16
Nov 2018
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Agile Denkweise als Erfolgsfaktor für Projekte

Die Anforderungen an modernes Projektmanagement in Zeiten der Digitalisierung sind vielseitig und haben sich in allen Branchen zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor entwickelt. Um die Effizienz und den Erfolg eines Projekts zu steigern, vertrauen unsere Kunden auf den Einsatz neuer Technologien. Im Laufe der vergangenen Jahre und Monate konnten wir dabei ein deutliches Muster erkennen, das auf eine Umstrukturierung in den Unternehmen hindeutet: Der Einsatz von modernen Technologien und damit die Ausschöpfung neuer Möglichkeiten gelingen nur dann, wenn das Projektteam über eine Mentalität verfügt, die es ihm ermöglicht, die neue Freiheit in der Gestaltung und Planung eines Projekts auszunutzen erlaubt. Gleichzeitig gibt es vor allem in den Bereichen Kreativität und Kommunikation einiges für die Mitglieder des Projektteams zu tun – was dank agiler Mentalität auf eine neue Weise behandelt werden kann.

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Mehr Empathie und Kreativität dank Automatisierung

Im Mittelpunkt eines jeden Prozesses steht immer der daraus resultierende Erfolg des Unternehmens, für den Rahmenbedingungen wie Geschwindigkeit und Budgetorganisation sowie Kundenorientierung ausschlaggebend sind. Insbesondere um diese Rahmenbedingungen zu erfüllen und im Blick zu behalten, lohnen sich moderne Tools, die Standardaufgaben wie Verwaltung und Datenauswertung übernehmen. Hierbei sind beispielsweise vernetzte Kanäle besonders hilfreich, um dem Kunden angemessene Serviceleistungen schnell und über verschiedene Kommunikationskanäle bieten zu können. Dadurch sparen die Teilnehmer des Projekts dank der Übernahme von Routinearbeiten durch smarte Systeme zusätzlich kostbare Zeit. Außerdem können auch eventuelle Risiken mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Big Data frühzeitig prognostiziert werden. Schätzt beispielsweise die Software im Rahmen des Risikomanagements, dass die Preise für dringend benötigte Ressourcen in einem halben stark ansteigen werden, wäre das ein Argument dafür, das Projekt so schnell wie möglich zu starten, um diesem Risiko zu begegnen.

Die größte Veränderung im Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation wird aber nicht die Nutzung neuer Technologien an sich sein: Im Vordergrund sollte die Kultur und Struktur in der täglichen Unternehmenspraxis stehen, die als Voraussetzung für die erfolgsbringende Nutzung innovativer Technologien neu gedacht werden muss.

Keine Frage – die Möglichkeiten der Digitalisierung bieten Raum für Kreativität und motivieren zum innovativen Denken, da das Projektteam seinen Fokus auf die Planung und Umsetzung des Projekts legen kann. Doch um dauerhaft von den technischen Fortschritten zu profitieren, müssen die Teammitglieder vor allem ein grundlegendes Verständnis für diese ausbilden. Wichtig für die volle Ausschöpfung eines Projekts ist daher eine Unternehmensmentalität, die auf stetige Veränderungen ausgerichtet ist und Digitalisierung als Hilfs- und nicht als Allheilmittel sieht. Denn nur wenn klar ist, welche Möglichkeiten moderne Technologien bieten und wie diese richtig eingesetzt werden, können diese in die laufenden Prozesse eingebunden werden.

Agiles Arbeiten und eine neue Denkweise gehören zusammen!

Immer häufiger stellen wir fest, dass die Umsetzung eines Projekts unter der Nutzung von automatisierten Softwares insbesondere dann erfolgreich ist, wenn das Projektteam hiervon bereits ein Verständnis hat und bereit ist, neue Denkweisen – abseits von Strukturen und Mustern – auszuprobieren.

Deshalb benötigt der Projektleiter insbesondere integrative und kommunikative Fähigkeiten, um allen Teammitgliedern (unabhängig vom Fachgebiet) dasselbe Verständnis zu ermöglichen. Wichtig ist daher, dass alle Beteiligten neben fachlicher Expertise auch eine offene Haltung gegenüber neuen Sichtweisen haben. Dies ermöglicht ihnen eine klare Kommunikation, wodurch die Prioritäten der einzelnen Bereiche deutlich und nachvollziehbar gemacht und letztlich die wichtigsten Anliegen integriert werden können. Aus diesem Grund sind vor allem die Projekte erfolgreich, in denen möglichst viele Perspektiven aus unterschiedlichen Fachbereichen berücksichtigt werden. Durch die hohe Bandbreite an Kenntnissen kann das Projektteam Rücksicht auf ein Maximum an Risiken und Anforderungen nehmen und somit die bestmögliche Lösung finden.

In der heutigen Projektorganisation sind interdisziplinäre und flexible Teams mit flachen Hierarchien die Regel. Mit agilem Arbeiten wird in Zeiten der Digitalisierung eine Methode populär, die sich vor allem durch kreative Freiräume und selbstorganisiertes Arbeiten in Kollaborationen auszeichnet. Dadurch werden Probleme und Anregungen schneller erfasst und umgesetzt, welche durch Eigeninitiative und Motivation dank intensiver Auseinandersetzung mit einem Thema erleichtert werden. Zusätzlich wird nicht linear ein Plan abgearbeitet, sondern auf einzelne Etappenziele zugesteuert, an denen das Projekt orientiert ist und die Ziele immer wieder angepasst werden.

Vorgehensweisen und Anwendungen situativ auswählen

Agiles Arbeiten sollte weniger als Methode an sich im Vordergrund stehen, sondern vielmehr die Idee dahinter als grundlegende Haltung bei der Lösungssuche verinnerlicht sein. Das verlangt von Unternehmen, dass sie Merkmale des agilen Arbeitens – wie Erfahrungsaustausch und Unterstützung – gewährleisten und ein gemeinsames Ziel formulieren, jedoch ohne den Mitarbeitern eine bestimmte (agile) Vorgehensweise vorzugeben.

Manche Unternehmen möchten Künstliche Intelligenz oder Big Data allein deswegen nutzen, um einem Projekt das Etikett "modern" verleihen zu können. Stattdessen sollten sie mit Hilfe von Knowledge Management überlegen, an welcher Stelle sich diese Anwendungen und Services für sie wirklich lohnen und das Projekt bereichern. Vor allem bei Projekten im Bereich Change Management steigt die Bedeutung dieser Kompetenz: Aufgrund der hohen Komplexität in der Planung und Organisation sollten Ressourcen aller Art berücksichtigt und Informationen sowie Wissen an der richtigen Stelle eingesetzt werden.

Digitalisierung mit Mut und Engagement richtig einsetzen

Der Einsatz moderner Technologien im Zuge der Digitalisierung wird zum Standard für erfolgreiches Projektmanagement. Um dies so produktiv und effizient wie möglich zu gestalten, sind jedoch auch kulturelle Veränderungen innerhalb der Unternehmen notwendig, da deren Nutzung allein nicht zum Ziel führt.

Wichtig ist somit zu erklären, weshalb eine Technologie zum Einsatz kommt und was diese tatsächlich leisten kann. Wenn die Vielfalt und die Möglichkeiten der Technologien hinter der Digitalisierung ernst genommen und mit Experten im Hinblick auf die Geschäftsziele betrachtet wird, können ganz neue Wege eingeschlagen werden und zeit- und kostensparende Maßnahmen zur Umsetzung ermöglicht werden.

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