Projektmanagement-Methode
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Kanban Light

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Kanban

Das hier beschriebene Kanban Light ist eine vereinfachte Variante von Kanban und dient als Nachverfolgungs- und Darstellungsmethode für definierte Aufgaben (bzw. Arbeitspakete) in Projekten mit Hilfe von Moderationskarten. Wie im originalen Kanban werden bei Kanban Light die Attribute der Aufgaben auf den Karten vermerkt. Der Aufgabenstatus wird durch die Position der Karte in einer der Rubriken des Kanban-Boards visualisiert. Das Kanban-Board – typischerweise eine Pinnwand – bildet den durch Rubriken unterteilten Hintergrund für alle Karten. Kanban Light benötigt mindestens die drei Spalten:

  • "Offen": unbearbeitete Aufgaben
  • "In Bearbeitung": Aufgaben, die durch verantwortliche Personen bearbeitet werden
  • "Erledigt": Aufgaben, deren Bearbeitung abgeschlossen wurde

Kanban Light

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Kanban

Das hier beschriebene Kanban Light ist eine vereinfachte Variante von Kanban und dient als Nachverfolgungs- und Darstellungsmethode für definierte Aufgaben (bzw. Arbeitspakete) in Projekten mit Hilfe von Moderationskarten. Wie im originalen Kanban werden bei Kanban Light die Attribute der Aufgaben auf den Karten vermerkt. Der Aufgabenstatus wird durch die Position der Karte in einer der Rubriken des Kanban-Boards visualisiert. Das Kanban-Board – typischerweise eine Pinnwand – bildet den durch Rubriken unterteilten Hintergrund für alle Karten. Kanban Light benötigt mindestens die drei Spalten:

  • "Offen": unbearbeitete Aufgaben
  • "In Bearbeitung": Aufgaben, die durch verantwortliche Personen bearbeitet werden
  • "Erledigt": Aufgaben, deren Bearbeitung abgeschlossen wurde

Einsatzmöglichkeiten

  • Überwachung und Strukturierung von Aufgaben
  • kurzfristige Steuerung des Fortschritts
  • Umschichtung der Verantwortlichkeiten für einzelne Aufgaben
  • Ad-hoc-Aufgabenplanung in terminkritischen Situationen
  • Projektsteuerung
  • Reporting bzw. Ad-hoc-Reporting

Vorteile

  • hohe Transparenz der Aufgabenplanung für das Projektteam
  • Verkürzung der Durchlaufzeit einzelner Aufgaben durch die Überwachung und Steuerung entsprechender Verantwortlichkeiten
  • kurzfristige Lieferfähigkeit durch nachgewiesenen Abschluss abgegrenzter Teilaufgaben
  • Die haptische Darstellung fördert die Identifikation der Teammitglieder mit der Aufgabenstellung stärker als die abstrakte Darstellung in traditionellen Planungsformaten (z.B. Balkenplan).
  • planerische Übersicht über alle Aufgaben, geordnet nach Status
  • Auch für Teammitglieder ohne PM-Kenntnisse ist die intuitive Visualisierung der Projektaktivitäten schnell erkennbar und leicht nachvollziehbar.
  • fördert durch die Regeltermine den teaminternen Austausch

Grenzen, Risiken, Nachteile

  • Kanban Light verliert an Wirksamkeit, wenn die Methodik nicht genau eingehalten wird.
  • Nicht dokumentierte Aufgaben gefährden die Stabilität der Methode.
  • Die Methode erfordert von allen Beteiligten hohe Disziplin.
  • nicht geeignet für Umgebungen mit hohem Dokumentationsanspruch

Ergebnis

Kanban Light hat die Abarbeitung einzelner Aufgaben zum Ziel. Die Ergebnisse im zeitlichen Verlauf des Projekts sind:

  • zu Beginn: möglichst vollständiges Set an kleinteiligen und zeitlich begrenzbaren Teilaufgaben, deren Titel auf den Kanban-Karten notiert werden
  • im Verlauf des Einsatzes: Visualisierung des aktuellen Bearbeitungszustands der Teilaufgaben, erkennbar an der Verteilung der Kanban-Karten in den entsprechenden Rubriken des Kanban-Boards
  • Visualisierung des aktuellen Arbeitsvolumens und seiner Entwicklung durch Hinzufügen weiterer Karten (neue Ideen, Ergänzungen und weitere Unterteilungen in Teilaufgaben)
  • Am Ende der Methode liefert Kanban eine Übersicht aller abgearbeiteten Aufgaben. Diese eigenen sich z.B. für Berichte oder Projektauswertungen.

