Kennzahlensysteme

Teil 1:
Qualität in der Projektarbeit messen und steuern
Wie man systematische Schwächen in der Organisation und der Projektabwicklung frühzeitig erkennt und vermeidet, darüber wird in vielen Unternehmen häufig zu spät nachgedacht. "Hätten wir das nur rechtzeitig gewusst ..." Wenn dieser Ausspruch fällt, ist das Kind schon in den Brunnen gefallen und das Projekt wird meistens teurer als geplant. Ein nützliches Frühwarninstrument sind Kennzahlen. Im ersten Teil seines Artikels erklärt Dr. Martin Kärner, wann der Einsatz von Kennzahlensystemen sinnvoll ist, wie man sie gestaltet und worauf man bei ihrer Einführung achten sollte. Im zweiten Teil wird anhand eines Fallbeispiels die praktische Anwendung beschrieben.

 

Kennzahlensysteme

Teil 1:
Qualität in der Projektarbeit messen und steuern
Wie man systematische Schwächen in der Organisation und der Projektabwicklung frühzeitig erkennt und vermeidet, darüber wird in vielen Unternehmen häufig zu spät nachgedacht. "Hätten wir das nur rechtzeitig gewusst ..." Wenn dieser Ausspruch fällt, ist das Kind schon in den Brunnen gefallen und das Projekt wird meistens teurer als geplant. Ein nützliches Frühwarninstrument sind Kennzahlen. Im ersten Teil seines Artikels erklärt Dr. Martin Kärner, wann der Einsatz von Kennzahlensystemen sinnvoll ist, wie man sie gestaltet und worauf man bei ihrer Einführung achten sollte. Im zweiten Teil wird anhand eines Fallbeispiels die praktische Anwendung beschrieben.

 

In vielen Unternehmen existiert kein Verfahren, um systematische Schwächen in der Organisation und der Projektabwicklung frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Häufig wird erst über ein solches Verfahren nachgedacht, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist und die Projektkosten in die Höhe schießen. Im operativen Projekt erfolgt die Früherkennung von Schwächen und Risiken über sorgfältige Projektplanung und gewissenhaftes Projektcontrolling sowie über ein umfassendes Risikomanagement. Die Entscheider aber, die viele Projekte gleichzeitig im Auge behalten und priorisieren müssen, benötigen eine Gesamtschau über alle Projekte und daher kumulierte, d.h. hoch aggregierte Messgrößen. Nur mit diesen zusätzlichen Informationen können Verbesserungspotenziale in der Organisation und bei den Geschäftsprozessen entdeckt werden, die im einzelnen Projekt nicht sichtbar werden. Kennzahlensysteme können diese Informationen liefern

Im Folgenden erfahren Sie, welchen Nutzen Kennzahlensysteme im Projektgeschäft haben und wie sie eingeführt und angewendet werden. Der Artikel richtet sich zum einen an Geschäfts‑ und PM-Verantwortliche, die ein Kennzahlensystem für ihre Analysen nutzen und seine Einführung veranlassen können. Zum anderen sollen aber auch Projektleiter angesprochen werden, da diese für den Erfolg des Kennzahlensystems entscheidend sind und deshalb von der Güte und vom betriebswirtschaftlichen Nutzen des Verfahrens überzeugt sein sollten.

Warum überhaupt Kennzahlensysteme?

Um ein Geschäft - gleich welcher Art - zu steuern, müssen die Arbeitsfortschritte und Ergebnisse regelmäßig erfasst und Probleme frühzeitig erkannt werden. Die Verantwortlichen stehen dabei vor der Herausforderung, alle Geschäftsfälle und möglichen Probleme im Auge zu behalten - und dies möglichst effizient. Kennzahlensysteme (engl.: Key Performance Indicators oder KPI) liefern hierzu den methodischen Unterbau.

