Personalkosten

Mit Ausnahme von Investitionsprojekten haben meist die Personalkosten den größten Anteil am Projektbudget. Wie diese kalkuliert werden und welche Kosten ihnen zugerechnet werden, ist abhängig von Branche und Unternehmen.

In der Regel rechnet man nur Kosten für angestellte Mitarbeiter des Unternehmens zu den Personalkosten. Honorare für externe Kräfte oder Auftragnehmer werden entweder den Sachkosten zugeordnet oder bilden eine eigene Kostenart. Auch die Bildung einer Kostengruppe (z.B. Gehälter und Honorare), in der die beiden Kostenarten "interne Personalkosten" und "externe Honorare" zusammengefasst werden, ist anzutreffen. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn die externen Kräfte ebenfalls nach Arbeitsstunden abrechnen.

Als grundsätzliches Kriterium für Personalkosten kann gelten, dass sie über einen Kostensatz an die Arbeitszeit (Stunden- oder Tagessatz) gekoppelt sind.

Bestandteile der Personalvollkosten sind grundsätzlich:

  • Bruttogehalt zzgl. Arbeitgeberanteile bezogen auf Stunde oder Tag (Einzelkosten)
  • Sachgemeinkosten (d.h. Kosten für Arbeitsplatz und seine Ausstattung inkl. Telekommunikationskosten)
  • Personalgemeinkosten (insbes. anteilige Verwaltungskosten wie Personalstelle, Sekretariat usw.)
Ob innerhalb des Projekts besser mit Personaleinzelkosten (den direkt den Mitarbeitern zuordenbaren Kosten), oder mit den Personalvollkosten (inkl. Gemeinkosten) gerechnet wird, hängt von der Zielsetzung der Kostenrechnung ab. Für das interne Projekt-Controlling genügt die Rechnung mit den Einzelkosten vollständig, da nur sie durch Steuerungsmaßnahmen direkt beeinflusst werden. Die Gemeinkosten sind von externen Bedingungen bestimmt und können die Kostenrechnung z.B. durch Verrechungsvorschriften unter Umständen erheblich verkomplizieren.

Zur Ermittlung des mit dem Projekt für das Unternehmen erzielten Gewinns benötigt man hingegen die Personalvollkosten, die den Aufwand des Unternehmens für das Projekt betriebswirtschaftlich korrekt beschreiben.

Vereinfacht wird die Kostenrechnung im Projekt mit Hilfe sogenannter Personalstandardkosten. Diese sind nicht auf einzelne Personen, sondern auf Qualifikationen (z.B. Ingenieur FH) oder Fähigkeiten (z.B. Konstrukteur Elektronik) bezogen und werden rückwirkend als Mittelwert der tatsächlichen Personalkosten gleich qualifizierter Mitarbeiter berechnet. Dies ist zugleich im Sinne das Datenschutzes, da die Projektleitung keine Informationen über das individuelle Gehalt der Mitarbeiter erhält. Im öffentlichen Dienst werden die Personalstandardkosten für die Gehaltsgruppen des jeweiligen Tarifvertrags gebildet. Diese Gehaltsgruppen gelten indirekt als Qualifikationsstufen.

Eine besondere Form der Personalkostenkalkulation stellt die reine Gewinnkalkulation dar, die nur bei nach Aufwand abgerechneten Dienstleistungsprojekten möglich ist. Hierbei wird den Mitarbeitern als Kostensatz direkt die Differenz zwischen dem verrechneten Kostensatz und dem internen Vollkostensatz zugeordnet. Das auf diese Art ermittelte Budget ist direkt der Projektgewinn.

Sehr weit verbreitet ist die Personalkostenkalkulation nur auf Arbeitszeitbasis. Hierbei wird ohne Berücksichtigung der Qualifikation nur die benötigte Arbeitszeit für die Arbeitspakete und das Projekt ermittelt. Als Einheiten werden, je nach Feinheit der Kalkulation Personaljahre, -monate, -tage oder -stunden verwendet. Noch anzutreffen sind die mittlerweile als veraltet zu bewertenden Bezeichnungen Mannjahre, Mannmonate usw..

Die Umrechnung der Arbeitszeiteinheiten ist keineswegs trivial. So haben z.B. ein deutsches und ein japanisches Personaljahr keineswegs die gleiche Anzahl von Personalstunden.

Bei dieser Kalkulation erhält man das Projektbudget als Angabe der benötigten Arbeitszeit. Der Vorteil dieser Angabe ist die Unabhängigkeit von Inflation und Gehaltsentwicklung.

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