Projektkostenrechnung

Die Projektkostenrechnung stellt während des gesamten Projektverlaufs Informationen über die Kostenentwicklung und Entstehung der Istkosten bereit. Sie liefert Daten für die Projektkalkulation und die Angebotskalkulation (z.B. Kostensätze), den Kostenverlauf während der Projektdurchführung und die Nachkalkulation nach Projektabschluss.

Um aussagefähige Daten in der Projektkostenrechnung zu erhalten, ist eine Integration mit dem betrieblichen Rechnungswesen – insbesondere der betrieblichen Kostenrechnung – sinnvoll.

Erläuterungen und Kommentar

Zur Erfassung der Plan-und Istkosten für ein Projekt wird ein Buchungsobjekt benötigt. Idealerweise wird hierzu ein strukturierter Projektkostenträger verwendet, der neben den Plankosten mit allen projektbezogenen Bestellvorgängen, Rechnungen, und kalkulatorischen Gemeinkostenzuschlägen bebucht wird. Daten der Aufwandserfassung werden ebenfalls auf dieses Buchungsobjekt getätigt. Alternativ dazu ist der Einsatz einer Projektkostenstelle möglich.

Um eine optimale Unterstützung des Projektcontrollings zu erreichen, sollte die Projektkostenrechnung mit den verwendeten Projektstrukturen abgestimmt sein. Das bedeutet, dass die Struktur der verwendeten Projektkostenträger den im Unternehmen üblichen Planungseinheiten im Projekt (Projektstrukturplan PSP, Teilprojekte oder Arbeitspakete) entspricht.

