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Gemeinkosten sind Kosten, die nicht ursächlich einem Kostenträger, z.B. einem ProduktProduktAus Projektsicht ist ein Produkt die im Lastenheft beschriebene, zu erbringende Leistung des Projekts. Meistens muss ein Projekt mehrere Produkte erstellen, um den vereinbarten Leistungsumfang zu erbringen. Die Auflistung aller zu erstellenden Produkte eines Projekts ist das sog. Leistungsverzeichnis . Die Menge aller Produkte eines Projekts definieren den sog. Projektumfang (Inhalt und Umfang, Scope)., einer Dienstleistung oder - im Projektmanagement - einem ArbeitspaketArbeitspaketEin Arbeitspaket beschreibt eine zu erbringende Leistung innerhalb eines Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Termin mit vereinbartem Aufwand geliefert werden kann. Ein Arbeitspaket kann eine interne Struktur aufweisen, deren Elemente aber aus Sicht der Projektleitung nicht einzeln betrachtet werden müssen, sondern als "Paket" gehandhabt werden können. Für jedes Arbeitspaket muss es einen Verantwortlichen geben. Ein Arbeitspaket kann somit als "Mini-Projekt" innerhalb des Projekts betrachtet werden. zuordenbar sind. Dennoch entstehen sie für notwendige Aufwände, um eine Organisationseinheit (z.B. Unternehmen, Abteilung, Einrichtung der öffentlichen Hand usw.) zu betreiben.

Beispiele für Gemeinkosten sind:

Gemeinkosten sind damit das Gegenteil von EinzelkostenEinzelkostenEinzelkosten sind unmittelbar einem Kostenträger (Arbeitspaket, Aufgabe) zuordenbare Kosten. Bei den Personalkosten sind dies das Bruttogehalt mit allen Nebenleistungen sowie den Arbeitgeberanteilen für die Sozialversicherungen. Zum Wesen der Einzelkosten gehört, dass sie direkt durch den Einsatzmitteleinsatz entstehen, während Gemeinkosten diesem indirekt zugeordnet sind. Bei den Personalkosten sind dies z.B. die Kosten für den Arbeitsplatz., die spezifisch einem Kostenträger zugeordnet werden können. Unterschieden wird zwischen "echten Gemeinkosten" und "unechten Gemeinkosten". Während bei echten Gemeinkosten tatsächlich keine verursachergerechte Zuordnung möglich ist, findet diese Zuordnung bei unechten Gemeinkosten lediglich nicht statt, da der Aufwand dafür zu hoch wäre. Ein typisches Beispiel für unechte Gemeinkosten sind Kosten für Büromaterial, da die verursachergerechte Aufschlüsselung z.B. von Druckertinte einen unangemessen hohen Aufwand bedeuten würde.

Gemeinkosten werden den wertschöpfenden Prozessen über prozentuale Aufschläge auf die Einzelkosten, durch Pauschalen oder durch interne Leistungsverrechnung (sekundäre Gemeinkosten) zugeordnet.

Erläuterungen

Da es für die KalkulationKalkulationKalkulation ist die Strukturierung, Schätzung und Berechnung von Kosten und Preisen für einen definierten Leistungsumfang. von Projekten keine Standards gibt, können Gemeinkosten auf unterschiedliche Art in die ProjektkalkulationProjektkalkulationProjektkalkulation ist die Kalkulation des für ein Projekt erforderlichen Budgets. Je nachdem, aus welchen Bestandteilen sich das Projektbudget zusammensetzt, in welchen Detaillierungsschritten die Budgetierung erfolgt und mit welcher Genauigkeit die Prognosen benötigt werden, sind hierbei unterschiedliche Kalkulationsaufgaben auszuführen. eingehen. Die einfachste Möglichkeit ist, die Gemeinkosten völlig außer Acht zu lassen. Dies kann bei rein internen Projekten aus Gründen der Einfachheit sinnvoll sein. Die zweite einfache Möglichkeit besteht darin, die spezifischen Kostensätze (Stundensätze für Personal und andere Ressourcen) so hoch anzusetzen, dass sie implizit bereits die Gemeinkosten abdecken. Dies ist weitgehend üblich bei Auftragsprojekten mit Dienstleistungscharakter (z.B. Beratung, Software-Entwicklung usw.).

Ist hingegen eine detaillierte Nachvollziehbarkeit der Projektkalkulation erforderlich, z.B. weil direkte Kosten und Gemeinkosten aus unterschiedlichen Quellen finanziert werden, sind grundsätzlich folgende Möglichkeiten der Gemeinkostenkalkulation möglich:

1. Prozentualer Gemeinkostenaufschlag auf die gesamten Projektkosten

Wenn alle Projekte einer Organisationseinheit eine sehr ähnliche interne KostenstrukturKostenstrukturRein formal ist die Kostenstruktur die Gliederungslogik, nach der die Kosten eines betrachteten Objekts (Unternehmen, Produkt, Projekt, Dienstleistung usw.) in Kostengruppen und Kostenarten aufgeteilt werden. aufweisen, können die Gemeinkosten durch einen prozentualen Aufschlag auf die AufwandsschätzungAufwandsschätzungAufwandsschätzung wird in drei Bedeutungen verwendet: Das Erstellen einer Prognose über den Aufwand, der erforderlich ist, um eine Aufgabe durchzuführen oder ein Produkt herzustellen Methode, um Aufwände zu prognostizieren Schätzwert für einen Aufwand ermittelt werden. Der Prozentsatz kann bestimmt werden, indem z.B. der Gemeinkostensatz des Unternehmens verwendet wird oder indem für einen Bezugszeitraum jeweils ein Gemeinkostensatz für Linienarbeit und Projektarbeit bestimmt wird.

2. Prozentuale Gemeinkostenaufschläge für unterschiedliche Projektkostenarten

Weisen die einzelnen Projekte eine unterschiedliche interne Kostenstruktur auf, so kann die Gemeinkostenkalkulation präzisiert werden, indem die einzelnen Kostenarten (Personalkosten, AfA, Materialkosten usw.) unterschiedliche prozentuale Aufschläge erhalten. So fallen z.B. für Personalkosten andere Gemeinkosten an als für Honorare an externe Mitarbeiter.

3. Laufzeitbezogene Gemeinkosten

Wenn Gemeinkosten unabhängig von den Einzelkosten sind, aber proportional zur DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. eines Arbeitspakets, so müssen die Gemeinkosten abhängig vom Terminplan kalkuliert werden. Dies ist z.B. der Fall bei Raummieten. Dabei ist darauf zu achten, dass diese Gemeinkosten nicht mehrmals in die Kalkulation eingehen, z.B. über die Gemeinkosten auf Personalkosten.

4. Produktbezogene Gemeinkosten

Erfolgt die Projektkalkulation produktbezogen, d.h. bezogen auf die Struktur des zu liefernden Produkts, so können Gemeinkosten auch durch prozentuale Aufschläge oder Pauschalen auf verschiedene Einzelleistungen kalkuliert werden. Beispielsweise können auf Dokumentationen Aufschläge für Bürokosten erhoben werden.

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