In der Praxis bearbeiten die Verantwortlichen in der Regel nicht nur sehr viele, sondern auch sehr verschiedene Vorgänge. Hierzu folgende Beispiele:

  • Fertigung: In einer einzigen Fertigungslinie werden oft Hunderte von Produkten oder Produktvarianten hergestellt. Die Gesamtprozessabläufe sind jeweils unterschiedlich. Zwischen einer Molkerei und einer Halbleiterfertigung besteht dabei im Hinblick auf die Produkt- und Prozessvielfalt kein Unterschied. Die Fertigungsleiter beider Betriebe müssen diese Vielfalt so managen, dass alle Aufträge termin-, qualitäts- und kostengerecht abgearbeitet werden. Wie und anhand welcher Parameter können sie aber jederzeit erkennen, ob ihre Fertigungslinie in Ordnung ist und welche Schwachstellen es gibt?
  • Dienstleistungsgeschäft: Serviceabteilungen bearbeiten ständig viele Aufträge gleichzeitig. Beispiele sind die Wartung und die Reparatur von Konsumgütern oder von Industrieanlagen. Die einzelnen Aufträge unterscheiden sich dabei in Leistungsumfang und -komplexität sehr stark voneinander und reichen von der Auswechslung eines Drehknopfs für wenige Euro bis hin zur Überholung einer ganzen Anlage. Wie kann der Verantwortliche messen, ob die Auftragsbearbeitung auf einem konstanten Qualitätsniveau und kostendeckend erfolgt?
  • Projektgeschäft: Der Geschäftsverantwortliche muss eine Vielzahl von sehr unterschiedlichen Projekten gleichzeitig überblicken und dabei wichtige Entscheidungen treffen, z.B. die Prioritäten festlegen. Es ist egal, ob es sich bei den Projekten um Anlagen-, Entwicklungs- oder Organisationsprojekte handelt. Wie kann der Geschäftsverantwortliche die richtigen Entscheidungen bezüglich der einzelnen Projekte treffen, dabei das Projektportfolio optimieren und gleichzeitig Schwachstellen aufdecken?

Die Geschäftsarten in diesen Beispielen sind zwar grundverschieden, haben jedoch folgende Gemeinsamkeiten:

  • Der Geschäftsverantwortliche ist für viele, unterschiedliche Vorgänge zuständig. Die Gesamtheit dieser Vorgänge wird im Folgenden als "Portfolio" bezeichnet.
  • Es besteht Bedarf an einer wirksamen und effizienten Methode, welche die Analyse und die Steuerung des Geschäfts, also des Portfolios, unterstützt.
  • Es ist nicht sinnvoll, dass sich der Geschäftsverantwortliche detailliert mit jedem einzelnen Auftrag oder Projekt des Portfolios beschäftigt. Ein solches Detailwissen ist zur Geschäftssteuerung nicht notwendig und kann sogar schaden, da sich der Geschäftsverantwortliche auf die Problemfelder konzentrieren sollte. Außerdem ist der Aufwand schlicht zu hoch.

Es müssen also wirksame und effiziente Methoden eingeführt werden, mit denen sich Erfolg und Qualität der Geschäfte messen lassen. Kennzahlensysteme können hierfür einen wichtigen Beitrag leisten: Sie reduzieren die Datenfülle auf wenige, besonders wichtige Parameter. Dadurch werden die Vorhaben und Projekte unabhängig von ihrem jeweiligen Inhalt vergleichbar. Es ist wichtig, dass die Kennzahlen aussagekräftig gewählt werden. Kennzahlensysteme sind deshalb immer an das jeweilige Geschäft angepasst.

Bei der Einführung und Nutzung von Kennzahlensystemen im Projektgeschäft gibt es folgende Rollenverteilung:

