Die Europäische Union hat 2024 mit dem AI Act (KI-Verordnung) erstmals einen umfassenden Rechtsrahmen für künstliche Intelligenz geschaffen. Diese Verordnung verfolgt einen risikobasierten Ansatz: KI-Systeme werden je nach Gefährdungspotenzial in Risikoklassen von minimal bis inakzeptabel eingestuft. Für Unternehmen – und speziell für Projektverantwortliche und PMOs (Project Management Offices) – bedeutet das bis Ende 2026 einen erheblichen Handlungsbedarf, um KI-Projekte regelkonform umzusetzen. Denn seit dem 2. Februar 2025 greifen erste Verbote und Pflichten, und ab August 2026 gelten nahezu alle weiteren Vorgaben des AI Act. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder 7% des weltweiten Jahresumsatzes.

PMOs als Schlüsselstelle für KI-Compliance im Projektmanagement

Für PMOs in projektorientierten Unternehmen heißt das: KI-Governance und Compliance müssen jetzt aktiv in die Projektlandschaft integriert werden.

Project Management Offices (PMOs) stehen vor einer neuen Herausforderung: Als zentrale Instanzen für Projektsteuerung und Methodenstandardisierung müssen sie künftig auch die Compliance mit dem AI Act sicherstellen.

Die doppelte Verantwortung

PMOs fungieren als Bindeglied zwischen Unternehmensstrategie und operativer Umsetzung. Sobald Projektteams KI-Tools für Ressourcenplanung, Entscheidungsunterstützung oder Risikobewertung einsetzen, können diese unter die Hochrisiko-Kategorie des AI Act fallen. PMOs müssen daher:

• Betroffene KI-Anwendungen frühzeitig identifizieren
• Konformitätsprozesse etablieren
• Kontinuierliche Überwachungsmechanismen implementieren

Vom Regelwächter zum Innovationsermöglicher

PMOs übernehmen eine Doppelrolle: Sie sind sowohl Compliance-Hüter als auch Technologie-Enabler. Ihre Aufgabe ist es, Rahmenbedingungen zu schaffen, die rechtskonforme KI-Nutzung in Projekten ermöglichen. Ohne diese proaktive Weichenstellung drohen innovative KI-Projekte zu scheitern oder gestoppt zu werden.

PMOs werden damit zu Schlüsselakteuren für eine zukunftsfähige und rechtskonforme Projektlandschaft im KI-Zeitalter.

Zehn zentrale Aufgaben für PMOs bis Ende 2026

Im Folgenden stelle ich zehn zentrale Aufgaben vor, die ein PMO bis Ende 2026 angehen sollte.

1. Internes Wissen aufbauen und Kompetenz fördern

Der erste Schritt besteht darin, im Unternehmen Awareness, also ein geschärftes Problembewusstsein und ein grundlegendes Verständnis für die Anforderungen des AI Act zu schaffen. Alle relevanten Stakeholder sollten verstehen, was die KI-Verordnung ist und wen sie betrifft. Die Verordnung gilt nämlich für alle, die KI-Systeme in der EU anbieten oder einsetzen, auch wenn der Anbieter selbst außerhalb der EU sitzt.

Wesentlich ist dabei die Verpflichtung aus Artikel 4 AI Act. Unternehmen müssen intern ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherstellen. Praktisch bedeutet das, Mitarbeitende zu schulen, die mit KI-Systemen arbeiten. Selbst wenn Ihr Unternehmen nur KI-Tools mit geringem Risiko nutzt, verlangt der AI Act, dass das Personal über angemessene technische Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit KI verfügt.

Handlungsempfehlung