Excel: Balkendiagramme mit Pfiff – Datenbeschriftungen frei verändern

Balkendiagramme haben meist die Aufgabe, quantitative Aussagen zu veranschaulichen, z.B. die Höhe der anfallenden Kosten oder des verbrauchten Budgets. Aber auch qualitative Informationen, wie z.B. die Projektpriorität, das geschätzte RisikoRisikoRisiko ist ein eventuelles, hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertetes, zukünftiges Ereignis, das bei seinem Eintreten ursächlich eine Abweichung der Ist-Daten von den Plandaten bewirken würde. oder Kostentrends lassen sich problemlos in einem solchen Diagramm unterbringen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung von Balken frei zu verändern und stattdessen Inhalte aus anderen Zellen anzeigen zu lassen. Dieter Schiecke zeigt an einem Beispiel, wie Sie auf diese Weise informative Balkendiagramme erstellen.

 

Excel: Balkendiagramme mit Pfiff – Datenbeschriftungen frei verändern

Balkendiagramme haben meist die Aufgabe, quantitative Aussagen zu veranschaulichen, z.B. die Höhe der anfallenden Kosten oder des verbrauchten Budgets. Aber auch qualitative Informationen, wie z.B. die Projektpriorität, das geschätzte RisikoRisikoRisiko ist ein eventuelles, hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertetes, zukünftiges Ereignis, das bei seinem Eintreten ursächlich eine Abweichung der Ist-Daten von den Plandaten bewirken würde. oder Kostentrends lassen sich problemlos in einem solchen Diagramm unterbringen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung von Balken frei zu verändern und stattdessen Inhalte aus anderen Zellen anzeigen zu lassen. Dieter Schiecke zeigt an einem Beispiel, wie Sie auf diese Weise informative Balkendiagramme erstellen.

 

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Wird über den ProjektstatusProjektstatusDer aktuelle Stand des Projektes hinsichtlich der Abarbeitung der Arbeitspakete, des Verbrauchs an Einsatzmitteln und Finanzmitteln und der Terminsituation wird im Projektstatus beschrieben. Der Projektstatus ist Ergebnis des Projekt-Controllings und kann in verschiedener Form dargestellt werden. berichtet, geht es meist um quantitative Fragen: Wie hoch sind die bisherigen Kosten? Wie viel des Budgets ist schon verbraucht? Wie ist der Erfüllungsstand in Prozent? Diagramme helfen dabei, diese Informationen zu visualisieren. Doch auch qualitative Daten, wie z.B. das geschätzte ProjektrisikoProjektrisikoProjektrisiko ist ein ↑Risiko , für dessen Management der Manager eines Projekts verantwortlich ist. oder die Priorität lassen sich problemlos in ein solches Diagramm einbeziehen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung eines Diagramms frei zu verändern. Auf diese Weise können Sie ganz einfach sowohl quantitative Aussagen als auch qualitative Informationen in einem Diagramm unterbringen.

Dieter Schiecke beschreibt am Beispiel des in Bild 1 gezeigten Diagramms, wie Sie in Excel ab Version 2007 dazu vorgehen. Lesen Sie außerdem, wie Sie das fertige Diagramm anschließend problemlos nach PowerPoint über-tragen und dort schrittweise animieren.

Bild 1: Vorschau auf die fertige Lösung, die neben den Kosten zusätzlich links die Priorität sowie das Projektrisiko anhand von Trendpfeilen anzeigt.

Die Datentabelle aufbauen

Das in Bild 1 dargestellte Beispieldiagramm enthält neben den quantitativen Informationen noch zusätzliche Aussagen zur Priorität (A,B,C) sowie anhand vonTrendpfeilen zum Projektrisiko. Letztere können Sie ebenso gut verwenden, um z.B. eine Über- oder Unterschreitungen des Budgets oder der Termine zu signalisieren. Bild 2 zeigt die zugehörige Datentabelle, die wie folgt aufgebaut ist:

In Spalte A steht der Projektname.

Die Spalten B bis D dienen als Platzhalter. Die dort eingetragenen Werte müssen für jede Spalte identisch sein, damit die Balkensegmente später im Diagramm die gleiche Breite haben. Spalte C – für die Projektbezeichnung – kann durchaus auch einen größeren Wert enthalten, wenn die Projektnamen länger sind.

Spalte E enthält die quantitativen Daten für das spätere Diagramm. Die Werte hier sollten absteigend sortiert sein, damit die Betrachter zusätzlich eine Information zur Reihenfolge erhalten. Im vorliegenden Beispiel stehen in der Spalte die Zahlen 401 bis 75, die anschließend mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat 0 "T€" versehen wurden. Sind Ihre Werte deutlich größer, müssen Sie auch die Werte in den Spalten B bis D entsprechend anpassen.

Die Spalten F und G werden später zur Beschriftung der Segmente 1 (Priorität) und 3 (Risiko) benötigt.

Bild 2: Der Aufbau der Datentabelle in Excel – die ersten fünf Spaltenwerden werden zum Anlegen der gestapelten Balken benötigt.

Gestapelte Balken anlegen

Nachdem Sie die Daten entsprechend vorbereitet haben, erzeugen Sie daraus ein gestapeltes Balkendiagramm:

  • Markieren Sie den Datenbereich bis von Spalte A bis E einschließlich der Spaltenüberschriften und erzeugen Sie mit der Taste "F11" aus den markierten Daten ein Diagramm auf einem neuen Arbeitsblatt.
  • Passen Sie den Diagrammtyp an, indem Sie auf der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf ganz links auf die Schaltfläche "Diagrammtyp ändern" klicken und im angezeigten Dialogfeld (Bild 3) links den Diagrammtyp "Balken" und dann rechts den Untertyp "Gestapelte Balken" wählen.

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