Das Meeting läuft routiniert. Die Agenda ist voll, die Zeit knapp. Fachbereich, IT und Projektleitung stimmen die nächsten Schritte ab. Am Ende eines Tagesordnungspunktes sagt die Vertreterin des Fachbereichs: "Es wäre gut, wenn wir das bis Ende des Monats schaffen." Der IT-Projektleiter nickt. "Wir schauen, was möglich ist." Alle wirken zufrieden. Das Thema wird abgeschlossen, der nächste Punkt aufgerufen.

Vier Wochen später eskaliert die Situation. Der Fachbereich fragt nach dem Umsetzungsstand und erfährt, dass die Arbeiten noch nicht begonnen haben. Die Reaktion ist deutlich: "Wir hatten doch vereinbart, dass das bis Ende des Monats erledigt wird!" Die Antwort kommt ebenso schnell: "Nein, wir haben gesagt, wir prüfen, was möglich ist."

Beide Seiten sind irritiert. Beide sind überzeugt, klar kommuniziert zu haben. Beide haben dieselbe Besprechung erlebt.

Der Konflikt beginnt nicht in diesem Moment. Er beginnt vier Wochen früher: in dem Augenblick, in dem unterschiedliche Bedeutungen unausgesprochen bleiben.

Wie Missverständnisse entstehen

Projektarbeit lebt von Kommunikation. Anforderungen werden abgestimmt, Entscheidungen getroffen, Prioritäten festgelegt und Erwartungen geklärt. Gleichzeitig arbeiten Menschen mit unterschiedlichen Rollen, Erfahrungen und Interessen zusammen.

Gerade deshalb entsteht in Projekten ein typisches Risiko: Beteiligte verwenden dieselben Worte, verbinden damit aber unterschiedliche Vorstellungen.