Einfach besser kommunizieren – so gehts

Projektkrankheit Nr. 1? Sprach- und Sprechstörungen!

Hero Kommunikationsstörungen

Waren Sie auch schon mal in einer Situation, in der Sie am liebsten gesagt hätten: Wir haben hier ein Problem und keine Herausforderung? Das ist eine von vielen Kommunikationsstörungen und damit Projektkrankheit Nr. 1. Stephanie Borgert erklärt, warum wir ein neues Verständnis von Projekten brauchen und warum sich dann auch die Kommunikation ändert.

Management Summary

  • In Projektteams wird aneinander vorbeigeredet, man fällt sich ins Wort oder jemand bekommt eine wichtige Information nicht – die Kommunikation in Projekten krankt.
  • Eine Diagnose, die Autorin Stephanie Borgert stellt, ist das Wertschätzungs-Tourettesyndrom. Bei diesem wird der Begriff Wertschätzung als Platzhalter für alles Mögliche verwendet, nur nicht für das, was er ist: eine Einstellungssache.
  • Eine weitere Diagnose ist die Sprechschizophrenie, bei der Worte und Sprache einerseits inflationär eingesetzt werden, ohne über ihre Wirkung nachzudenken und andererseits einzelne Worte auf die Goldwaage gelegt werden.
  • Was es braucht, um die Ursache dieser Projektkrankheiten zu beseitigen, ist ein neues Verständnis von Projekten: Projekte sind Kommunikation und Zusammenarbeit ist Kommunikation.
  • Verinnerlicht man beide Grundsätze, dann ist alles im Projekt Kommunikation – ob verbal oder non-verbal. Sie beginnt auch schon bevor Informationen ausgesprochen werden, weil ein Selektionsprozess beeinflusst, was und wie wir miteinander sprechen und mündet in der Reaktion des Gegenübers.
  • Mit achtsamem Zuhören und richtigem "Klartext reden" ist es möglich, die Kommunikation im Projekt zu verbessern.
Einfach besser kommunizieren – so gehts

Projektkrankheit Nr. 1? Sprach- und Sprechstörungen!

Hero Kommunikationsstörungen

Waren Sie auch schon mal in einer Situation, in der Sie am liebsten gesagt hätten: Wir haben hier ein Problem und keine Herausforderung? Das ist eine von vielen Kommunikationsstörungen und damit Projektkrankheit Nr. 1. Stephanie Borgert erklärt, warum wir ein neues Verständnis von Projekten brauchen und warum sich dann auch die Kommunikation ändert.

Management Summary

  • In Projektteams wird aneinander vorbeigeredet, man fällt sich ins Wort oder jemand bekommt eine wichtige Information nicht – die Kommunikation in Projekten krankt.
  • Eine Diagnose, die Autorin Stephanie Borgert stellt, ist das Wertschätzungs-Tourettesyndrom. Bei diesem wird der Begriff Wertschätzung als Platzhalter für alles Mögliche verwendet, nur nicht für das, was er ist: eine Einstellungssache.
  • Eine weitere Diagnose ist die Sprechschizophrenie, bei der Worte und Sprache einerseits inflationär eingesetzt werden, ohne über ihre Wirkung nachzudenken und andererseits einzelne Worte auf die Goldwaage gelegt werden.
  • Was es braucht, um die Ursache dieser Projektkrankheiten zu beseitigen, ist ein neues Verständnis von Projekten: Projekte sind Kommunikation und Zusammenarbeit ist Kommunikation.
  • Verinnerlicht man beide Grundsätze, dann ist alles im Projekt Kommunikation – ob verbal oder non-verbal. Sie beginnt auch schon bevor Informationen ausgesprochen werden, weil ein Selektionsprozess beeinflusst, was und wie wir miteinander sprechen und mündet in der Reaktion des Gegenübers.
  • Mit achtsamem Zuhören und richtigem "Klartext reden" ist es möglich, die Kommunikation im Projekt zu verbessern.

Bitte stellen Sie sich folgende Situation vor: Eine Gruppe von Menschen sitzt um einen Besprechungstisch in dessen Mitte der Beamer surrt und die auf Folien gebannten Projektpläne, Meilensteine, Arbeitspakete und Risikomatrizen an die Wand wirft.

