Einfach besser kommunizieren – so gehts Projektkrankheit Nr. 1? Sprach- und Sprechstörungen!

Hero Kommunikationsstörungen

Waren Sie auch schon mal in einer Situation, in der Sie am liebsten gesagt hätten: Wir haben hier ein Problem und keine Herausforderung? Das ist eine von vielen Kommunikationsstörungen und damit Projektkrankheit Nr. 1. Stephanie Borgert erklärt, warum wir ein neues Verständnis von Projekten brauchen und warum sich dann auch die Kommunikation ändert.

Management Summary

Einfach besser kommunizieren – so gehts Projektkrankheit Nr. 1? Sprach- und Sprechstörungen!

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Waren Sie auch schon mal in einer Situation, in der Sie am liebsten gesagt hätten: Wir haben hier ein Problem und keine Herausforderung? Das ist eine von vielen Kommunikationsstörungen und damit Projektkrankheit Nr. 1. Stephanie Borgert erklärt, warum wir ein neues Verständnis von Projekten brauchen und warum sich dann auch die Kommunikation ändert.

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Bitte stellen Sie sich folgende Situation vor: Eine Gruppe von Menschen sitzt um einen Besprechungstisch in dessen Mitte der Beamer surrt und die auf Folien gebannten Projektpläne, Meilensteine, Arbeitspakete und Risikomatrizen an die Wand wirft.

Der Projektleiter moderiert und erteilt den Teilprojektleitenden der Reihe nach das Wort, damit sie ihren Status vorstellen. Dann fragt der Projektleiter nach Problemen und zum wiederholten Mal diskutiert das Team nun über mangelnde Kommunikation: Informationen wurden zu spät oder gar nicht weitergeleitet, Beschreibungen waren missverständlich, jemand wusste nicht, dass er jemand anderen über etwas hätte informieren müssen.

Dabei hat das Team zu Projektbeginn so viel Zeit in den Kommunikationsplan investiert. Es hat vorab genau überlegt, wer an wen was wann wie oft und warum kommunizieren soll. Außerdem hatten sie sich auf grundlegende Kommunikationsregeln verständigt: Sie wollten jederzeit offen und wertschätzend miteinander umgehen und Klartext sprechen. Und nun schauen alle - zum Projektleiter, denn schließlich ist Kommunikation doch seine ureigenste Aufgabe. Er (oder sie) soll die gesamte Kommunikation überwachen, managen und steuern.

Solche und ähnliche Szenarien erlebe ich immer wieder und genauso stetig rufen die Menschen nach "guter Kommunikation" in Projekten und sprechen darüber, wie sie sich organisieren lässt. Die Diagnose von Kommunikationsstörungen ergibt nie EINE ursächliche Schieflage oder gar die Schuld bei EINER Person. Vielmehr ist mangelnde Kommunikation ein Symptom für diverse Organisationskrankheiten. Im Folgenden beschreibe ich das "Wertschätzungs-Tourettesyndrom" und die "Sprechschizophrenie" kurz und beleuchte mögliche Ursachen.

"Wertschätzungs-Tourettesyndrom"

Es gibt keine Leitlinie und kein Projekt-Kick-Off ohne das Versprechen, jederzeit wertschätzend miteinander umzugehen und offen zu kommunizieren. Der Begriff Wertschätzung wird oft beliebig und undifferenziert als Platzhalter für alle möglichen Wünsche und Erwartungen eingesetzt. In den seltensten Fällen besprechen die Projektteams, welche konkrete Bedeutung der Begriff in ihrem Kontext hat.

Laut Wörterbuch bezeichnet Wertschätzung die grundsätzlich positive Bewertung eines Menschen und zwar unabhängig von Verhalten und Leistung. Gerade in der leistungsorientierten Projektarbeit bewerten wir Kolleginnen und Kollegen jedoch fortlaufend. Wertschätzung ist dann oft nicht mehr als nur die Hoffnung, dass die Menschen höflich, nett, gewaltfrei und ohne Beleidigungen miteinander kommunizieren – eine verklausulierte Erwartung, die schnell und häufig nicht erfüllt wird.

Oder es werden Regeln für ein wertschätzendes Miteinander formuliert: Von "wir lassen uns ausreden" über "alle kommen pünktlich" bis zu "wir geben aktiv positives Feedback" reicht die Spannbreite. Wertschätzung ist jedoch eine Haltung und keine trainier- und duplizierbare Rhetorik.

Statt moderne Worthülsen zu verwenden, sollte die Zeit besser in die Verabredung übergeordneter Prinzipien für die gemeinsame Arbeit investiert werden, z.B. ähnlich den Prinzipien aus dem agilen Manifest. Dann sind auch die "klein-klein"-Regeln überflüssig und alle Beteiligten können sich wie erwachsene Menschen begegnen.

"Sprechschizophrenie"

Welchen Begriff nutzen Sie für die Mitarbeitenden in Ihren Projekten in Planung und Controlling? Heißen sie dort Ressource, FTE oder Headcount? Egal welchen abstrakten und menschenleeren Begriff Sie auch verwenden, die wenigsten Projektleitenden machen sich Gedanken über die Wirkung dieser Worte. Gleichzeitig wird häufig pingeligst auf die Nicht-Verwendung bestimmter Begriffe geachtet, wie z.B. "Problem sagen wir hier nicht, wir nutzen lieber Herausforderungen".

Das ist schizophren, denn einerseits wird Sprache geradezu fahrlässig verwendet und andererseits einzelne Worte auf die Goldwaage gelegt. In beiden Fällen wird die Macht der Sprache unterschätzt. Worte wirken, sowohl beim Sprechenden als auch bei den Zuhörenden. Sie können erheitern, verletzen, Mut machen, trösten und Wirklichkeit erschaffen. Deshalb sollten wir reflektieren, wie wir miteinander sprechen, welche Worte und Metaphern wir verwenden, z.B. indem wir wieder von Menschen anstatt Ressourcen sprechen.

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