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Jul 2017
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Wo Excel im Projekt Sinn macht – und wo nicht

Noch immer ist Excel eines der meistgenutzten Softwareprogramme in Projekten – obwohl es eigentlich kein Projektmanagement-Tool ist. Jedoch ist es eines der am weitesten verbreiteten Office-Werkzeuge. Daher sind viele Projektmenschen daran gewöhnt, mit Excel zu arbeiten, die Macht der Gewohnheit sollte in diesem Zusammenhang nicht unterschätzt werden. Doch auch inhaltliche Gründe sprechen für dieses vielseitig nutzbare Tool. In diesem Beitrag möchte ich kurz erörtern, wo der Einsatz von Excel als Projektmanagement-Tool Sinn macht – und wo nicht.

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Hier liegen die Stärken von Excel

Die einfache Aufgabenliste lässt sich schön in einer Excel-Tabelle erfassen, die dann den Ausgangspunkt für die Projektplanung bildet. In der Anfangsphase des Projekts können Sie so einfach und schnell die To-Dos erfassen. Wenn mehrere Personen Ihre Aufgaben-Excel-Listen zusammenführen, kann man Duplikate entfernen und die Inhalte einheitlich aufbereiten, bevor sie in eine Projektplanung gekippt werden.

Genauso verhält es sich mit Checklisten. Sei es das Pflichten- oder Lastenheft, die Meeting-Checkliste oder die Checkliste zum Projektabschluss. Dafür ist Excel ideal: Das Excel-Dokument wird einfach im Projektplan an die entsprechende Aufgabe, Phase oder den Meilenstein gehängt und besteht als Template auf dem Dateiserver.

Die Kernfunktion von Excel, die Tabellen-Kalkulation, ist hervorragend dafür geeignet, Daten zu filtern, Details zu analysieren und zu visualisieren. Projektleiter benötigen diese Funktionen für ihr Reporting. Projektstatus, Budgetübersicht oder der aktuelle Plan/Ist-Aufwand lassen sich beispielsweise abteilungsübergreifend in Pivot-Tabellen visualisieren. Den Status-Quo kann man so in Excel erfassen und an involvierte Stakeholder weiterleiten oder ganz einfach ausdrucken und ins Meeting mitnehmen.

Außerdem können Sie externen Projektmitarbeitern – die auf das unternehmensinterne Projektmanagement-Tool keinen Zugriff haben – den für sie relevanten Teil des Projektplans in einer Excel-Tabelle zur Verfügung stellen. Die externen Mitarbeiter können darin die ihnen zugeteilten Aufgaben abhaken und ihre erfassten Stunden zuordnen.

Da die Daten mit dem unternehmensinternen Projektplan in Formatierung, Formulierung der Titel sowie Beschreibung der Aufgaben übereinstimmen, ist dies eine strukturiertere und nachvollziehbare Arbeitsweise. Ansonsten "schustert" sich der externe Mitarbeiter im schlimmsten Fall alles selbst zusammen und sorgt damit beim Projektleiter für extra Arbeit, da dieser mühsam alles manuell in den Projektplan übertragen und anpassen muss.

Excel bietet somit einige Vorzüge, besonders Vielseitigkeit und Flexibilität sind die größten Stärken des Programms – aber daraus ergeben sich auch seine größten Schwächen.

Wo Excel an seine Grenzen stößt

Ja, man kann Aufgabenlisten und Checklisten erstellen, aber letztendlich ist und bleibt es doch nur eine einfache Tabelle ohne Geschäftslogiken. Bei relativ kurzen Listen ist es noch einfach, den Überblick zu behalten. Sobald die Komplexität steigt und die Aufgabenliste wächst, wird es zunehmend unübersichtlich.

Ab einem gewissen Grad an Komplexität genügen einfache Listen nicht mehr, man muss mit Pivot-Tabellen und Makros arbeiten. Diese Anpassungen erfordern Zeit und Energie, und vor allem braucht man jemanden, der sich damit auskennt.

