Projektmanagement in der Verwaltung: ein unterschätzter Hebel

Digitalisierungsvorhaben in der öffentlichen Verwaltung sind weit mehr als reine IT-Projekte. Sie sind umfassende Transformationsprozesse, die Strukturen, Arbeitsweisen und Haltungen verändern.

Gerade im Umfeld von Bau- und Genehmigungsverfahren treffen etablierte Verwaltungslogiken auf neue technologische Möglichkeiten. An den Schnittstellen von Recht, Organisation und Technologie wird professionelles Projektmanagement zum zentralen Erfolgsfaktor.

Während Projektmanagement in der Privatwirtschaft zunehmend als strategische Führungsaufgabe etabliert ist, gilt Projektmanagement in der Verwaltung häufig noch als operative Begleitdisziplin. Dabei ist integratives Projektmanagement der Schlüssel, um komplexe Veränderungsprozesse zu steuern, Stakeholder zu koordinieren und Visionen in umsetzbare Schritte zu übersetzen. So wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck, sondern Teil einer gezielten Organisationsentwicklung.

Besonders bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen zeigt sich Projektmanagement als Brücke zwischen Technologie, Organisation und Menschen. Projekte wie BRISE-Vienna, DigiBau Hessen oder die digitale Bauabwicklung im ELAK (Elektronischer Akt) der Stadt Linz (Projekt Digitales Bauverfahren Linz, nachfolgend DBV) verdeutlichen, wie eng technologische Innovation und methodische Steuerung miteinander verknüpft sind.

Die Brückenfunktion des Projektmanagements

Projektleitende übersetzen zwischen verschiedenen Welten: Sie verbinden strategische politische Zielsetzungen mit technischer Machbarkeit und rechtlicher Verbindlichkeit.

Daraus ergeben sich typische Herausforderungen für digitale Bauverfahren in der Verwaltung:

• Heterogene IT-Systeme und komplexe Rechtsrahmen erfordern ein strukturiertes Schnittstellenmanagement.

• Lange Entscheidungszyklen und vielschichtige Stakeholder-Landschaften verlangen nach professionellem Erwartungsmanagement.

• Begrenzte Ressourcen und Kompetenzen bedingen exakter Planung sowie der Einbindung externer Expertise.

Wirksames Projektmanagement steuert diese Dynamiken aktiv, sorgt für Transparenz, fördert eine offene Kommunikationskultur und schafft Vertrauen in den Wandel. Das Beispiel BRISE-Vienna zeigt: Entscheidend ist weniger die Technologie als die Fähigkeit der Projektleitung, IT, Recht, Organisation, Politik und Bürgerbeteiligung zu verbinden.

Der digitale Wandel in Bauverfahren – zwischen Anspruch und Realität

Bauverfahren gelten als eines der komplexesten Felder der Verwaltung. Unterschiedliche Zuständigkeiten, rechtliche Vorgaben und eine Vielzahl beteiligter Akteure führen dazu, dass Genehmigungen in Österreich oft Monate oder Jahre dauern.

Laut einer Studie der Ziviltechnikkammer Wien, Niederösterreich und Burgenland werden nur etwa 29% der Verfahren innerhalb der gesetzlichen Frist von sechs Monaten abgeschlossen. Das Resultat: wirtschaftliche Verzögerungen, steigende Baukosten und wachsende Unzufriedenheit bei Bürger:innen und Bauträgern ("Techniker fordern raschere Bauverfahren", in: trend, Nr. 53, 06/2025, S. 53).

Gleichzeitig steigt der Druck auf Verwaltungen: Klimaschutz, Wohnraummangel und gesellschaftliche Erwartungen verlangen nach effizienten, transparenten und nachhaltigen Verfahren. Digitalisierung gilt als Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderungen, doch der Weg dorthin ist herausfordernd und anspruchsvoll.

Fallbeispiel BRISE-Vienna: Digitalisierung als Pionierleistung