Kennzahlensysteme Teil 2: Transparenz vom Projekt bis zum Portfolio: Ein Anwendungsbeispiel aus dem Mittelstand

Kennzahlensysteme sind theoretisch sinnvoll, praktischen Nutzen erzielen sie aber nur dann, wenn sie Bestandteil des Projektalltags sind. Wie objektive Messgrößen die Leistungen einzelner Projekte, den gesamten Projektlebenszyklus und das Projektportfolio eines mittelständischen Unternehmens quantifizieren und dadurch einer wirkungsvollen Steuerung zugänglich machen, beschreibt Dr. Martin Kärner im zweiten Teil seines Beitrags. Anhand eines fiktiven Praxisbeispiels illustriert er, wie Kennzahlen Transparenz zwischen allen Projektbeteiligten auf allen Ebenen schaffen.

Kennzahlensysteme ermöglichen es, systematische Schwächen in der Projektarbeit frühzeitig zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu entdecken, die im einzelnen Projekt nicht sichtbar werden. Auf Grundlage dieser Informationen lässt sich die Qualität der Projektarbeit messen und steuern. Im ersten Teil dieses Artikels wurde erläutert für welche Unternehmen der Einsatz von Kennzahlensystemen lohnt, wie man sie gestaltet und worauf man bei ihrer Einführung achten sollte.

Im zweiten Teil wird nun anhand eines Fallbeispiels die praktische Anwendung eines Kennzahlensystems dargestellt. Dafür werden fiktive, aber realistische Projektdaten verwendet.

Die Einführung eines Kennzahlensystems

In unserem Fallbeispiel wurde ein Kennzahlensystem bei einer mittelständischen Firma eingeführt, die Konsumgüter der Elektronikbranche herstellt. Im Folgenden sind zur Wiederholung die Schritte der Einführung eines Kennzahlensystems im Überblick dargestellt:

Festlegung des Projektmanagement-Prozesses (Bild 1)
Organisation und Durchführung des Reportings von Rohdaten aus den Einzelprojekten (Bild 2)
Ermittlung der Kennzahlen auf Basis der Erfolgsfaktoren (Bild 3)
Erstellung von aussagefähigen Berichtsformaten für das gesamte Projektportfolio (Bild 4 a-d).
Bestimmung der Ursachen für Abweichungen (Bild 4 e-f)

Der Projektmanagement-Prozess

Bild 1 stellt den Projektmanagement-Gesamtprozess mit den Projektphasen, den entsprechenden Projektinhalten und den Verantwortlichkeiten dar. Es handelt sich um einen typischen Produktentwicklungsprozess, der mit der Produktidee startet und mit der Übergabe des Produkts an die Fertigung endet.

Am Ende jeder Phase der Produktentwicklung steht ein Meilenstein, der als PM_x00 bezeichnet wird. Wurde ein Meilenstein erreicht, findet eine Projektstatussitzung statt, in welcher der Projektleiter mit den Mitgliedern des Lenkungsausschusses (in der Regel sind dies die Leitung, Kaufleute und Führungskräfte einer Organisation) die Ergebnisse bespricht. Ziel der Besprechung ist es, die nächste Projektphase mit den entsprechenden Mitteln und Ressourcen freizugeben.

Wenn wesentliche Ergebnisse fehlen, hat der Lenkungsausschuss die