Excel: Balkendiagramme mit Pfiff – Datenbeschriftungen frei verändern

Balkendiagramme haben meist die Aufgabe, quantitative Aussagen zu veranschaulichen, z.B. die Höhe der anfallenden Kosten oder des verbrauchten Budgets. Aber auch qualitative Informationen, wie z.B. die Projektpriorität, das geschätzte Risiko oder Kostentrends lassen sich problemlos in einem solchen Diagramm unterbringen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung von Balken frei zu verändern und stattdessen Inhalte aus anderen Zellen anzeigen zu lassen. Dieter Schiecke zeigt an einem Beispiel, wie Sie auf diese Weise informative Balkendiagramme erstellen.

Excel: Balkendiagramme mit Pfiff – Datenbeschriftungen frei verändern

Balkendiagramme haben meist die Aufgabe, quantitative Aussagen zu veranschaulichen, z.B. die Höhe der anfallenden Kosten oder des verbrauchten Budgets. Aber auch qualitative Informationen, wie z.B. die Projektpriorität, das geschätzte Risiko oder Kostentrends lassen sich problemlos in einem solchen Diagramm unterbringen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung von Balken frei zu verändern und stattdessen Inhalte aus anderen Zellen anzeigen zu lassen. Dieter Schiecke zeigt an einem Beispiel, wie Sie auf diese Weise informative Balkendiagramme erstellen.

Wird über den Projektstatus berichtet, geht es meist um quantitative Fragen: Wie hoch sind die bisherigen Kosten? Wie viel des Budgets ist schon verbraucht? Wie ist der Erfüllungsstand in Prozent? Diagramme helfen dabei, diese Informationen zu visualisieren. Doch auch qualitative Daten, wie z.B. das geschätzte Projektrisiko oder die Priorität lassen sich problemlos in ein solches Diagramm einbeziehen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung eines Diagramms frei zu verändern. Auf diese Weise können Sie ganz einfach sowohl quantitative Aussagen als auch qualitative Informationen in einem Diagramm unterbringen.

Dieter Schiecke beschreibt am Beispiel des in Bild 1 gezeigten Diagramms, wie Sie in Excel ab Version 2007 dazu vorgehen. Lesen Sie außerdem, wie Sie das fertige Diagramm anschließend problemlos nach PowerPoint über-tragen und dort schrittweise animieren.

Bild 1: Vorschau auf die fertige Lösung, die neben den Kosten zusätzlich links die Priorität sowie das Projektrisiko anhand von Trendpfeilen anzeigt.

Die Datentabelle aufbauen

Das in Bild 1 dargestellte Beispieldiagramm enthält neben den quantitativen Informationen noch zusätzliche Aussagen zur Priorität (A,B,C) sowie anhand vonTrendpfeilen zum Projektrisiko. Letztere können Sie ebenso gut verwenden, um z.B. eine Über- oder Unterschreitungen des Budgets oder der Termine zu signalisieren. Bild 2 zeigt die zugehörige Datentabelle, die wie folgt aufgebaut ist:

In Spalte A steht der Projektname.

Die Spalten B bis D dienen als Platzhalter. Die dort eingetragenen Werte müssen für jede Spalte identisch sein, damit die Balkensegmente später im Diagramm die gleiche Breite haben. Spalte C – für die Projektbezeichnung – kann durchaus auch einen größeren Wert enthalten, wenn die Projektnamen länger sind.

Spalte E enthält die quantitativen Daten für das spätere Diagramm. Die Werte hier sollten absteigend sortiert sein, damit die Betrachter zusätzlich eine Information zur Reihenfolge erhalten. Im vorliegenden Beispiel stehen in der Spalte die Zahlen 401 bis 75, die anschließend mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat 0 "T€" versehen wurden. Sind Ihre Werte deutlich größer, müssen Sie auch die Werte in den Spalten B bis D entsprechend anpassen.

Die Spalten F und G werden später zur Beschriftung der Segmente 1 (Priorität) und 3 (Risiko) benötigt.