Der Projektleiter moderiert und erteilt den Teilprojektleitenden der Reihe nach das Wort, damit sie ihren Status vorstellen. Dann fragt der Projektleiter nach Problemen und zum wiederholten Mal diskutiert das Team nun über mangelnde Kommunikation: Informationen wurden zu spät oder gar nicht weitergeleitet, Beschreibungen waren missverständlich, jemand wusste nicht, dass er jemand anderen über etwas hätte informieren müssen.

Dabei hat das Team zu Projektbeginn so viel Zeit in den Kommunikationsplan investiert. Es hat vorab genau überlegt, wer an wen was wann wie oft und warum kommunizieren soll. Außerdem hatten sie sich auf grundlegende Kommunikationsregeln verständigt: Sie wollten jederzeit offen und wertschätzend miteinander umgehen und Klartext sprechen. Und nun schauen alle - zum Projektleiter, denn schließlich ist Kommunikation doch seine ureigenste Aufgabe. Er (oder sie) soll die gesamte Kommunikation überwachen, managen und steuern.

Solche und ähnliche Szenarien erlebe ich immer wieder und genauso stetig rufen die Menschen nach "guter Kommunikation" in Projekten und sprechen darüber, wie sie sich organisieren lässt. Die Diagnose von Kommunikationsstörungen ergibt nie EINE ursächliche Schieflage oder gar die Schuld bei EINER Person. Vielmehr ist mangelnde Kommunikation ein Symptom für diverse Organisationskrankheiten. Im Folgenden beschreibe ich das "Wertschätzungs-Tourettesyndrom" und die "Sprechschizophrenie" kurz und beleuchte mögliche Ursachen.

"Wertschätzungs-Tourettesyndrom"

Es gibt keine Leitlinie und kein Projekt-Kick-Off ohne das Versprechen, jederzeit wertschätzend miteinander umzugehen und offen zu kommunizieren. Der Begriff Wertschätzung wird oft beliebig und undifferenziert als Platzhalter für alle möglichen Wünsche und Erwartungen eingesetzt. In den seltensten Fällen besprechen die Projektteams, welche konkrete Bedeutung der Begriff in ihrem Kontext hat.

Laut Wörterbuch bezeichnet Wertschätzung die grundsätzlich positive Bewertung eines Menschen und zwar unabhängig von Verhalten und Leistung. Gerade in der leistungsorientierten Projektarbeit bewerten wir Kolleginnen und Kollegen jedoch fortlaufend. Wertschätzung ist dann oft nicht mehr als nur die Hoffnung, dass die Menschen höflich, nett, gewaltfrei und ohne Beleidigungen miteinander kommunizieren – eine verklausulierte Erwartung, die schnell und häufig nicht erfüllt wird.

Oder es werden Regeln für ein wertschätzendes Miteinander formuliert: Von "wir lassen uns ausreden" über "alle kommen pünktlich" bis zu "wir geben aktiv positives Feedback" reicht die Spannbreite. Wertschätzung ist jedoch eine Haltung und keine trainier- und duplizierbare Rhetorik.

Statt moderne Worthülsen zu verwenden, sollte die Zeit besser in die Verabredung übergeordneter Prinzipien für die gemeinsame Arbeit investiert werden, z.B. ähnlich den Prinzipien aus dem agilen Manifest. Dann sind auch die "klein-klein"-Regeln überflüssig und alle Beteiligten können sich wie erwachsene Menschen begegnen.

"Sprechschizophrenie"

Welchen Begriff nutzen Sie für die Mitarbeitenden in Ihren Projekten in Planung und Controlling? Heißen sie dort Ressource, FTE oder Headcount? Egal welchen abstrakten und menschenleeren Begriff Sie auch verwenden, die wenigsten Projektleitenden machen sich Gedanken über die Wirkung dieser Worte. Gleichzeitig wird häufig pingeligst auf die Nicht-Verwendung bestimmter Begriffe geachtet, wie z.B. "Problem sagen wir hier nicht, wir nutzen lieber Herausforderungen".

