In Projekten geht es in erster Linie um die Erwartungen und Beziehungen von Menschen. Kaum etwas beeinflusst den Projekterfolg so stark wie die Erwartungen von Projektbeteiligten und -betroffenen. Doch genau hier beginnt oft die Unsicherheit: Eine Stakeholderliste ist schnell erstellt. Aber wer zählt zu den wirklich entscheidenden Stakeholdern? Und wie lassen sich diese Personen für das eigene Projekt gewinnen?

Kory Kogon und Suzette Blakemore stellen hierfür in ihrem Buch Projektmanagement für inoffizielle Projektleiter zwei Ansätze vor. Mit der Frage nach den fünf B finden Sie zunächst heraus, wer auf Ihrer umfangreichen Stakeholderliste Ihre wichtigsten Kontaktpersonen sind. Ein einseitiger Gesprächsleitfaden hilft Ihnen dann sicherzustellen, dass Sie im ersten Austausch mit Ihren Haupt-Stakeholdern alle relevanten Informationen und Zusagen bekommen und eine gute Beziehung zueinander aufbauen. Außerdem liefern die beiden Autorinnen vier Tipps, wie Sie zu Beginn die Aufmerksamkeit und das Commitment Ihrer vielbeschäftigten Stakeholder gewinnen.

Stakeholder identifizieren: eine erste Übersicht erstellen

Erstellen Sie in einem ersten Schritt eine Liste aller Personen, die am Projekt beteiligt sind oder davon betroffen sein könnten. In dieser Phase Ihres Stakeholdermanagements gilt das Prinzip "Quantität statt Qualität": Je mehr Personen Sie sich notieren, desto geringer ist das Risiko, dass Sie jemanden übersehen. So minimieren Sie unangenehme Überraschungen im Projektverlauf.

Als Nächstes ordnen Sie die notierten Stakeholder. Das können Sie z.B. nach Kategorien oder nach Funktionen tun, je nachdem, was für Sie und Ihr Projekt am sinnvollsten ist. Mögliche Kategorien könnten sein: Stakeholder, die Entscheidungen treffen, das Endprodukt verwenden, denken, Dinge erfinden, das Projekt befürworten, gegen das Projekt sind usw. Oder Funktionen: Finanzen, Vertrieb, Marketing, Rechtsabteilung, Produktentwicklung, Herstellung, Verwaltung, Kundenservice etc.

Sie haben nun einen umfangreichen Überblick über alle relevanten Personen, die Einfluss auf das Projekt nehmen oder vom Projekt beeinflusst werden. Doch woher wissen Sie, welche dieser Personen maßgeblich darüber entscheiden, ob Ihr Projekt Erfolg hat oder scheitert?

Haupt-Stakeholder priorisieren: 5 B als Entscheidungshilfe

Um festzustellen, wer Ihre Haupt-Stakeholder sind (manche nennen sie auch Schlüsselstakeholder, Key Stakeholder oder Entscheider:innen), können Sie sich mit einem Blick auf Ihre Stakeholderliste die Frage nach den fünf B stellen: Budget, Befugnis, Bedarf, Beziehungen und Begeisterung (Tabelle 1). Welche meiner Stakeholder erfüllen eines oder mehrere dieser Kriterien?