02
Mar 2018
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Geschwindigkeit im Projekt: 7 Tipps, um sie zu meistern

Geschwindigkeit wird immer mehr zu einem Thema in unserer (Arbeits-)Welt, dem man sich nicht entziehen kann. Schon gar nicht im Projektmanagement. Vielfach wird über zu hohen Leistungsdruck durch steigende Geschwindigkeit gejammert. Aber das bringt aus meiner Sicht nachhaltig gar nichts. Außer, dass einem die Gesprächspartner meist recht geben und zustimmend nicken. Eine kurzfristige Freude.

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Aber sicher keine Verbesserung der persönlichen Situation. Viel wichtiger ist es, mit dem Thema Geschwindigkeit gut umgehen zu lernen. Dafür ist eine der wichtigsten Maßnahmen, sich vor Augen zu führen: Speed ist grundsätzlich weder gut noch schlecht, seine Bedeutung ist vielmehr situationsabhängig. Für den Umgang mit Speed habe ich für Sie sieben Empfehlungen.

1. Behalten Sie die Kontrolle

Zuvorderst ist es wichtig, die Kontrolle über die Geschwindigkeit in unserem (Arbeits-)Leben zu behalten. Das heißt nicht, alle Dinge langsamer zu machen; sondern Situationen richtig einschätzen zu lernen und jeweils ein angemessenes Tempo zu wählen.

Beispiel: Im Moment einer Katastrophe handelt man so rasch es geht: Bei einer grundsätzlichen Projektplanung lässt man sich Zeit, um ausgewogene und nüchterne Entscheidungen zu treffen.

2. Entscheiden Sie schnell

Bleiben wir beim Thema Entscheidungen: Ich bin überzeugt, dass es in der Regel besser ist, eine Entscheidung schnell zu treffen als gar nicht. Zum einen, weil die Phase der Unentschlossenheit sehr stresst und belastet – sich selbst und die Kollegen und Kolleginnen, die die Entscheidung zum Weiterarbeiten brauchen.

Natürlich erhöht dies manchmal das Fehlerrisiko. Aber die meisten Fehlentscheidungen kann man mit entsprechender Kommunikation gut und effizient revidieren. Keine oder nur sehr langwierig Entscheidungen zu treffen, jedoch frustriert das Team und ist häufig der (schleichende) Tod eines Projekts (siehe dazu die Methodensteckbriefe zur SWOT-Analyse und FORDEC).

3. Seien Sie offen für neue Methoden und Trends

Nicht nur das Team erwartet vom Projektmanager Dynamik, sondern auch die Auftraggeber. Projektmanager und Projektmanagerinnen müssen heute häufig ihre langjährig bewährten, aber weniger dynamischen Planungsmethoden über Bord werfen und ihr Mindset ändern, um weiterhin Aufträge zu bekommen.

Denn auch wenn man mit einer Methode jahrelang erfolgreich war, überzeugt das Kunden nicht mehr. Sie erwarten vom Projektmanager Agilität, Zukunftsorientierung, Innovationskraft und Lernbereitschaft für neue Tools und Sichtweisen (informieren Sie sich über aktuelle und zukünftige Trends für Projektleiter in unserer Blogparade "Projektleiter 2030 – längst abgeschafft oder Schaltzentrale der digitalen (Projekt-)Welt?").

Auch (potenzielle) Mitarbeiter – insbesondere den Nachwuchs – überzeugt man von unserer Branche nur, wenn man mit Dynamik, open-minded-Zugängen und modernen Tools ans Werk geht. Anderenfalls verlieren wir als Arbeitgeber an Attraktivität.

Ein engagierter Projektmanager ist oft wie ein Rennpferd – voller Energie, Begeisterung und dem Drang nach rascher Umsetzung. Er oder sie braucht ein entsprechendes Arbeitsumfeld und zukunftsorientierte Perspektiven, um sich wohlzufühlen und entfalten zu können.