Das ist schizophren, denn einerseits wird Sprache geradezu fahrlässig verwendet und andererseits einzelne Worte auf die Goldwaage gelegt. In beiden Fällen wird die Macht der Sprache unterschätzt. Worte wirken, sowohl beim Sprechenden als auch bei den Zuhörenden. Sie können erheitern, verletzen, Mut machen, trösten und Wirklichkeit erschaffen. Deshalb sollten wir reflektieren, wie wir miteinander sprechen, welche Worte und Metaphern wir verwenden, z.B. indem wir wieder von Menschen anstatt Ressourcen sprechen.

Die Liste der Sprachstörungen ließe sich noch beliebig fortschreiben und Ihnen selbst fallen sicher auch viele Beispiele ein. Die spannende Frage dahinter aber ist, warum erwachsene und intelligente Menschen solche krankhaften Kommunikationsspiele mitmachen.

Viele Ursachen, viele Wirkungen

Projekte sind komplexe, soziale Systeme und genau genommen lässt sich nur im jeweiligen Kontext eines konkreten Projekts durch Beobachtung herausfinden, warum Dinge so laufen, wie sie laufen. Auch wenn nicht alle Sprachstörungen in allen Organisationen vorkommen, gibt es einige Sprechstörungen, die in fast jeder klassischen Projektorganisation zu finden sind.

Projektorganisation verhindert Kommunikation

An dieser Stelle biete ich Ihnen einige Gedanken zur Kommunikation an, die eventuell neu oder sperrig erscheinen:

  • Projekte bestehen aus Kommunikation, nicht aus Menschen.
  • Zusammenarbeit ist Kommunikation

Wenn wir diese beiden Aussagen als wahr annehmen, dann verändert sich der Blick auf die Projektkommunikation erheblich. Egal an welchem PM-Standard Sie sich orientieren, dort wird Kommunikation als ein maßgeblicher Erfolgsfaktor beschrieben, der vom Projektleitenden überwacht und gesteuert werden soll. Der Gedanke ist obsolet, denn Projektarbeit ist Kommunikation, sonst nichts. Kommunikationspläne dienen nicht der Kommunikation, sondern behindern sie, weil sie starr sind und im Detail versuchen, Kommunikation in einen linearen Prozess zu pressen. Der endgültige Tod fortlaufender Kommunikation ist das sternförmige Berichten in Projektmeetings oder an ein Gremium.

Um Aufgaben zu erfüllen, Ideen zu generieren, Probleme zu lösen und Projekte erfolgreich zu machen, braucht es jedoch Diskurs, Auseinandersetzung und Entscheidungen. Der Glaube, das managen zu können, ist ein Irrglaube.

Das Bild von Kommunikation ist veraltet

Tauchen Schwierigkeiten auf, die ein Kommunikationsproblem zu sein scheinen, dann heißt es schnell: "Wir haben ein Sender- / Empfängerproblem" im Sinne eines linearen Prozesses. Hinter dieser Aussage steht der Gedanke, man müsse nur klar und in der richtigen Metapher etwas transportieren, dann erzeuge es auch die gewünschte Reaktion beim Gegenüber. Kommunikation ist aber kein Sender-Empfänger-Prozess, sie ist nicht wahr oder falsch und sie hat auch kein explizites Ziel. Kommunikation sorgt für weitere Kommunikation.

Projektkommunikation läuft zu jedem Zeitpunkt bereits, sie beginnt nicht durch einen Projektmanager oder eine bestimmte Wortmeldung. Denn auch ein formulierter Gedanke ist Kommunikation und nicht isoliert im Kopf eines einzelnen Menschen entstanden, sondern im Austausch. Da wir nicht wissen, was eine Information im Kopf anderer Menschen für Reaktionen oder Erkenntnisse produziert, geht es immer um Klärung und Verstehen. Es geht nicht um unidirektionales Senden, denn das kann nie mehr sein, als ein kleiner Versuch, etwas zu bewirken.

