Wo KI im Projektmanagement konkret hilft

Donnerstagvormittag. Nächste Woche steht ein Anforderungsworkshop an – und Sie müssen dafür mehrere Unterlagen vorbereiten: eine Excelliste vom Kundenservice, einen langen E-Mail-Verlauf mit der IT, zwei abfotografierte Whiteboards, die Notizen aus den Meetings mit den Stakeholdern. Alles ist wichtig. Aber alles ist verstreut abgelegt und hat ein uneinheitliches Format.

Kennen Sie das? Dann sind Sie damit nicht allein. Im Projektmanagement besteht oft die große Herausforderung, aus unsortierten Informationen Ordnung zu schaffen, früh zu erkennen, was später wichtig werden könnte, und die Kommunikation für unterschiedliche Zielgruppen zu gestalten. Diese vielen kleinen Vorarbeiten rauben die Zeit für das Wesentliche.

In diesem Artikel sehen wir uns drei Situationen an, die jede Projektmanagerin und jeder Projektmanager kennt und in denen KI konkret unterstützen kann: Anforderungen aus dem Chaos strukturieren, Lücken und Risiken früh sichtbar machen und schwierige Botschaften an Stakeholder gut verpacken.

Zu jedem Use Case erhalten Sie eine Beschreibung des konkreten Problems, einen Prompt zum Kopieren und Anpassen an Ihren Kontext, eine Einschätzung des Ergebnisses sowie Praxistipps aus der Anwendung. Wie die drei Use Cases zusammenspielen, sehen Sie an einem durchgehenden Beispiel: der Einführung eines neuen Ticketsystems im Kundenservice. KI übernimmt darin die Vorarbeit – sortieren, abgleichen, vorformulieren –, damit Sie den Kopf frei haben für das Entscheiden.

Use Case 1: Arbeitspakete und Requirements strukturieren