Im Folgenden wird die Anwendung des Executive Summary Trees zur Vereinfachung eines komplexen Zukunftsbaums beschrieben, angelehnt an H. William Dettmers Anleitung in: "The Logical Thinking Process: A Systems Approach to Complex Problem Solving", 2007 (siehe Abschnitt "Herkunft").

Als Ausgangsmaterial für das Beispiel dient ein Gegenwartsbaum erstellt von Uwe Techt, aus den Begleitmaterialien zum Buch "Projects that Flow: Mehr Projekte in kürzerer Zeit", 2015.

Schritt 1: Prüfen Sie nochmals die Logik des Ausgangsmaterials!

Der Executive Summary Tree ist für seine Adressaten nur so überzeugend wie Ihr Ausgangsmaterial logisch ist. Prüfen Sie also Ihren Gegenwarts- oder Zukunftsbaum noch einmal eingehend (siehe Methoden Gegenwartsbaum und Zukunftsbaum). Zugleich machen Sie sich dadurch nochmals intensiv mit den vollständigen Ursache-Wirkungs-Beziehungen vertraut.

Schritt 2: Wählen Sie die relevanten Effekte aus!

Für verschiedene Stakeholder sind verschiedene negative (im Gegenwartsbaum) bzw. positive (im Zukunftsbaum) Auswirkungen besonders wichtig bzw. irrelevant. Versetzen Sie sich in die Lage der Stakeholder, denen Sie die wichtigsten Aussagen Ihrer Analyse präsentieren wollen. Betrachten Sie nun aus deren Perspektive den Ausdruck der Ausgangsgrafik und kennzeichnen Sie mit dem gelben Leuchtmarker die zwei bis vier wichtigsten Elemente. Alternativ können Sie mit dem elektronischen Dokument arbeiten.

Übertragen Sie die betreffenden Elemente in ein neues Dokument (ich nenne diese in Folge "Zieldokument"). Der zur Verfügung stehende Platz im Zieldokument sollte berücksichtigen, wie viel Sie bei Ihrer Präsentation auf einer Seite darstellen können. Ordnen Sie diese Elemente entsprechend ihrer Anordnung im Ausgangsdokument von links nach rechts am oberen Rand des Zieldokuments an. Optimal sind zwei bis vier positive bzw. negative Effekte.

Mit diesem Schritt fokussieren Sie Ihren Executive Summary Tree auf das, was für Ihre Zielgruppe besonders wichtig ist und ausreicht, um ihr eine qualifizierte Entscheidung zu ermöglichen.

Beispiel:

Sie haben vor einigen Monaten die neu geschaffene Position des Head of PMO (Project Management Office) eines Anlagenbauers angetreten. Ihre Aufgaben – ein PMO aufzubauen, die einzelkämpferisch arbeitenden Projektmanager zu einem Team zu machen und das Projektmanagement zu professionalisieren – erweisen sich schwerer als erwartet. Sie haben schon einiges versucht, aber für die Kunden sichtbare Verbesserungen konnten Sie noch nicht bewirken. Nach einem unangenehmen Gespräch mit der Geschäftsführung haben Sie eine systematische Analyse mit dem Gegenwartsbaum durchgeführt und die Kernursachen identifiziert.

Nun stehen Sie vor der Herausforderung, Ihrer Geschäftsführung diese heiklen Erkenntnisse zu präsentieren. Den gesamten Baum im Detail zu präsentieren erscheint Ihnen nicht zweckdienlich (siehe Bild 1).

Bild 1: Der gesamte Gegenwartsbaum (vergrößterte Darstellung im Anhang)
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Also beginnen Sie mit der Erstellung eines Executive Summary Trees. Aus den vielen negativen Effekten in Ihrem Gegenwartsbaum sehen Sie zwei als besonders relevant bzw. schmerzlich für die Geschäftsführung:

• "Unzufriedene Kunden, Preisdruck, Wettbewerbsfähigkeit gefährdet"
• "Ressourcen sind künstlich verknappt / leisten weniger als sie könnten"

Diese übertragen Sie ganz oben auf eine neue Folie in Ihrer Präsentationsdatei (siehe Bild 2).

Bild 2: Die für die Geschäftsführung wichtigsten Auswirkungen (unerwünschte Effekte aus dem Gegenwartsbaum)