Voraussetzungen

  • Die Teilaufgaben müssen definiert und bereit für die Planung sein.
  • Die Teilaufgaben sind entsprechend kompakt definiert.
  • Eine durchgängige Definition der Abnahmekriterien für Teilaufgaben muss vorliegen.
  • Die Durchlaufzeit einzelner Teilaufgaben ist gering.

Qualifizierung

Die Kanban-Regeln und Kerninhalte müssen den beteiligten Personen geläufig sein. Der Einsatz von Kanban Light in Arbeitsgruppen setzt entsprechende Moderationserfahrung voraus.

Benötigte Informationen

Neben dem Projektauftrag mit der generellen Zielsetzung des Vorhabens, sollte mindestens eine Übersicht der ersten Arbeitspakete vorhanden sein. Detaillierte Arbeitspakete werden erst bei der Erstellung und Bearbeitung des Kanban-Boards entwickelt. Eine entsprechende Hilfestellung können User Storys bieten. Eine User Story besteht aus einem oder mehreren Arbeitspaketen. Eine Kanban-Karte enthält eine definierte Teilaufgabe.

Weiter gilt es, die Aufteilung der verschiedenen Kanban-Rubriken auszuwählen. Neben den Kern-Rubriken ("Offen", "In Bearbeitung", "Erledigt"), können sich weitere Einteilungen als praktikabel erweisen. Mögliche weitere Rubriken sind z.B.:

 

  • Zeiträume wie "Quartal", "Monat", "Woche", "Tag"
  • thematische Rubriken wie "Ideen", "Pipeline", "Warten auf ... ", "Review"

 

Die einzelnen Teilaufgaben können, müssen aber nicht vollständig vorhanden sein. Fehlende Karten werden während der Methode erstellt.

Benötigte Hilfsmittel

 

  • Kanban-Board: Pinnwand, Whiteboard oder eine Wandfläche, frei von anderen Gegenständen
  • Haftnotizen / Zettel / Moderationskarten (ca. DIN A5 oder A6) und ggf. Pinn-Nadeln
  • Dunkle Flipchart-Marker oder Whiteboard-Marker
  • Weitere farbige Marker nach Bedarf zur Hervorhebung von Details (farbliche Abgrenzungen, Hervorheben von Namen …) auf Kanban-Karten

 

Beim Einsatz digitaler Kanban-Lösungen:

  • die entsprechende Software und Lizenzen
  • bei an verschiedenen Orten arbeitenden Teams: ergänzende Collaboration-Software oder andere Möglichkeiten für virtuelle Konferenzen
  • IT-Arbeitsplätze entsprechend der Anforderungen der verwendeten Software, für Teams mit Netzwerkzugang

Durchführung …

Praxistipps …

Varianten …

Herkunft

"Kanban" (jap.: Signalkarte) bezeichnet in seiner ursprünglichen Definition die Identifizierungskarte, die bei einzelnen Produktionsgütern materieller Art angebracht ist. Diese Karte enthält wesentliche Informationen des Gegenstands auf einen Blick, wie z.B.: Bezeichnung, Lieferant, Lagerort, Verbraucher, Artikelnummer und enthaltene Menge weiterer Einzelteile.

Der Japaner Taiichi Ohno entwickelte Kanban im Jahre 1947 für die Toyota Motor Corporation. Eine treffende Übersetzung zur Begründung der Methode lautet in etwa: "Es müsste doch möglich sein, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren, das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware bestimmter Spezifikation und Menge; die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt." (Hachtel, Günter; Holzbaur, Ulrich: Management für Ingenieure. Technisches Management für Ingenieure in Produktion und Logistik, Vieweg+Teubner Verlag, 2010, S. 117)

