In Projekten geht es in erster Linie um die Erwartungen und Beziehungen von Menschen. Kaum etwas beeinflusst den Projekterfolg so stark wie die Erwartungen von Projektbeteiligten und -betroffenen. Doch genau hier beginnt oft die Unsicherheit: Eine Stakeholderliste ist schnell erstellt. Aber wer zählt zu den wirklich entscheidenden Stakeholdern? Und wie lassen sich diese Personen für das eigene Projekt gewinnen?

Kory Kogon und Suzette Blakemore stellen hierfür in ihrem Buch Projektmanagement für inoffizielle Projektleiter zwei Ansätze vor. Mit der Frage nach den fünf B finden Sie zunächst heraus, wer auf Ihrer umfangreichen Stakeholderliste Ihre wichtigsten Kontaktpersonen sind. Ein einseitiger Gesprächsleitfaden hilft Ihnen dann sicherzustellen, dass Sie im ersten Austausch mit Ihren Haupt-Stakeholdern alle relevanten Informationen und Zusagen bekommen und eine gute Beziehung zueinander aufbauen. Außerdem liefern die beiden Autorinnen vier Tipps, wie Sie zu Beginn die Aufmerksamkeit und das Commitment Ihrer vielbeschäftigten Stakeholder gewinnen.

Stakeholder identifizieren: eine erste Übersicht erstellen

Erstellen Sie in einem ersten Schritt eine Liste aller Personen, die am Projekt beteiligt sind oder davon betroffen sein könnten. In dieser Phase Ihres Stakeholdermanagements gilt das Prinzip "Quantität statt Qualität": Je mehr Personen Sie sich notieren, desto geringer ist das Risiko, dass Sie jemanden übersehen. So minimieren Sie unangenehme Überraschungen im Projektverlauf.

Als Nächstes ordnen Sie die notierten Stakeholder. Das können Sie z.B. nach Kategorien oder nach Funktionen tun, je nachdem, was für Sie und Ihr Projekt am sinnvollsten ist. Mögliche Kategorien könnten sein: Stakeholder, die Entscheidungen treffen, das Endprodukt verwenden, denken, Dinge erfinden, das Projekt befürworten, gegen das Projekt sind usw. Oder Funktionen: Finanzen, Vertrieb, Marketing, Rechtsabteilung, Produktentwicklung, Herstellung, Verwaltung, Kundenservice etc.

Sie haben nun einen umfangreichen Überblick über alle relevanten Personen, die Einfluss auf das Projekt nehmen oder vom Projekt beeinflusst werden. Doch woher wissen Sie, welche dieser Personen maßgeblich darüber entscheiden, ob Ihr Projekt Erfolg hat oder scheitert?

Haupt-Stakeholder priorisieren: 5 B als Entscheidungshilfe

Um festzustellen, wer Ihre Haupt-Stakeholder sind (manche nennen sie auch Schlüsselstakeholder, Key Stakeholder oder Entscheider:innen), können Sie sich mit einem Blick auf Ihre Stakeholderliste die Frage nach den fünf B stellen: Budget, Befugnis, Bedarf, Beziehungen und Begeisterung (Tabelle 1). Welche meiner Stakeholder erfüllen eines oder mehrere dieser Kriterien?

Tabelle 1: Die Frage nach den fünf B hilft beim Bestimmen der Haupt-Stakeholder (Kogon und Blakemore, 2025, S. 51)

Stakeholder, die das Projekt oder das Budget genehmigen und dessen Nutzen definieren, sind vergleichsweise einfach zu ermitteln (Befugnis, Budget, Bedarf). Die Fragen nach den Beziehungen und nach Begeisterung hingegen decken Stakeholder auf, die leicht übersehen werden. Sie nehmen auch dort Einfluss, wo Sie selbst diese Möglichkeit nicht haben. Denkbar sind beispielsweise bestimmte Abteilungen, aber auch Freunde oder Familienangehörige von Personen mit Entscheidungsmacht. Ihr informeller Einfluss und ihre positive oder negative Energie (z.B. in Form von Unterstützung, Kontaktherstellung oder politischen Spielchen) können wesentlich zum Projekterfolg oder -misserfolg beitragen.

Eine Vorlage für eine Stakeholderanalyse inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet das projektmagazin-Tool "Stakeholderanalyse | Vorlage Excel".

Haben Sie Ihre Haupt-Stakeholder ermittelt, lautet der nächste Schritt daher, den positiven Einfluss dieser Stakeholder auf das Projekt zu sichern und einen möglicherweise negativen Einfluss zu minimieren. Dafür benötigen Sie Informationen und Einschätzungen aus erster Hand.

Sprechen Sie deshalb frühzeitig mit möglichst vielen relevanten Stakeholdern, damit sich Annahmen, Wissenslücken und Missverständnisse gar nicht erst verfestigen: Welche Erwartungen knüpfen die einzelnen Personen an das Projekt – und warum? Welchen konkreten Mehrwert erhoffen sie sich vom Ergebnis? Je klarer Sie diese Perspektiven verstehen, desto besser können Sie Prioritäten setzen, Risiken einschätzen und Akzeptanz im Projektumfeld sichern.