Die Projektkostenrechnung liefert (zu Berichtszeitpunkten) eine automatisierte mitlaufende Kalkulation, die neben einer Gegenüberstellung der Plan- und Istkosten auch das projektbezogene Bestellobligo ausweist. Dieses Bestellobligo enthält die (verbindlichen) noch ausstehenden Rechnungswerte, was bei manuellen Aufstellungen nur mit hohem Aufwand zu ermitteln ist. Im Rahmen der Nachkalkulation ermittelt die Projektkostenrechnung den Projektdeckungsbeitrag, also die Differenz zwischen Erlösen und variablen Kosten des Projekts. Voraussetzung ist, dass alle dem Projekt zuordenbaren Kosten lückenlos auf den Kostenträger gebucht wurden.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Cornelia Niklas
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Die Istkosten im Projekt richtig zu erfassen, fällt vielen Mitarbeitern nicht leicht – besonders wenn im Unternehmen nur selten Projekte durchgeführt werden. Fehlerhafte und fehlende Buchungen gehören zum Projektalltag. Häufig müssen die grundlegenden organisatorischen Voraussetzungen und ein durchgängiges Erfassungssystem erst noch geschaffen werden. Wie ein Projektleiter die Weichen hierfür stellt und welche Regeln Projektmitarbeiter bei der Zuordnung von Kosten zu einem Projekt befolgen sollten, zeigt Cornelia Niklas im vierten Teil ihrer Artikelserie.
von Cornelia Niklas
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Eine fundierte und transparente Kostenplanung, die ggf. auch spezielle Budgets für Risiken und Änderungen berücksichtigt, ist erforderlich, um später das Kostencontrolling effizient durchführen zu können. Wie ein tragfähiges Konzept für eine Kostenplanung aussehen kann und wie Sie systematisch in fünf Schritten einen Kostenplan erstellen, der die Basis für eine Projektkalkulation bildet, zeigt Cornelia Niklas anschaulich anhand vieler Beispiele aus der Praxis.
von Cornelia Niklas
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Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Basis dafür ist ein schlüssiger und strukturierter Kostenplan, der auf der Projektplanung aufbaut. Welche unterschiedlichen Herangehensweisen es gibt, um einen Kostenplan zu erstellen, und welche Grundsätze in der Praxis dabei beachtet werden sollten, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der Artikelfolge.
von Cornelia Niklas
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Projektleiter müssen nicht nur hochgesteckte Ziele, Termine und Qualitätsanforderungen erfüllen, sondern häufig sitzt Ihnen auch noch ein Projektcontroller im Nacken und verlangt eine genaue Kostenplanung mit vollständiger Zuordnung aller Kosten. Sinn und Zweck dieser Genauigkeit sind nicht immer transparent und so mancher Projektleiter sieht dies eher als Behinderung bei der "eigentlichen" Projektarbeit. Ein Trugschluss! Denn Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Cornelia Niklas erklärt im ersten Teil dieser Artikelfolge die wichtigsten Begriffe des Kostenmanagements und zeigt, wie sich Projektkosten strukturiert und übersichtlich darstellen lassen.
von Cornelia Niklas
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Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.
von Dr. Achim Kindler
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Mit einer zunehmenden Verschärfung des Wettbewerbs nimmt auch die Bedeutung einer professionellen Aufwandschätzung zu, da die geringen finanziellen Spielräume es nicht mehr erlauben, Schätzprobleme einfach durch Risikozuschläge bei der Kalkulation auszugleichen. Im zweiten und letzten Teil dieser Artikelfolge erläutert Dr. Achim Kindler vier zusätzliche Maßnahmen, um die Schätzergebnisse mittelfristig weiter zu verbessern. Darüber hinaus zeigt er, mit welcher Kritik Sie rechnen müssen, wenn Sie die beschriebenen Maßnahmen im eigenen Unternehmen umsetzen, und wie Sie darauf reagieren können.
von Dr. Martin Kärner
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Wer explodierende Kosten, überzogene Termine oder schlechte Produktqualität vermeiden will, kommt an einer wirksamen Controllingstruktur nicht vorbei. Nur so können Auftraggeber und Projektleitung den Projektverlauf im Griff behalten. Eine solche Struktur lässt sich auch in kleinen Projekten mit wenig Aufwand einrichten. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, was ein wirksames Controlling bringt und wie es aufgebaut werden kann.
von Dr. Georg Angermeier
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Wo steht das Projekt? Passt der Projektfortschritt zu den bisherigen Ausgaben und dem Zeitaufwand? Wenn der Kunde dem Projektteam diese Fragen stellt, bekommt er unterschiedliche Antworten – je nachdem, ob er mit dem Arbeitspaketverantwortlichen, dem Buchhalter oder dem Terminplaner spricht. Mittels Earned Value Management, der Projektsteuerung nach Fertigstellungswert, ist dagegen eine schnelle, einheitliche Positionsbestimmung möglich. Planung und Realität werden über einfache Messgrößen verglichen. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie diese Controlling-Methode funktioniert. Falls Sie die Methode gleich selber ausprobieren möchten, können Sie dazu die mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage verwenden.
von Dieter Schiecke
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Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres-Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Microsoft Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot-Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen.
von Dieter Schiecke
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Wenn es in Projekten um die Untersuchung der Kosten geht, führt auch beim Einsatz ausgefeilter Projektmanagement-Software kaum ein Weg an Microsoft Excel vorbei. Dieter Schiecke erläutert in seinem Beitrag am Beispiel einer Halbjahresauswertung, mit welchen Techniken und Funktionen Sie in Microsoft Excel komprimierte, übersichtliche und punktgenaue Auswertungen zu den Projektkosten erstellen können. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine Liste mit Projektkosten nach Projekten, Monaten bzw. Kostenarten auswerten und dabei mit Filtern, der Gliederungsfunktion und der Anzeige von Teilergebnissen arbeiten. Teil 2 beschreibt, wie Sie prägnante Übersichten und aussagekräftige Diagramme Ihrer Daten in einem gesonderten Arbeitsblatt erzeugen. Diese Form der Auswertung eignet sich vor allem für umfangreiche Übersichten und Präsentationen.
von Jürgen Wedelstaedt
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Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Grundlagen des Kosten- und Termincontrollings. Nach einer Übersicht über mögliche Abweichungen im Rahmen der Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung lernen Sie grundlegende Instrumente des Kosten- und Termincontrollings kennen. Denn: Ohne eine zielorientierte und systematische Planung und Überwachung von Terminen und Kosten haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance!
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