Bild 2: Der Aufbau der Datentabelle in Excel – die ersten fünf Spaltenwerden werden zum Anlegen der gestapelten Balken benötigt.

Gestapelte Balken anlegen

Nachdem Sie die Daten entsprechend vorbereitet haben, erzeugen Sie daraus ein gestapeltes Balkendiagramm:

  • Markieren Sie den Datenbereich bis von Spalte A bis E einschließlich der Spaltenüberschriften und erzeugen Sie mit der Taste "F11" aus den markierten Daten ein Diagramm auf einem neuen Arbeitsblatt.
  • Passen Sie den Diagrammtyp an, indem Sie auf der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf ganz links auf die Schaltfläche "Diagrammtyp ändern" klicken und im angezeigten Dialogfeld (Bild 3) links den Diagrammtyp "Balken" und dann rechts den Untertyp "Gestapelte Balken" wählen.

Bild 3: Im Dialogfeld Diagrammtyp ändern die gestapelten Balken auswählen.

  • In Balkendiagrammen stellt Excel die Daten entgegen der üblichen Reihenfolge dar. Um das zu ändern, klicken Sie auf eine der Beschriftungen in der senkrechten Achse, rufen Sie dann mit Strg+1 das Dialogfeld "Achsen formatieren" auf und setzen Sie ein Häkchen bei "Kategorien in umgekehrter Reihenfolge" (Bild 4). Schließen Sie das Dialogfeld anschließend über "OK".

Bild 4: Mit einem Mausklick die Balken in der richtigen Reihenfolge anordnen.

  • Um eine möglichst kompakte und von überflüssigen Elementen befreite Darstellung der Balken zu erreichen, klicken Sie in der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf in der Gruppe Diagrammlayouts auf Layout 2: Die Gitternetzlinien verschwinden, alle Segmente erhalten eine Datenbeschriftung und die Größenachse wird ebenfalls gelöscht – sie wird auch nicht mehr gebraucht. Dieser Klick erspart Ihnen somit eine Menge Formatierungsarbeit.

Bild 5: Die vordefinierte Layouteinstellung erspart Ihnen unnötige Formatierungsarbeit.

Segmente des Balkendiagramms anpassen

Im nächsten Schritt ersetzen Sie die Werte der ersten drei Balkensegmente durch Informationen aus den Spalten F und G der Datentabelle:

  • Klicken Sie zweimal hintereinander auf die Datenbeschriftung im linken Segment des obersten Balkens. Mit dem ersten Klick markieren Sie alle Datenbeschriftungen dieser Datenreihe, mit dem zweiten sorgen Sie dafür, dass nur noch die angeklickte Datenbeschriftung markiert ist.
  • Geben Sie oben in der Bearbeitungsleiste (nicht im Balkensegment selbst) ein Gleichheitszeichen ein und wechseln Sie dann in das Registerblatt mit der Datentabelle. Klicken Sie dort Zelle F2 an, die die Information zur Projektpriorität enthält. Nach dem Betätigen der Enter-Taste zeigt Excel wieder das Diagramm an, wobei statt des ursprünglichen Wertes der Buchstabe für die Priorität im Balkensegment angezeigt wird.
  • Wiederholen Sie diese Aktion für alle anderen Datenbeschriftungen der linken Segmentreihe und wählen Sie im Datenblatt jeweils die zum Projekt gehörende Zelle in Spalte F aus.
  • Mit der gleichen Technik sorgen Sie nun dafür, dass die Projektbezeichnungen im zweiten Segment erscheinen. Anschließend können Sie die senkrechte Rubrikenachse mit "Entf" löschen.
  • Verbinden Sie nun analog dazu die Datenbeschriftung im dritten Segment mit den Informationen aus der Spalte G der Datentabelle. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass zunächst seltsam anmutende Zeichen (ä, à und æ) erscheinen. Damit die gewünschten Trendpfeile angezeigt werden, markieren Sie die Datenfelder und weisen Sie…

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