  • Die Regeln bezüglich der Berichterstattung (Inhalte, Medium, Frequenz und Format) gelten für alle Projekte gleichermaßen und werden durch eine zentrale Stelle festgelegt und verantwortet. Im Projektgeschäft ist das meist ein Projektbüro (engl.: Project Management Office oder PMO). Das Projektbüro wertet die Rohdaten aus und verdichtet sie zu Kennzahlenberichten. (Zum Thema PMO siehe auch die Veröffentlichungen von Englund et al., Kendall und Rollins, Block und Frame sowie Hallows.)
  • Die Rohdaten werden im Rahmen einer regelmäßigen Berichterstattung von den operativen Verantwortlichen - im Projektgeschäft sind das die Projektleiter und ihre Kaufleute - an das Projektbüro übermittelt. Typische Rohdaten sind Sachfortschritte (z.B. Fertigstellungsgrad), Kostenfortschritte, Bearbeitungsdauern, Ausbeuten und Qualitätsparameter (z.B. Anteil der zu überarbeitenden Teile).
  • Der Geschäftsverantwortliche ist der Adressat der (Kennzahlen-) Berichterstattung. Mit dem Bericht erhält er eine Zusammenfassung des aktuellen Geschäftszustands. Die Kennzahlen unterstützen ihn bei der Entscheidungsfindung und dem Identifizieren von Schwachstellen in der Organisation. Gleichzeitig liefern sie Argumente für notwendige Veränderungen und ermöglichen Vergleiche mit den Wettbewerbern.

Nutzen von Kennzahlen im Projektmanagement

Im Projektmanagement ermöglichen Kennzahlen Rückschlüsse auf die Qualität der Projektarbeit. Daraus werden Verbesserungspotenziale abgeleitet. Der Maßstab ergibt sich dabei durch den direkten Vergleich zum Wettbewerb und zu den Besten der Branche (kontinuierlicher Benchmark). Der Nutzen von Kennzahlen ist also vielfältig:

  • Sie bilden die Grundlage für einen Quervergleich zwischen verschiedenen Projekten einer Organisation - unabhängig vom Projektinhalt.
  • Sie ermöglichen eine Gesamtbetrachtung des Projektportfolios.
  • Sie erlauben es, Stärken und Schwächen der eigenen Organisation zu identifizieren und auf dieser Basis das Projektgeschäft zu steuern.

Einführung von Kennzahlensystemen

Für wen ist es sinnvoll, ein Kennzahlensystem einführen?

Ein Kennzahlensystem ist für eine Organisation sinnvoll, wenn

  • sie so viele Projekte durchführt, dass diese in ihrer Gesamtheit nur noch betrachtet werden können, indem man die vorhandenen Informationen auf wenige signifikante Parameter (die Kennzahlen) reduziert. Dies ist in der Regel der Fall, wenn in einer Organisation 20 oder mehr Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Größere Firmen im Anlagen-, Produkt- oder Dienstleistungsgeschäft wickeln oft Hunderte von Projekten ab.
  • die Projekte im Hinblick auf ihre Abwicklung ausreichend vergleichbar sind und deshalb sinnvolle Kennzahlen definiert werden können. In der Regel ist diese Bedingung erfüllt, weil Organisationen sich meist in einer Geschäftsart bewegen. Zum Beispiel hat ein Automobilhersteller aufgrund der strukturellen Ähnlichkeiten seiner Produkte für alle Modelle gleiche Entwicklungsprozesse und Entscheidungspunkte. Hier lassen sich problemlos sinnvolle Kennzahlen definieren.

Die Einführung eines Kennzahlensystems ist nicht sinnvoll, wenn eine Organisation sehr wenige Projekte durchführt oder die verschiedenen Projekte wenig Gemeinsamkeiten haben und sich deshalb nicht gut miteinander vergleichen lassen. Muss jedes Projekt völlig neu entwickelt werden, ist es nicht möglich, aus den Kennzahlen zu lernen und sie wären nutzlos. Die Einführung eines Kennzahlensystems eignet sich also nicht bei einmaligen Projekten, bei denen die Klassifizierung sehr schwer fällt und ein Kennzahlensystem aller Voraussicht nach keine wertvollen Beiträge für das Folgeprojekt liefern würde. Als Beispiel sei die Verhüllung des Berliner Reichstags durch die Künstler Christo und Jeanne-Claude genannt.

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Teil 2:
Transparenz vom Projekt bis zum Portfolio: Ein Anwendungsbeispiel aus dem Mittelstand
Kennzahlensysteme sind theoretisch sinnvoll, praktischen Nutzen erzielen sie aber nur dann, wenn sie Bestandteil des Projektalltags sind.