Die Kontrolle von Zeitrückmeldungen gehört zu den Aufgaben im Projektmanagement, die niemand gern macht, die aber unverzichtbar sind. Compliance-Anforderungen, Budgetüberwachung und die korrekte Zuordnung von Arbeitszeiten erfordern eine regelmäßige, gründliche und vor allem zeitintensive Prüfung.

In meinem letzten Beitrag "KI-Controlling der Zeiterfassung – über Hürden zum genialen Prompt" habe ich gezeigt, wie strukturierte Prompts mit Large Language Models (LLMs) die manuelle Prüfung von zwei bis drei Stunden auf etwa 30 Minuten reduzieren können. Der Ansatz hat sich über mehrere Monate in meinem Projektbetrieb bewährt.

Dieser Beitrag geht einen Schritt weiter: Mit der KI-gestützten Entwicklungsumgebung (IDE) KIRO entsteht in wenigen Minuten eine vollautomatische Lösung, die Excel-Dateien, Word-Dokumente und sogar Screenshots einliest, Auffälligkeiten erkennt und fertige Outlook-Mailentwürfe erstellt. Der Weg dorthin zeigt, wie Projektleitende ohne tiefe Programmierkenntnisse KI-Werkzeuge für die Automatisierung nutzen können und wo die Grenzen liegen.

Vom Prompt zur tatsächlichen Automatisierung

Kennen Sie das? Der KI-Prompt funktioniert, die Ergebnisse stimmen, aber der Workflow an sich bleibt manuell: Daten aus dem Zeiterfassungssystem exportieren, in die KI kopieren, Ergebnisse zurück in E-Mails übertragen. Bei vier Projekten mit jeweils drei bis fünf externen Mitarbeitenden summiert sich diese Zeit schnell.

Der im Artikel "KI-Controlling der Zeiterfassung – über Hürden zum genialen Prompt" entwickelte Prompt für Claude leistet gute Dienste bei der sachlichen Vorprüfung und E-Mail-Generierung. Doch drei Schwachstellen bleiben:

• Die Daten müssen manuell aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden (Excel, Word, Screenshots).
• Die Ergebnisse erfordern weiterhin Copy-and-Paste in Microsoft Outlook.
• Der Prozess ist nicht reproduzierbar: Jede Woche beginnt man von vorn.

Die Idee: ein Tool, das den gesamten Ablauf automatisiert. Von der Datei im Input-Ordner bis zum fertigen Mailentwurf in Outlook. Klingt nach einem Fall für die IT-Abteilung? Nicht unbedingt.

Wenn die KI den Code schreibt

Der entscheidende Unterschied zu einem Chat mit Claude oder ChatGPT: Eine KI-gestützte Entwicklungsumgebung arbeitet direkt im Dateisystem. Sie liest Dateien, schreibt Code, führt Befehle aus und erstellt komplette Projektstrukturen, gesteuert durch natürliche Sprache.