Miteinander reden und E-Mails schreiben

Weniger Stress durch achtsame Kommunikation im Projekt

Wann haben Sie sich zuletzt über eine unvollständige oder flapsig formulierte E-Mail geärgert? Kommunikation, z.B. per E-Mail oder im direkten Gespräch kann anstrengend sein – insbesondere wenn das Gegenüber eine andere Meinung vertritt. Aber Eva-Marie Granz verrät Ihnen, wie Sie sich diesen Stress künftig durch achtsame Kommunikation sparen können.

Management Summary

Miteinander reden und E-Mails schreiben

Weniger Stress durch achtsame Kommunikation im Projekt

Wann haben Sie sich zuletzt über eine unvollständige oder flapsig formulierte E-Mail geärgert? Kommunikation, z.B. per E-Mail oder im direkten Gespräch kann anstrengend sein – insbesondere wenn das Gegenüber eine andere Meinung vertritt. Aber Eva-Marie Granz verrät Ihnen, wie Sie sich diesen Stress künftig durch achtsame Kommunikation sparen können.

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You can"t stop the waves,
but you can learn to surf
Jon Kabat-Zinn

Wenn Sie im Projektumfeld tätig sind, kennen Sie durchgeplante Arbeitstage: Termine von früh bis spät und selbst Pausen werden aufgrund des Zeitdrucks nicht eingehalten, sondern für Meetings verwendet. Das externe "Getrieben-werden" durch Termine, Deadlines und To-Dos führt zu einer Stressreaktion bei Körper und Geist, die langfristig krankmacht.

Eine Methode, mit der Sie mehr Abstand und Ruhe in Ihren Projektalltag bringen, ist, sich in Achtsamkeit zu üben. Da Kommunikation einen großen Teil der Projektarbeit einnimmt, erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie achtsam verbal und per E-Mail kommunizieren.

Das Grundkonzept der Achtsamkeit

Das Grundkonzept von Achtsamkeit oder Mindfulness, wie der meiner Meinung nach schönere und treffendere englische Begriff lautet, ist der Fokus auf das Hier und Jetzt, ohne über Entscheidungen oder Erinnerungen aus der Vergangenheit zu grübeln oder sich Gedanken und Sorgen über die Zukunft zu machen. Jeder Moment soll als solcher bewusst und ohne Bewertung wahrgenommen werden. Basierend auf diesem Grundverständnis ändert sich Ihre Herangehensweise an stressige Situationen.

Achtsamkeit

Bild 1: Achtsamkeit = Fokus auf den gegenwärtigen Augenblick

Achtsam im Projekt kommunizieren

Fehlende, schlechte oder missverständliche Kommunikation wirkt sich negativ auf den Projekterfolg aus. Um durch Achtsamkeit eine bessere und erfolgreichere Kommunikationskultur im Projekt und im Unternehmen zu etablieren, ist es wichtig, dies mit einer positiven Einstellung zum Gegenüber zu tun.

Positive Einstellung zum Gegenüber verinnerlichen

Um eine positive Grundhaltung anderen gegenüber einzuüben, können Sie sich für jede Person, zu der Sie Kontakt haben, im Stillen vorsagen, dass es sich bei dieser Person um einen Menschen mit Wünschen und Ängsten handelt – einen Menschen wie Sie. Wünschen Sie sich für diese Person, dass sie glücklich ist, genau wie für sich selbst. Dabei ist es egal, ob es sich um den Kassierer im Supermarkt oder um die Projektleiterin des aktuellen Topprojektes handelt. Je öfter Sie sich dies im Stillen vorsagen, desto mehr prägt sich Ihre positive Einstellung zum Gegenüber ein und Sie schaffen eine gute Voraussetzung für eine verbale Kommunikation.

Achtsam verbal kommunizieren

Aktiv zuhören

Wichtig für die achtsame verbale Kommunikation ist, dem Gesprächspartner die uneingeschränkte Aufmerksamkeit jetzt in genau diesem Moment zu schenken und ohne Bewertung oder Unterbrechung erst einmal zuzuhören. Gerade bei unseren alltäglichen Besprechungen sind wir schnell dabei, in Gedanken schon Gegenargumente zu formulieren oder Falschaussagen des Gegenübers herauszufinden statt konzentriert zuzuhören.

Durch aktives, achtsames Zuhören fühlt sich der Gesprächspartner wertgeschätzt, wahr- und ernstgenommen. Hören Sie deshalb aufmerksam zu, ohne zuzustimmen oder abzulehnen, auch wenn Ihnen das zu Beginn der achtsamen Kommunikation schwerfallen kann.

Nachdem Ihr Gesprächspartner seinen Standpunkt ausführlich geäußert hat, fassen Sie für ihn kurz zusammen, was Sie verstanden haben. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis von der aktuellen Situation oder dem Sachverhalt haben. Zusätzlich erhält der Gesprächspartner die Bestätigung, dass Sie zugehört und nicht nebenbei E-Mails bearbeitet haben.

Den eigenen Standpunkt achtsam vertreten

Um den eigenen Standpunkt bewusst und achtsam zu vertreten, ist es wichtig, die fachliche Darlegung der Informationen von sich selbst zu entkoppeln. Dies gilt insbesondere dann, wenn dieser Standpunkt dem der Gesprächspartner widerspricht und mit Gegenwehr zu rechnen ist. Die Fakten können klar und objektiv dargelegt werden, ohne dass eine Identifizierung mit dem Standpunkt stattfinden muss.

Sollte es dennoch zu einem Konfliktgespräch kommen, wird auf das achtsame Wahrnehmen der Situation ohne Wertung zurückgegriffen. Dadurch, dass Sie sich auf Ihr aufgebrachtes Gegenüber fokussieren oder bewusst wahrnehmen, wie Ihr Puls steigt und sich ein Gefühl des Zorns in der Magengegend spürbar macht, haben Sie sofort wieder etwas Distanz geschaffen und können gefasst zum eigentlichen Thema zurückkehren: Ihrem Standpunkt.

E-Mails achtsam schreiben und beantworten

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