4. Halten Sie Unsicherheit aus

Alles bis ins kleinste Detail zu planen funktioniert ohnehin nicht. Das hat es nie. In unserer komplexen, schnelllebigen Zeit funktioniert es schon gar nicht mehr. Ein Projektauftraggeber sollte sich dessen bewusst sein und das auch nicht vom Projektmanager erwarten.

Besonders im Risikomanagement ist es beispielsweise wenig sinnvoll, jedes noch so kleine Risiko ausführlich zu beleuchten und Gegenmaßnahmen zu diskutieren und zu planen. Hier ist eine sinnvolle Abschätzung der Top-10-Risken wichtiger und zeitsparender (siehe dazu auch den Blogbeitrag "10 Tipps für gutes Risikomanagement") Professionelles Projektmanagement kennzeichnet auch ein Blick für relevante Themen, Flexibilität und ein hohes Maß an Improvisationskompetenz.

5. Arbeiten Sie an Ihrer Digitalkompetenz und den Soft Skills

Flieger, Züge, Geschirrspüler, Computer & Co: Sie alle wurden und werden immer schneller. Und wir sind froh darüber. Denn sie unterstützen uns dadurch besser in unserem Leben. Das soll auch so bleiben. Auch wenn die Digitalisierung enorm eingreift in unser (Arbeits-)Leben. Es darf nicht soweit kommen, dass Projektmanager*innen in Konkurrenz zu Robotern und deren Geschwindigkeit treten. "Funktioniere immer und das schnell" kann nicht unser Ziel sein.

Vielmehr sollten wir uns die Digitalisierung zu Nutze machen, lernende Systeme immer mehr als Assistenten und durchaus auch als Entscheidungshelfer einsetzen. Natürlich, dafür sollten wir sie einigermaßen verstehen und "beherrschen". Auch wenn Hardware und Applikationen immer einfacher zu bedienen sind, müssen wir eine Basis an Digitalkompetenz haben bzw. (weiter-)entwickeln. Denn nur so kann man das digitale Zeitalter aktiv mitgestalten und mitreden bei bedeutenden Entwicklungen. De facto gibt es keine Projekte, die nicht auch digitale Komponenten haben.

Zukunftsforscher meinen ja sogar, dass Codingsprachen vermutlich neben Englisch und Mandarin die Sprachen der Zukunft werden. Hier ist unsere Lernbereitschaft in den nächsten Jahren gefordert. Aber mindestens ebenso wichtig wird es sein, unsere Soft Skills zu stärken – allen voran sollten wir unsere Empathie und Kreativität behalten. Denn das sind die Fähigkeiten, die uns auch in Zukunft garantieren, ein freudvolles, interessantes (Arbeits-)Leben führen zu können. Und erfolgreiches Projektmanagement ist nun mal vor allem eine soziale, kommunikative Tätigkeit. Das wird sie auch im "Hochgeschwindigkeitszeitalter" bleiben.

6. Nutzen Sie Unterstützung

Um als Projektleiter selbst aus dem "Gehetztsein-Modus" herauszufinden und trotz Aufgabendruck Ruhe in das Projektteam zu bringen, braucht es manchmal Hilfe von außen. Zeitmanagement-Experten, Achtsamkeitstrainer und Coaches können hier weiterhelfen. Man sollte sich nicht scheuen, sie zurate zu ziehen.

7. Besuchen Sie den pma focus 2018

Umfassend mit dem Thema beschäftigen wir uns auch beim pma focus 2018 in Wien. Unter dem Titel Speed – über den Umgang mit Zeit und Geschwindigkeit im Projektmanagement werden Fachleute aus unterschiedlichen Perspektiven das Thema beleuchten, Fragen aufwerfen und Lösungen anbieten. Mehr über den pma focus 2018 und Tickets gibt es unter www.p-m-a.at. Das vollständige Programm finden Sie ab Ende Mai 2018 auf der Website.

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