Microsoft Outlook

Mails schneller schreiben mit Textbausteinen

Die Verwendung von Textbausteinen kann das Schreiben von E-Mails erheblich erleichtern. Marko Zotschew zeigt Ihnen in diesem Tipp, wie Sie in Microsoft Outlook ab der Version 2007 komfortabel mit solchen Textbausteinen arbeiten können. Der Clou bei diesem Vorgehen ist die Verwendung der Funktionen "Schnellbausteine" sowie "AutoKorrektur", womit sich häufig benötigte Formulierungen mit individuellen Angaben schnell und einfach kombinieren lassen.

E-Mails zu schreiben, kann häufig eine zeitraubende Tätigkeit sein. Besonders wenn noch die Aufgabe aussteht, mehrere Mails mit unterschiedlichen Anliegen zu formulieren. So möchte ein Projektleiter beispielsweise zunächst drei Kollegen zum Jour Fixe einladen (und dabei die Agenda anhängen), anschließend den Statusbericht an das Vorstandsmitglied sowie zwei Stakeholder verschicken und schließlich noch bei einem Geschäftspartner die letzte Lieferung reklamieren.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie in Microsoft Outlook ab der Version 2007 das Schreiben von E-Mails mithilfe von Textbausteinen vereinfachen können. Dieses Vorgehen eignet sich besonders gut für Standard-Mails (z.B. Einladungen für Meetings) oder für Antwort-Mails auf häufige Anfragen (z.B. Rückmeldung der Projektstunden beim PMO).

Zeit sparen mit "Schnellbausteinen" und "AutoKorrektur"

Um in Outlook so zeitsparend wie möglich mit Textbausteinen zu arbeiten, ist es sinnvoll, eine Kombination der Funktionen "Schnellbausteine" sowie "AutoKorrektur" zu verwenden. Bei diesem Vorgehen können Sie den als Schnellbaustein abgespeicherten Standardtext mit nur einem Klick in die Mail einfügen. Die restlichen auszufüllenden Passagen können Sie dann entweder per Hand eintippen oder über die AutoKorrektur mit Kürzeln ergänzen.

Beispiel

Der Projektleiter schickt dem Projekt-Auftraggeber einmal wöchentlich den aktuellen Statusbericht per Mail. Neben den individuellen Informationen, enthält der Text gewisse Standardformulierungen, die sich in jeder Mail wiederholen. Aus diesem Grund legen Sie in Outlook einen Schnellbaustein mit der Bezeichnung "Projektstatus" an. Dieser Baustein enthält beispielsweise folgenden Text:

"Sehr geehrte/r [Name]

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