Stakeholder ansprechen: 4 Tipps für den Erstkontakt

Wie kommen Sie nun an die Informationen, die Sie benötigen? Es ist nicht immer leicht, die Aufmerksamkeit vielbeschäftigter, einflussreicher Personen zu gewinnen. Als Projektleitung ist der erste Kontakt zu einem zentralen Stakeholder ein entscheidender Moment. Die folgenden Empfehlungen unterstützen Sie dabei, Ihre identifizierten Haupt-Stakeholder wirksam anzusprechen und frühzeitig eine konstruktive, vertrauensvolle Beziehung aufzubauen:

1. Achten Sie darauf, über welchen Kanal Ihr Stakeholder am liebsten kommuniziert: per E-Mail, Chatnachricht, Telefon, im persönlichen Gespräch …? So können Sie ihn direkt erreichen, und zeigen gleichzeitig, dass Sie seine Arbeitsweise respektieren.
2. Stellen Sie sich und Ihre Rolle als Projektleitung vor: Ihr Stakeholder sollte genau verstehen, warum und in welcher Rolle Sie sich an ihn wenden. Das schafft Vertrauen und fördert Offenheit im Gespräch.
3. Überbeanspruchen Sie die Zeit Ihres Gegenübers nicht: Erklären Sie kurz, welchen Beitrag Ihr Stakeholder im Projektkontext leisten kann und was (Informationen, Entscheidungen etc.) Sie dafür bis wann von ihm benötigen.
4. Hören Sie gut zu: Vermeiden Sie die voreilige Annahme, Sie wüssten bereits, was Ihr Stakeholder will. Geben Sie ihm Raum, seine Erwartungen und Perspektiven selbst zu schildern. Echte Aufmerksamkeit signalisiert Wertschätzung und ist oft der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Stakeholder befragen: mit Leitfaden souverän durchs erste Gespräch führen

Haben Sie einen Termin für einen ersten Kontakt mit einem Ihrer Haupt-Stakeholder vereinbart, können Ihnen folgende Fragen als Leitfaden während des Gesprächs Orientierung geben (Tabelle 2):

Tabelle 2: Gesprächsleitfaden für den Erstkontakt mit Stakeholdern (Kogon und Blakemore, 2025, S. 55–56)

Dabei ist es hilfreich, wenn Sie im Vorfeld und während des Gesprächs einige Aspekte berücksichtigen, um das Commitment der Stakeholder für Ihr Projekt zu sichern. Ein IT-Projekt soll hier als Beispiel dienen: Ein Unternehmen möchte ein digitales Projektportfoliomanagement-System einführen, um die Transparenz, Effizienz und Priorisierung von laufenden Projekten zu verbessern.

Projektziel

Das Projektziel sollte sich auf die Ziele der Organisation beziehen. Zeigen Sie die strategische Verankerung Ihres Projekts im Unternehmenskontext auf.

Beschreibung

Lassen Sie Ihre Stakeholder die Fragen nach dem Wie, Was und Wann des Projekts beantworten (Methoden, Meilensteine etc.).

Angestrebte Ergebnisse

Die konkreten angestrebten Ergebnisse sollten sich auf eine strategische Priorität beziehen. Bitten Sie Ihre Haupt-Stakeholder, diese genau zu beschreiben.

Abgrenzung

Bringen Sie auch in Erfahrung, was Ihre Haupt-Stakeholder für das Projekt als nicht relevant ansehen. Darauf aufbauend können Sie dann eine bewusste Entscheidung treffen, was im Rahmen des Projekts nicht berücksichtigt wird. Das hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, Zeit, Geld und Energie nicht unnötig zu verschwenden, sondern sich auf die Arbeit zu fokussieren, die am Ende wirklich einen Nutzen liefert.

Feedbackschleifen

Über Feedbackschleifen behalten Sie und Ihre Stakeholder Projektziel und -nutzen im Blick. So können Sie bei Bedarf notwendige Korrekturen frühzeitig vornehmen. Klären Sie, wer informiert wird, in welchem Umfang und Intervall und über welche Kanäle.

Personalressourcen

Fragen Sie Ihre Stakeholder nach ihrer Einschätzung: Welche Teammitglieder könnten im Hinblick auf Kompetenzen und Verfügbarkeit für das Projekt geeignet sein?

Prioritäten

Fordern Sie von Ihren Haupt-Stakeholdern eine verbindliche Aussage im Hinblick auf das Magische Dreieck: Wo liegt ihre Priorität? Ist es ihnen wichtiger, das Projekt pünktlich abzuschließen, innerhalb des Budgets zu bleiben oder die Qualitätsstandards einzuhalten? Lassen Sie sie die drei Vorgaben nach ihrer Priorität gewichten und bitten Sie sie, Ihnen die Gründe für ihre Reihenfolge zu nennen.

Abnahmekriterien

Definieren Sie gemeinsam mit Ihren Haupt-Stakeholdern, welche messbaren Ergebnisse zu welchem Zeitpunkt vorliegen müssen, um als abgeschlossen zu gelten. Klären Sie auch, wie die Abnahme erfolgt: durch eine formelle Freigabe, eine Präsentation, die Übergabe eines Dokuments …?

Fazit

Projekterfolg entsteht dort, wo Erwartungen, Einflusspotenziale und Beziehungen früh geklärt werden. Mit der Frage nach den 5 B identifizieren Sie gezielt Ihre Haupt-Stakeholder: diejenigen, die das Projekt und das Budget genehmigen und dessen Nutzen definieren, genauso wie diejenigen, die – oft unterschätzt – den Projektverlauf mit Begeisterung und informellem Einfluss maßgeblich prägen.

Überlegen Sie im nächsten Schritt ganz bewusst, wie Sie die erste Kontaktaufnahme zu Ihren Stakeholdern gestalten. Ein strukturierter Gesprächsleitfaden gibt Sicherheit im Erstgespräch und sorgt dafür, dass Sie keine entscheidenden Themen übersehen. Er unterstützt Sie dabei, verbindliche Aussagen zu zentralen Aspekten wie Projektnutzen, Prioritäten, Abgrenzung und Abnahmekriterien zu bekommen. So erhalten Sie einen ersten Überblick, vermeiden Missverständnisse und gewinnen früh das Commitment Ihrer Stakeholder.