Excel: Balkendiagramme mit Pfiff – Datenbeschriftungen frei verändern

Balkendiagramme haben meist die Aufgabe, quantitative Aussagen zu veranschaulichen, z.B. die Höhe der anfallenden Kosten oder des verbrauchten Budgets. Aber auch qualitative Informationen, wie z.B. die Projektpriorität, das geschätzte Risiko oder Kostentrends lassen sich problemlos in einem solchen Diagramm unterbringen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung von Balken frei zu verändern und stattdessen Inhalte aus anderen Zellen anzeigen zu lassen. Dieter Schiecke zeigt an einem Beispiel, wie Sie auf diese Weise informative Balkendiagramme erstellen.

Wird über den Projektstatus berichtet, geht es meist um quantitative Fragen: Wie hoch sind die bisherigen Kosten? Wie viel des Budgets ist schon verbraucht? Wie ist der Erfüllungsstand in Prozent? Diagramme helfen dabei, diese Informationen zu visualisieren. Doch auch qualitative Daten, wie z.B. das geschätzte Projektrisiko oder die Priorität lassen sich problemlos in ein solches Diagramm einbeziehen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung eines Diagramms frei zu verändern. Auf diese Weise können Sie ganz einfach sowohl quantitative Aussagen als auch qualitative Informationen in einem Diagramm unterbringen.

Dieter Schiecke beschreibt am Beispiel des in Bild 1 gezeigten Diagramms, wie Sie in Excel ab Version 2007 dazu vorgehen. Lesen Sie außerdem, wie Sie das fertige Diagramm anschließend problemlos nach PowerPoint über-tragen und dort schrittweise animieren.

Bild 1: Vorschau auf die fertige Lösung, die neben den Kosten zusätzlich links die Priorität sowie das Projektrisiko anhand von Trendpfeilen anzeigt.

Die Datentabelle aufbauen

Das in Bild 1 dargestellte Beispieldiagramm enthält neben den quantitativen Informationen noch zusätzliche Aussagen zur Priorität (A,B,C) sowie anhand vonTrendpfeilen zum Projektrisiko. Letztere können Sie ebenso gut verwenden, um z.B. eine Über- oder Unterschreitungen des Budgets oder der Termine zu signalisieren. Bild 2 zeigt die zugehörige Datentabelle, die wie folgt aufgebaut ist:

In Spalte A steht der Projektname.

Die Spalten B bis D dienen als Platzhalter. Die dort eingetragenen Werte müssen für jede Spalte identisch sein, damit die Balkensegmente später im Diagramm die gleiche Breite haben. Spalte C – für die Projektbezeichnung – kann durchaus auch einen größeren Wert enthalten, wenn die Projektnamen länger sind.

Spalte E enthält die

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