Auch als Reporting-Tool ist Excel nur bis zu einem bestimmten Punkt zu empfehlen, denn es erfüllt Anforderungen von Projektmanagern nur teilweise. Projektmanager stehen unter einem enormen Druck, Projekte pünktlich abzuschließen und im Budgetrahmen zu bleiben. Um Projekte effektiv zu steuern, müssen sie jederzeit schnell und einfach Berichte und Auswertungen generieren können. Dabei müssen die Daten nicht nur mit einem Klick verfügbar sein, sondern vor allem akkurat sein. In Excel ist das nicht immer gegeben, eine falsche Formel oder ein Tippfehler – und schon sind die Daten nicht mehr korrekt.

Zwar können in der Cloud oder über den internen Unternehmensserver mehrere Personen gleichzeitig an einem Excel-Dokument arbeiten, das erfordert jedoch extreme Disziplin von allen Beteiligten. Denn sobald jemand das Dokument lokal speichert und verändert, ist es nicht mehr synchron mit dem Online-Dokument und es kann wieder ein Versionschaos entstehen, weil die Person vergessen hat, die Änderungen in die gemeinsame Datei zu übertragen.

Und natürlich können Sie Gantt-Diagramme auch in Excel abbilden und Dank bedingter Formatierung oder sogar VBA-Programmierung Automatismen bei Anpassungen einfügen. Und selbstverständlich können Sie Ihre Ressourcenauslastung über alle Projekte hinweg mittels Pivot-Tabellen anschaulich aufbereiten. Und man kann ja immer noch ein Kommentarfeld für den Austausch unter den Projektmitarbeitern einfügen, wenn diese unbedingt kommunizieren möchten.

Vieles ist möglich – aber lohnt sich der Aufwand?

All das erfordert aber einen Mehraufwand. Diesen kann man bei weniger komplexen Projekten mit wenigen Abhängigkeiten, einer kurzen Projektdauer und einem kleinen Projektteam noch meistern. Sobald das Projekt wächst und komplexer wird, Vielzahl an Abhängigkeiten und eine große Zahl an Projektbeteiligten aufweist, müssen Sie sich fragen, ob dieser Mehraufwand auch einen Mehrwert bringt oder nicht.

Hier noch einmal eine Zusammenfassung der Herausforderungen, auf die Sie stoßen können, wenn Sie ausschließlich mit Excel ihr Projektmanagement bewältigen:

  • Änderungen lassen sich nicht in Echtzeit abbilden und erschweren dadurch die Vorhersage von Konflikten im Zeitplan.
  • Anpassungen müssen manuell überprüft werden, da Excel bei Änderungen z.B. der Formeln fehleranfällig ist.
  • Umfangreiche Projekte und Multi-Projekt-Ansichten sind schwer abbildbar.
  • Kapazitäten der Ressourcen können nicht in Echtzeit aktualisiert werden.
  • Wenn Ressourcen in mehreren Projekten eingeteilt sind, wird es schnell unübersichtlich.

Ein Tool macht noch kein Projektmanagement!

Letztendlich müssen jedes Unternehmen und jedes Projektteam selbst entscheiden, ob Excel das richtige Tool für die eigene Projektarbeit ist. Es muss keine Entweder-Oder-Entscheidung sein, Sie können Excel auch zusammen mit einer Projektmanagement-Software nutzen. Schließlich geht es vor allem darum, Projekte erfolgreich umzusetzen und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Die Anschaffung eines professionellen Projektmanagement-Tools verspricht nicht automatisch eine effektivere Projektarbeit. Denn wenn die Anschaffung des Tools nur dazu dient, den Eindruck zu erwecken, professionelles Projektmanagement zu betreiben, die Software aber nicht richtig eingesetzt wird oder die Mitarbeiter das Tool gar nicht nutzen und letztendlich doch wieder mit Excel arbeiten, dann nützt jede noch so fortgeschrittene Projektsoftware nichts (siehe dazu auch den Blogbeitrag "PM-Werkzeuge: Weniger ist mehr und besser als zu viel ")

Damit das Projektmanagement effektiv ist, muss es auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet sein, außerdem müssen eine klare Methodik sowie klare Prozesse vorliegen, nach denen Projekte durchgeführt werden, und vor allem müssen die Projektmitarbeiter auch wirklich mit dem vorhandenen Projektmanagement-Tool arbeiten. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, dann kommt es eigentlich fast nicht mehr darauf an, welches Tool Sie nutzen.