Fachartikel zur Methode

Um konkurrenzfähig zu bleiben, ist eine stetige Optimierung der Arbeitsprozesse notwendig. In der Software-Entwicklung gibt es dafür mit Software-Kanban eine einfache Methode, um den bestehenden Arbeitsprozess für das Team transparent darzustellen …
Ressourcen müssen immer zu 100% ausgelastet sein! Das glauben zumindest viele Manager, denn ansonsten würden ja unproduktive Leerlaufzeiten entstehen. Falsch, meint Dr. Arne Roock. Denn zum einen lässt eine Vollauslastung keine Freiräume zu, um …
User Stories beschreiben Anforderungen an eine Software aus Sicht des Nutzers. Obwohl sie einen klaren, einfachen Aufbau haben, gilt es bei der Konzeption einiges zu beachten. Auch müssen entsprechende Rahmenbedingungen im Unternehmen geschaffen …
Mit Kanban lassen sich Prozesse visualisieren und bestehende Abläufe nachhaltig verbessern. Die erfolgreiche Einführung von Kanban ist in der Praxis jedoch anspruchsvoller, als oft angenommen wird, und erfordert ein umsichtiges …

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Alle Kommentare

Guest
Hallo Herr Reinold, Ich bitte um kurze Erläuterung, was Ihre neue Methode “light“ macht. Sie klingt für mich so als ob wip-limits+damit kvp trigger gespart werden... Vielen Dank im Voraus und viele Grüße, Christoph Thomas
Guest
Vielen dank für so ausführliche Beschreibung! Aus Erfahrung kann ich kanban-Methode auf jedem Fall empfehlen- Meine Firma benutzt Kanbantool was einen großen Einfluss auf Produktivität und Teamarbeit hat. Im großen und ganzen, es wirkt prima ;)
Daniel
Reinold
Hallo Herr Thomas, „light“ bezieht sich auf folgende Aspekte: 1. Im Gegensatz zum klassischen Kanban-Ansatz muss die Methode nicht im Gesamtunternehmen (Produktion) integriert sein. Der Einsatz der Methode Kanban light findet im Projektteam statt. So ist die Methode relativ zügig einsatzbereit, unabhängig und bleibt im Aufwand überschaubar (keine großflächige Integration im Unternehmen). 2. Die enthaltene Information der einzelnen Karte ist übersichtlich und dabei einfach gehalten. Genau so, dass die Teilnehmer die Inhalte verstehen und ohne große Recherche und Schulungsmaßnahmen eigenständig damit arbeiten können. Zu „wip-limits+damit kvp trigger“: Korrekt, ich verzichte bei Kanban light auf wip-limit und kvp-trigger. Nachfolged die Begründung aufgrund meiner Erfahrung: Die Methode mit Verzicht auf wip-limit und kvp-trigger kann in ihrer Anwendung weitere Vorteile mit sich bringen. Dazu gehört auch die Identifikation von Bottlenecks und deren Behebung im Kontext der Anwendung ohne feste Begrenzung. Dies beobachte ich insbesondere bei unerfahrenen Projektmitarbeiter/innen, die erstmalig mit zeitlich eingeteilten (Monat, Woche...) und klar definierten Aufgaben arbeiten. Aber: Dies erfordert eine entsprechende Haltung von beiden Seiten. A) Projektleitung/Coach…: Fehler in der Einschätzung einzelner Arbeitsaufwände zulassen und den Projektmitarbeiter/innen Raum für Selbsterkenntnis lassen und B) Projektmitarbeiter/innen, die sich auf die Methode einlassen. Eine Reaktion auf Engpässe setzt die, im Steckbrief beschriebene, Selbstdisziplin in der Durchführung voraus. Konnte ich Ihre Frage damit beantworten? Viele Grüße Daniel Reinold
Guest
Hallo Herr Reinold, wenn wesentliche Praktiken von "Kanban in der IT" bzw. "Kanban in der Wissensarbeit" in der Methodendarstellung fehlen - wie: - Begrenze die gleichzeitig durchgeführten Aufgabe (WIP-Limits) - Steuere und messe den Arbeitsfluss - Etabliere Feedback-Mechanismen - Verbessere gemeinschaftlich die Abläufe stetig, dann sollte die vorgestellte Methode ggf. nicht "Kanban light" sondern "Kanban-Board" (bzw. "Task Board") heißen. Und zusätzlich wäre dann u. U. die Darstellung der umfassenderen Methode "Kanban in der Wissensarbeit" bzw. "Kanban in der IT" - orientiert am gleichnamigen Buch der Herren Klaus Leopold und Siegfried Kaltenecker - sinnvoll. Viele Grüße Ulrich von Hagen
