Projektkostenrechnung

Während die Buchhaltung des Unternehmens die Kosten eines Projekts entweder auf mehrere Kostenstellen (z.B. Lohn- und Gehaltskosten, Mieten, usw.) verteilt oder bestenfalls für das Projekt eine eigene Kostenstelle einrichtet, benötigt der Projektleiter für ein effektives Projekt-Controlling eine eigenständige Projektkostenrechnung. Diese ist an der Struktur des Projekts ausgerichtet ist.

Die DIN 69903 fasst den Begriff zunächst sehr allgemein als: "Planung, Überwachung und Abrechnung der Kosten eines Projektes." und lässt damit auch die Integration der Projektkostenrechnung in die Kostenrechnung des Unternehmens zu. Den spezifischen Anforderungen eines Projekts trägt die DIN Rechnung, indem sie die Abbildung der Projektkosten auf die Projektstruktur explizit als Teil der Projektkostenrechnung benennt: "Sie schließt ihre Erfassung, Verteilung und Zurechnung auf Vorgänge und Arbeitspakete mit ein."

Darüber hinaus weist die DIN 69903 in einer Anmerkung darauf hin, dass sie in Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung unterteilt werden kann.

Für das Projekt-Controlling ist die Kostenträgerrechnung die wichtigste, da Vorgänge bzw. Arbeitspakete die Kostenträger des Projekts sind. Im Gegensatz zur Kostenrechnung des Unternehmens sind bei der Projektkostenrechnung an weiteren Aspekten zu berücksichtigen:

  • Für das Projekt-Controlling sind möglichst zeitnahe (im Idealfall tagesaktuelle), dafür aber nicht exakte (je nach Projektanforderung genügen zwischen 1% bis 10% Genauigkeit) Daten erforderlich
  • Ergänzend müssen Bestell- und Vertrags-Obligo berücksichtigt werden.
  • Ggf. genügt statt einer Kostenerfassung die Erfassung des Arbeitsaufwands
Sowohl die strukturellen Unterschiede als auch die Anforderungsdifferenzen zwischen Projektkostenrechnung und Unternehmenskostenrechnung stellen hohe Anforderungen an die Kopplung von Enterprise Resource Planning-Systemen und Projektmanagement-Systemen.

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Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres-Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Microsoft Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot-Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen.
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