Wählen Sie Ihr Methodenteam sorgfältig nach Expertise aus. Binden Sie die Wissensträger des Prozesses, die Zulieferer sowie Kunden, d.h. die potenziell "Leidtragenden", mit ihrem Wissen ein. Berücksichtigen Sie insbesondere die schweigsameren, evtl. introvertierten Wissensträger. Es ist möglicherweise hilfreich, auch einzelne Personen mit "Blick über den Tellerrand" zu integrieren. Achten Sie darauf, dass das Team nicht zu groß wird. Meiner Erfahrung nach liegt die ideale Größe für die gemeinsame Arbeit bei ca. drei bis sechs Personen.

Damit sich die Teilnehmenden adäquat auf den Workshop vorbereiten können, lassen Sie ihnen vorab Informationen zur Problemstellung zukommen. Geben Sie dem Team dabei auch eine Beschreibung der Methode und das Thema, um sich auf die Arbeit einzustimmen.

Es empfiehlt sich ebenfalls, einen Moderator zu wählen, der sich bewusst auf seine Moderatorenrolle konzentrieren kann. Dadurch kann er den SIPOC-Workshop moderierend, neutral und klärend unterstützen. Stimmen Sie mit dem Moderator insbesondere die Einführung in den Workshop ab. Z.B. kann es sinnvoll sein, dass der Eigentümer des Prozesses den Teilnehmenden die Aufgabenstellung erläutert.

Reservieren Sie einen ausreichend großen, für Workshops geeigneten Raum und organisieren Sie die benötigten Materialien. Ein ansprechend gestaltetes, vorbereitetes SIPOC-Canvas (nach dem Schema von Bild 1) unterstreicht für die Teammitglieder die Wichtigkeit und Dringlichkeit des Methodenmeetings. Es hilft somit, das Team besser abzuholen und zu motivieren. Fügen Sie auf keinen Fall vorab in das Canvas Informationen ein, da dies bevormundend und abgehoben wirkt.

Führen Sie das Team in die Methode ein!

Gestalten Sie Begrüßung und Einführung passend zum Team und zur Aufgabenstellung. In diesem Rahmen sollten folgende Punkte dem Team nahe gebracht werden:

• Es gelten die Regeln der offenen, konstruktiven Zusammenarbeit. Schuldzuweisungen sind unerwünscht und wenig zielführend. In der Diskussion sind offene Fragen zu bevorzugen, d.h. Fragen, die nicht nur mit "Ja" oder "Nein" zu beantworten sind.
• Die SIPOC-Analyse ist lediglich eine erste Momentaufnahme, um Folgeaktivitäten abzuleiten. Aus diesem Grund ist es zwar erforderlich, in den Prozess hineinzuzoomen, jedoch sollten vorschnelle Detaildiskussion vermieden werden.
• Die Betrachtung des Prozesses soll sich auf den in der Aufgabenstellung definierten Zeitrahmen beschränken. Weder frühere noch zukünftige Konstellationen (z.B. mit anderen Lieferanten) sind relevant.
• Die Methode deckt möglicherweise Lücken im Ablauf oder in der Prozesskette auf, die dann ggf. in einer anschließenden Aufarbeitung nachverfolgt werden. Das Auffinden dieser Teilergebnisse gehört zu einer positiven Fehlerkultur und darf nicht zu Schuldzuweisungen führen.

In den üblichen Darstellungen wird die Anwendung von SIPOC in fünf Schritten beschrieben. Um konsistent mit diesen Beschreibungen zu sein, habe ich dieselbe Nummerierung verwendet. Die unbedingt notwendige und sorgfältig durchzuführende Problembeschreibung wird deshalb hier als "Schritt 0" bezeichnet (Bild 1).

Schritt 0: Beschreiben Sie das Problem!

Beschreiben Sie gemeinsam mit dem Team zu Beginn kurz und prägnant das Problem und notieren Sie diese Beschreibung neben dem SIPOC-Canvas (Bild 1), damit Sie jederzeit auf die initiale Fragestellung und Problembeschreibung verweisen können. Definieren Sie einen eindeutigen Rahmen (fachlich, zeitlich, organisatorisch usw.) zu Ihrer Problemstellung. Dieser dient als Abgrenzung und zur Fokussierung.