Hallo Herr von Hagen, herzlichen Dank für Ihre Hinweise und Anregungen! Gerne nehme ich als für den Methodenbereich verantwortlicher Redakteur Ihren Wunsch nach einem Methodensteckbrief zum "richtigen" bzw. "vollständigen" Kanban für Projekte auf. Mit Ihren Anmerkungen berühren Sie ganz wesentliche Punkte, die wir in der Redaktion immer wieder intensiv diskutieren, gerade, wenn es um die Entwicklung eines neuen Formats wie den Methodenbereich geht: Wie "pragmatisch" soll die Methode dargestellt werden, wie genau muss sie sich an die "reine Lehre" halten? Gerade bei Kanban hätte es noch einige weitere Möglichkeiten gegeben, insbesondere für Controllingansätze (man denke da nur an die Messung der Verweilzeiten der Karten). Wir wollten hier bewusst einen sehr einfachen Ansatz haben, da wir davon ausgehen, dass eine hier dargestellte Methode nicht für sich allein, sondern ergänzend in einem bestehenden Projektumfeld verwendet wird. Und dieses Umfeld sorgt dann für genau die von Ihnen genannten Aspekte - PRINCE2 Agile z.B. beschreibt auch den Einsatz von Kanban innerhalb einer PRINCE2-Umgebung. Und natürlich auch: Wie benenne ich eine Methode so, dass sie beim Leser den richtigen Eindruck erweckt? Die "einzig wahre" Lösung gibt es da leider nicht. Unsere Lösung: Wir verweisen auf die Fachartikel, in denen Hintergründe und andere Sichtweisen beleuchtet werden. Wir veweisen auf Internetquellen und Fachliteratur. Und natürlich: Wir freuen uns über jeden konstruktiven Kommentar aus der PM-Community! In diesem Sinne nochmals vielen Dank für Ihren Diskussionsbeitrag!
Guest
Hallo, ich will hier ganz bestimmt nicht die "reine Lehre" predigen. Und es macht sicherlich auch Sinn, sich auf Basismethoden zu beschränken. Zur Benennung der Methode möchte ich allerdings Folgendes zu bedenken geben: Das was hier vorgestellt wird, wäre m. E. treffender mit "Kanban-Board" charakterisiert - zumal der Begriff "Kanban light" zumindest in der Industrie schon anderweitig belegt ist (vgl. z. B. http://www.geilert-kanstein.de/index.php/c-teile-management-kanbansysteme/kanban-light und https://www.wuerth-industrie.com/web/media/en/pictures/wuerthindustrie/unternehmen/download_center/Broschuere_C-Produkt_Service_DE.pdf . Viele Grüße Ulrich von Hagen
Hallo Herr von Hagen, Ihre Argumentation kann ich gut nachvollziehen - für uns sind solche Überlegungen fast schon "Tagesgeschäft". Das Problem liegt darin, dass irgendwie jede Bezeichnung Möglichkeiten für Missverständnisse bietet. Nur "Kanban-Board" zu schreiben kann z.B. bei anderen das Missverständnis hervorrufen, dass eben doch das "volle" Kanban gemeint ist. Und die korrekte Bezeichnung "Vereinfachtes Kanban für IT-Projekte und andere Projekte mit sich verändernden Anforderungen und unbestimmten Umfang" wäre halt doch ein wenig zu lang ;-) Die wenigen Überschneidungen mit den von Ihnen angeführten Lieferanten von Ordnungssystemen für Lagerhaltung sind meiner Meinung nach nicht schwerwiegend - sie sind eher als Marketingbezeichnungen zu bewerten. Eine im allgemeinen Sprachgebrauch festgelegte Bedeutung von "Kanban Light" habe ich bei meinen Recherchen (machen wir natürlich immer vorher) nicht gefunden. Vor allem aber gilt: Jeder darf diese Methode selbstverständlich für sich nennen, wie er will! Ob "Kanban-Board", "Kanban Quick and Dirty", "Kanban Simple" und und und ... Beste Grüße und ich freue mich auf weitere Anregungen und Beiträge von Ihnen!
Dieter
Bertsch
„Kanban ist ein Vorgehensmodell zur Softwareentwicklung, bei dem die Anzahl paralleler Arbeiten, der Work in Progress (WiP), begrenzt und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht und Probleme – insbesondere Engpässe – schnell sichtbar gemacht werden sollen.“ (Definition gemäß Wikipedia)