Niklas Luhmann (1987) formulierte es folgendermaßen: "Das Erkennen einer Differenz von Mitteilung und Information macht Kommunikation erst möglich." Wir glauben häufig zu verstehen, wie Jemand etwas gemeint hat. Zum einen vergessen wir dabei, dass Derjenige eine Auswahl getroffen hat, was er oder sie überhaupt für mitteilungswürdig hält und ob die Information mündlich, schriftlich, ironisch oder wie auch immer transportiert wird. Zum anderen funktioniert unser Verstehen nur, wenn wir uns auf einen gemeinsamen Code verständigt haben, also den Begriffen eine gemeinsame Bedeutung gegeben haben. Ansonsten interpretieren wir frei und können viel und lange aneinander vorbeireden. Die unpassendste Reaktion darauf ist ein neuer stringenter Kommunikationsplan, der Austausch und Diskurs letztendlich noch mehr einschränkt.

Was gegen die Sprach- und Sprechstörungen helfen kann

Zwei Maßnahmen zur Gesunderhaltung Ihres Projekts stelle ich Ihnen hier kurz vor. Sie unterstützen ein "wirklich-wirklich" wertschätzendes Miteinander und das Klartextreden.

Zuhören kommt vor dem Reden

Während wir Zuhören sind wir oft damit beschäftigt, zu überlegen, was wir gleich antworten werden. Im schlimmsten Fall fallen wir ihm oder ihr ins Wort und antworten "wie aus der Pistole geschossen". Wir überlegen uns also bereits unsere Gegenargumente während der Andere spricht und stellen fest, dass uns eine Aussage ärgert oder uns das Gegenüber langweilt. Damit hören wir nicht zu, denn wir sind mit uns selbst beschäftigt. Ein "Mmmhh" lässt sich zusammen mit regelmäßigem Nicken nebenbei abspulen. Das ist menschlich, aber wenig wertschätzend.

Wirkliches Zuhören ist ein erster guter Schritt in Richtung Wertschätzung und bedeutet, den eigenen inneren Dialog anzuhalten und mit Neugier die Denkweise des Sprechenden verstehen zu wollen, ohne sofort zu bewerten. Probieren Sie es aus. Sie werden feststellen, dass das anstrengend sein kann. Nicht immer interessiert uns das Gesagte oder wir haben Antipathien dem Menschen gegenüber. Wertschätzung beginnt aber genau da, wo Sie sich auf die Gedankenwelt eines anderen einlassen.

Klartext reden

Sollte es in Ihren Projektbesprechungen auch immer wieder zu ausschweifenden, langatmigen Debatten kommen, die Dinge nicht auf den Punkt gebracht werden oder der rote Faden verloren gehen, dann empfehle ich Ihnen ein paar wesentliche Aspekte zu berücksichtigen:

  • Bleiben Sie bei EINEM Thema, besprechen Sie nicht mehrere gleichzeitig.
  • Beiträge sind kurz und präzise.
  • Vertreten Sie Ihren Standpunkt, argumentieren Sie dafür.
  • Klären Sie vor Ihrem Beitrag die Frage: "Ist es relevant?"
  • Vermeiden Sie Konjunktive.
  • Klären Sie die Bedeutung wichtiger Begriffe miteinander, damit Sie alle dasselbe darunter verstehen.
  • Das Ziel dabei: Diskurs erzeugen.

Fazit

Wenn Kommunikation im Sinne von Austausch und Diskurs im Projekt (wieder) möglich ist, folgt daraus mehr Verbindlichkeit. Statt "man müsste mal" oder "aber die anderen" wird Kommunikation direkter und Verabredungen bindender. Jeder im Team wird sich seiner eigenen Verantwortung für das Gelingen und Misslingen bewusst und das wiederum fördert Reflexion und Achtsamkeit für die eigenen Denkmodelle und Kommunikationsmuster. Außerdem entsteht so eine neue Tiefe des

Miteinander, weil die Menschen mehr in Kontakt zueinander kommen und an die Stelle des "ich will mich profilieren" ein "ich will verstehen" rücken kann. Ich wette, dass die Projektstatusmeetings anders ablaufen und die dauernde Frage nach der "mangelnden Kommunikation" verschwindet.

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