Outsourcing von IT-Infrastrukturen

IT-Provider erfolgreich wechseln

Der Wechsel eines IT-Providers wird oft unterschätzt und als reines Umzugsprojekt deklariert. Frank Albers warnt vor diesem Fehler und zeigt Ihnen, auf welche Punkte Sie beim Auslagern Ihrer IT achten sollten, um sich anschließend erfolgreich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können. Mit der bereitgestellten Checkliste vergessen Sie nichts und niemanden.

Seit einigen Jahren gibt es den bisher ungebrochenen Trend in Unternehmen, sich auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren. Im Rahmen von Outsourcing-Projekten werden die operativen IT-Services darum komplett an externe Dienstleister übergeben. Damit einhergehend wird die interne IT-Abteilung meist zu großen Teilen an den externen Dienstleister übergeben. Es findet damit sowohl ein Personal-, als auch ein Know-How-Transfer statt. Zurück bleibt lediglich ein IT-Kernteam, das – ausgestattet mit hoher Kompetenz – nicht mehr operativ tätig wird, sondern den externen Provider steuert und strategische Grundsatz-Entscheidungen trifft.

Dies ist die Ausgangssituation, die IT-Projektleiter vorfinden, wenn es darum geht, ein paar Jahre später den externen IT-Provider zu wechseln. Die Gründe dafür sind vielfältig – z.B. ist es üblich, Outsourcing-Verträge mit einer bestimmten Vertragslaufzeit (beispielsweise fünf Jahre) abzuschließen.

Provider wechseln oder nicht?

In diesen ersten fünf Jahren machen Unternehmen und Provider miteinander Erfahrungen in Bezug auf die jeweiligen Erwartungen, unternehmensspezifischen Anforderungen und den beiden unterschiedlichen Unternehmenskulturen. Je näher das Ende der Vertragslaufzeit rückt, desto intensiver geht es in die Verhandlungen für den eventuellen Anschlussvertrag. Beide Parteien entscheiden für sich, ob die vergangene Vertragsperiode den eigenen Business-Case erfüllt hat und ob es sinnvoll ist, sich z.B. für weitere fünf Jahre an den Partner zu binden. War man mit den Leistungen des bisherigen Dienstleisters nicht zufrieden oder gibt es einen wesentlich preiswerteren Anbieter auf dem Markt, kann dies dazu führen, dass die Unternehmensleitung entscheidet, den Anschlussvertrag mit einem neuen Provider abzuschließen.

Ein Providerwechsel ist kein reines Umzugsprojekt!

Erhalten Sie als IT-Projektleiter auf Kundenseite den Auftrag, diesen Providerwechsel durchzuführen, vermeiden Sie den Kardinal-Fehler: Es handelt sich bei einem Providerwechsel nicht um ein reines Umzugsprojekt von Server-Hardware. Selbstverständlich müssen die Server – egal, ob physikalisch oder virtuell – vom Rechenzentrum des alten Providers in das Rechenzentrum des neuen Providers umgezogen werden. Die Bindung an einen neuen IT-Service-Provider bringt neben technischen Herausforderungen jedoch auch immer organisatorische und personelle Veränderungen mit sich, u.a. ändern sich meist sämtliche Zuständigkeiten und Beauftragungswege (neue Email-Adressen, neue Telefonnummern, neues Ticket-Tool) in Bezug auf die IT-Support-Teams sowie die dahinter liegenden Prozesse. Als Folge davon muss sich die eigene Organisation mit den neuen Gegebenheiten arrangieren und sich an vielen Stellen auch anpassen.

Gerade, wenn Sie noch nie an so einem Projekt beteiligt waren, sollten Sie unbedingt Kontakt zu erfahrenen Kollegen suchen. Suchen Sie zusätzlich Informationen an den unterschiedlichsten Stellen – in der eigenen Firma, bei Kollegen anderer Unternehmen oder im Netz, z.B. in einschlägigen PM-Portalen und -Foren. Werden Sie zum Jäger und Sammler. Ein Zuviel an Informationen gibt es hier nicht. Der wichtige Input, den Sie beispielsweise in Form von Lessons Learned anderer Projektleiter erhalten, könnte in Ihrem Projekt den Unterschied zwischen Projekterfolg und grandiosem Scheitern bedeuten.

IT-Projektmanagement trifft auf IT-Servicemanagement

Gestandene Projektleiter wissen um die Vorteile von Projektmanagement-Methoden und bedienen sich dieser für ihre tägliche Arbeit. Egal, ob auf klassische Methoden, neue agile Konzepte oder Mischformen zurückgegriffen wird, kaum jemand käme auf die Idee, diese strukturierten Vorgehensweisen als Good Practice grundsätzlich in Frage zu stellen. Im

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