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Wenn bei einer Vorgehensweise wie Ihrem "Kanban Light" das wesentlichste, prägende Element weggelassen wird, sollte man es nicht nach dem Ursprung benennen! Wenn ich bei einem Auto die Räder weglasse – Konzept Rad/Straße – und den Rumpf dann im Wasser verwende, damit es sich noch bewegt, würde ich den Rumpf nicht mehr als Auto bezeichnen… - wie ihr Kanban Light: Sieht zwar äußerlich noch aus wie Kanban (weil es wie Kanban ein Task-Board verwendet); hat aber nicht dessen Funktion und Wirkung.
&nbsp
Fazit: Keine WiP-Limits = kein Kanban!
&nbsp
Das wird Ihnen David Anderson, der Erfinder von SW-Kanban, sofort bestätigen.
&nbsp
Nennen Sie den Artikel in „Task-Board-Nutzung“ um (und entfernen sie alle „Kanban“s aus dem Text) und es passt.
&nbsp
PS: Wie beschrieben bedeutet „Kanban“ zu Deutsch (Signal-)Karte. Also den Begriff „Kanban-Karte“ (Karte-Karte) zu verwenden, macht wenig Sinn. Ebenso: Schritt 2: Definieren Sie das Kanban-Board-Layout! Schritt 4: Skizieren Sie die Kanban-Rubriken!
Daniel
Reinold
Sehr geehrter Herr Bertsch, vielen Dank für ihren ausführlichen Kommentar. Ich möchte hierzu nur einen Kommentar hinterlassen, da ich unsere beiden Sichtweisen für schlüssig, aber nicht entscheidend halte. Weder ist für mich das WIP Limit wesentlich, noch der Vergleich mit einem Auto schlüssig. Zunächst zum Auto: Wenn ein Auto für Sie ein Kraftfahrzeug im Straßenverkehr mit vier Rädern ist, mag für sie richtig sein. Für andere ist die Definition eines Autos eine Karosserie mit Verbrennungsmotor. Die Zeiten ändern sich - Ich traue mir diese Festlegungen nicht zu. Der Rumpf eines Autos würde wahrscheinlich im Wasser sinken (mit oder ohne Räder). Aber tatsächlich wurden meines Wissens bereits einige Hybride entwickelt und mit dem Titel "Amphibien Auto" versehen. Nur bin ich darin wirklich kein Experte. Zum Thema Kanban: Wenn für Sie (oder der/die Autor/in für Wikipedia) ein WIP-Limit Kanban ausmacht, dann mag das für diese Person so sein. Für mich trifft das nicht zu. Andere setzen die Struktur und Vorgehensweise der Just-in-time Produktion/Lieferung in den Vordergrund. So zum Beispiel Toyota, die sich Kanban aus dem Konzept von Supermärkten ableiteten (http://www.toyota-global.com/company/vision_philosophy/toyota_production_system/just-in-time.html). Wir können uns hier an verschiedenen Stellen die Sichtweisen darlegen. Allerdings steht für mich die Entwicklung einer Methode im Vordergrund, die im Kern leicht verständlich und umsetzbar ist - eben "light". Für Ihre Übersetzungen bin ich Ihnen dankbar. Herzliche Grüße! P.S.: Toyota hat übrigens Kanban (Kanban nach der Toyota-Sicht) ebenfalls weiterentwickelt (e-Kanban, gleicher Link). Dinge sind weggefallen, Dinge sind hinzugekommen. Das würde wahrscheinlich einen eigenen Steckbrief füllen, daher möchte ich es hier nur erwähnen.
Hallo Herr Bertsch, vielen Dank für Ihren engagierten Kommentar, in dem Sie Ihre Perspektive - die genauso berechtigt ist wie die des Autors - darlegen. Zu einem Punkt möchte ich als Redakteur gerne erklärende (nicht belehrende) Worte ergänzen. Sie monieren, die Wortkombination "Kanban-Karte", da das japanische "ban" ja bereits "Karte" bedeutet. Nun wird aber "Kanban" als japanisches Fremdwort nicht mehr in der wörtlichen Bedeutung "Signalkarte" verwendet sondern - Sie zitieren ja selbst den Wikipedia-Eintrag" - in der Bedeutung als Methode. Es ist also sprachlich durchaus korrekt von einer "Kanban(=Methode)-Karte(=Werkzeug)" zu sprechen. Änliche Bedeutungswandlungen gibt es immer wieder, man denke an das "PDF-Format" oder den "Prozessablauf". "PDF" ist bekanntermaßen das "portable document format" und "Prozess" bedeutet "das Voranschreiten, Ablaufen". Beste Grüße Georg Angermeier
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