Verschwendung in Projekten ist kein Randphänomen, sondern in vielen Organisationen alltäglich ‒ sichtbar als Warten auf Entscheidungen und Lieferungen oder als Fehlallokation von Kapazitäten und Kompetenzen. Wir hatten bereits 2022 im projektmagazin eine übergreifende Studie zur Erhebung des Project Management Waste Index (PMWI) in deutschsprachigen Ländern vorgestellt (vgl. Erne, Hüsselmann, Langhardt 2021; siehe auch Das Ausmaß von Verschwendung in Projekten messen und minimieren). In dieser wurde ein mittlerer Project Management Waste Index (PMWI) von rund 25% ausgewiesen. Das bedeutet: Ein Viertel des Aufwands in Projekten fließt nicht in wertschöpfende Aktivitäten zur Erreichung der Projektziele, sondern in Aktivitäten ohne Beitrag zum Projekterfolg, z.B. wenn zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und her gewechselt werden muss, weil das Projekt personell unterbesetzt ist, oder weil das Team auf Informationen oder Material von anderen Stellen warten muss.

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns darauf, wie eine Organisation Verschwendung nicht nur messen, sondern auch gezielt reduzieren kann. Im Mittelpunkt steht die Fallstudie eines deutschen mittelständischen Maschinenbauunternehmens. Im Auftrag des PMOs dieses Unternehmens haben wir den PMWI im ersten Schritt organisationsweit erhoben. Dadurch konnten wir die wichtigsten Verschwendungsursachen identifizieren und in einem gemeinsamen Root-Cause-Workshop mit ausgewählten Stakeholdern analysieren. Die Workshop-Teilnehmer:innen entwickelten auf dieser Basis in einem dritten Schritt einen konkreten Maßnahmenplan.

Dieser Beitrag richtet sich daher an Auftraggeber, PMO-Verantwortliche und Projektleitende, die an der praktischen Anwendung des von uns entwickelten Ansatzes des Lean Project Management interessiert sind und dies an einem Fallbeispiel veranschaulicht haben möchten.

Das Minimal-Know-how – für alle, die gleich loslegen wollen

Unter dem Begriff der "Verschwendung in Projekten" verstehen wir sieben typische Verschwendungsarten: Warten, Fehlallokation, Über-/Unterverarbeitung, unnötige Bewegung, Fehlsteuerung und Defekte. Der PMWI erfasst diese Symptome mit 21 Fragen (je Verschwendungsart drei), die jeweils nach Häufigkeit und Auswirkung auf einer vierstufigen Likert-Skala (0‒4) bewertet werden. Aus den Antworten wird ein Indexwert gebildet. In der bereits erwähnten Studie mit über 200 Teilnehmenden kristallisierten sich insbesondere Warten, Fehlallokation und Unterverarbeitung als häufig und schwerwiegend heraus. Weitere Details wie Definitionen, den Fragebogen sowie Informationen zur Berechnung des PMWI-Index finden Sie im Artikel "Das Ausmaß von Verschwendung in Projekten messen und minimieren".

In diesem zweiten Beitrag stellen wir das konkrete Vorgehen auf Organisationsebene vor: Verschwendungsursachen erkennen, priorisieren und in wirksame Maßnahmen überführen – unabhängig davon, ob Sie klassisch, agil oder hybrid arbeiten. Die Fallstudie und die Gesamtergebnisse zeigen, dass sich der Ansatz branchenübergreifend anwenden lässt.

Der praxiserprobte Ablauf – Schritt für Schritt

Die Vorgehensweise zur Minimierung von Verschwendung in Projekten erfolgte in sechs Schritten (Bild 1). Diese werden im Folgenden anhand des Praxisbeispiels eines deutschen Maschinenbauunternehmens erläutert.

Scoping (Vorgespräch): Vermittlung Grundlagen und Definition Scope