Moderation: Jana

Teilnehmende: Rudolf (Experte), Anna (Nachfolgerin), Kevin (Leiter PMO, Auftraggeber), Kim (Führungskraft des Experten), Jana (Moderatorin)

1. Vorstellungsrunde und Rollenklärung 

Kevin fungiert als Auftraggeber und legt den inhaltlichen Fokus fest. Kim unterstützt als Führungskraft die Durchführung und stellt die notwendigen Ressourcen sicher. Rudolf ist zentraler Wissensträger und bringt sein Expertenwissen ein. Anna erweitert ihr Wissen durch Rudolfs Organisations- und Erfahrungswissen. Jana steuert als Moderatorin den Prozess und verantwortet die methodische Durchführung sowie die Dokumentation.

2. Ziel, Vorgehen und Ergebnisse 

Ziel ist die systematische Sicherung und Weitergabe des Erfahrungswissens von Rudolf.

3. Situation und Rahmenbedingungen

Anlass für das Expert Debriefing ist derAustritt von Rudolf aus dem Unternehmen. Der fachlicher Fokus liegt Planung, Durchführung und Nachbereitung von Change-Projekten.

4. Terminplanung

Erstellen der Wissenslandkarte (11.5.), Maßnahmenplanung (12.5.), Feedback einholen (13.5.), Maßnahmen durchführen (ab 18.5.), Reflexion des Prozesses (15.6.).

5. Commitment 

Alle Beteiligten bestätigen ihre Mitwirkung. Kim stellt die zeitliche Verfügbarkeit von Rudolf sicher. Bei Schwierigkeiten wird auf die getroffenen Vereinbarungen zurückgegriffen.