Bisher gibt es 1 Kommentar
Ich bin hinsichtlich meiner Meinung zu Excel als PM Werkzeug bis heute hin und hergerissen zwischen – sehr begrenzter - Befürwortung und vollständiger Ablehnung.
Wenn man rein gar nichts an Alternativen zur Verfügung hat, dann wird man wohl oder übel auf Excel zurückgreifen müssen. Tatsächlich kann man sich vieles an Templates, was man für die Steuerung eines Projekts benötigt selbst bauen, sich aber auch darin verlieren und unnötig viel Zeit verschwenden und Ärger einhandeln.
Die von Ihnen genannte To do Liste, Open Issue Liste oder wie auch immer man die Liste nun bezeichnen mag, in der man die Aufgaben, die Verantwortlichkeiten, den aktuellen Status dazu und Kommentare dokumentiert, hat vermutlich so ziemlich jeder Projektmanager im Laufe seines Berufslebens schon mal in Excel abgebildet. Ich auch, und deswegen betrachte ich die Nutzung von Excel selbst für diesen Zweck mit sehr gemischten Gefühlen.
Tatsächlich – das schreiben Sie ja selbst – erfordert die Nutzung von Excel für den Zweck als Open Issue Liste die Ablage der Datei auf einem zentralen Laufwerk (schlechteste Lösung), besser aber auf einem zentralen Dateimanagementsystem wie Sharepoint, Lösungen wie Projectplace, Daptiv, OneDrive, Dropbox oder ähnliches, um sicherzustellen, dass Sperrmechanismen, Versionskontrolle, Statuskontrolle des Dokuments etc. genutzt werden können und dadurch auch Redundanzen zumindest teilweise beherrschbar werden, wenn sie schon nicht vollständig vermieden werden können. Früher oder später fängt jedoch das erste Teammitglied an und speichert die Liste lokal ab, bearbeitet sie dort weiter und schon geht die Konsolidierungshölle los. Auch immer wieder gerne gesehen ist die Versendung der Liste per E-Mail an bestimmte Stakeholder. Geht so schön schnell und fördert Redundanzen und Inkonsistenzen. Der Projektleiter muss das dann irgendwie ausräumen.
Darüber hinaus ist es für mich auch immer wieder ein großes Ärgernis zu sehen, dass Excel mit zunehmender Anzahl der Einträge von Open Issues bzw. To do Items sehr unübersichtlich wird und inhaltlich redundante Einträge geradezu fördert, die man dann sehr mühsam in Team Meetings identifiziert und herausfiltern muss. Da helfen auch die Filtermechanismen nur begrenzt.
So etwas frustriert und ermüdet nicht nur den PM, sondern insbesondere die Teammitglieder und erweckt den Eindruck der PM habe seine Liste nicht im Griff. Dabei liegt das eher in der Natur des Tools begründet und der Tatsache, dass viele Mitglieder sich verständlicherweise gar nicht die Mühe machen eine über die Zeit gewachsene lange Excel Liste zunächst nach bereits bestehenden Einträgen zu einem Thema zu durchforsten bevor sie einen neuen und damit redundanten Eintrag anlegen.
Ganz übel wird es dann in der berühmten Kommentarspalte, in der mit zunehmender Kommentarhistorie die Zeilen eines einzigen Eintrags immer größer werden und das Handling der Liste darunter fürchterlich leidet. Auch das Verlinken zu anderen Dokumenten, die einen Eintrag ggf. näher erläutern führt in der Praxis früher oder später zu vielen Problemen.
Nicht nur diese Probleme sind es, warum ich Kanban Boards für das Issue und Taskmanagement heute viel besser finde, in denen Kommentare und längere Kommentarhistorien wesentlich übersichtlicher gespeichert sind, die Möglichkeit von Attachments besteht, die zentral und in historischen Versionen gespeichert werden etc. Beispielhaft seien genannt Trello, Asana, das relativ junge, neue Produkt Microsoft Planner und ähnliches.
Excel als Instrument für die Projektplanung einzusetzen halte ich nur dann für sinnvoll, wenn es um den sehr speziellen Aspekt der Kosten-/Budgetplanung geht, nicht jedoch um die Vorgangsplanung und die Abbildung der teilweise komplexen Abhängigkeiten. Wer das versucht, macht sich spätestens bei Projekten mit mehr als 20 Vorgängen (also vermutlich die große Mehrheit aller wirklichen(!) Projekte) zu einem sehr unglücklichen Menschen. Excel ist einfach kein Werkzeug für die effektive und vor allem effiziente Planung von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Vorgängen. Wer das trotzdem versucht, sei es manuell mit normalen Excel Funktionen oder gar mit VBA Unterstützung, der wird darauf einen Großteil seiner knappen und wertvollen Zeit verschwenden, spätestens bei Änderungen, Ergänzungen etc. So etwas ist und bleibt einfach die Domäne von klassischen PM Werkzeugen.
Verzeihen Sie bitte die nachfolgenden ironische Bemerkung, die nicht an Sie adressiert ist:
Wenn man „natürlich“ agile Vorgehensweisen als die einzig gültige und sinnvolle Vorgehensweise in Projekten zum unumstößlichen Dogma erhoben hat und dann konsequenterweise Gantt Charts als überflüssiges Relikt und teuflichen Repräsentant der „…längst überkommenen, kläglich gescheiterten klassischen Projektmanagement Methoden…“ erklärt, und sie damit als ein typisches und vollkommen überflüssiges Instrument des Teufels betrachtet, der hat natürlich recht, wenn er sagt, es reiche vollkommen aus, Excel für die Projektplanung verwenden, bpsw. um Burn-down Charts zu produzieren.
Allerdings sehe ich mittlerweile auch schon wieder Leute, die zuzätzlich zu einem Kanban Board wieder klassische Ganttcharts in MS Project erzeugen, weil ihnen in Kanban Boards der Überblick über die Abhängigkeiten von Vorgängen und Tasks fehlt
Lehne ich nun Excel als Werkzeug im PM ab? Nein, mit Sicherheit nicht, aber ich rate zu einer differenzierteren Betrachtung. Leider haben immer noch in vielen Unternehmen die PM´s kaum ein anderes Werkzeug zur Verfügung und häufig auch keine eigenen Budgets, um sie beschaffen zu können.
In diesem Fall befürworte ich notgedrungen den Einsatz von Excel, denn bevor man gar nichts hat, verwende man lieber ein schlechtes Tool. Den PM beneide ich jedoch nicht um die vielen Überstunden, die er von vorneherein neben seiner eigentlichen Hauptaufgabe - der Steuerung des Teams - einplanen sollte. In aller Regel gibt es in solchen Fällen nämlich auch kein Project Office oder gar ein PMO, das ggf. einen Teil der Excel Frickelei abnehmen könnte.
Dort jedoch, wo die IT Abteilung grundsätzlich ein PM Werkzeug (sei es Microsoft Projekt oder irgendein anderes vergleichbares Tool) im Angebot hat, möge man bitte versuchen es auch zu nutzen, auch wenn es natürlich erst einmal erhebliche(!) Einarbeitung und zusätzlichen initialen Aufwand erfordert. Dieser Aufwand zahlt sich mit einiger Verzögerung, dann aber spürbar aus.
All denjenigen, die Microsoft Projekt ablehnen, aus zunächst scheinbar guten nachvollziehbaren Gründen, sei aus eigener Erfahrung versichert, dass es bei einem näheren Blick auf die Ursachen der Probleme in weit über 70 Prozent aller Fälle mangelnde Schulung war und sehr selten durch funktionale Defizite des Herstellers bedingt ist.
Excel möge man bitte für das Controlling der Projektkosten sowie für Earned Value Analysen und ähnliches verwenden, wenn man - wie vermutlich die meisten PM´s - leider nicht auf eine leistungsstarke multiprojektfähige, serverbasierte PM Software zurückgreifen kann, die auch für solche Zwecke sehr leistungsfähigen Analyse-, Controlling- und Berichtsfunktionalität zur Verfügung stellt und bei der – im Gegensatz zu Excel – die jeweiligen Tools, Methoden und Werkzeuge zu großen Teilen miteinander integriert sind, was ebenfalls Zeit und Geld sparen kann, vor allem aber der Qualität des Berichtswesens und des Projektreporting deutlich zu Gute kommt. So etwas mit Excel abbilden zu wollen, ist nicht wirklich praktikabel, sorgt für Frustration, Ärger und Stress.
vor 3 Tagen 10 Stunden J. Schirra
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