Projektfortschritt, Basisplan, Projektszenarien und mehr Tutorial für den Einstieg in Microsoft Project

Teil 3:
Das Projekt überwachen und steuern
Tutorial für den Einstieg in Microsoft Project

Einen Projektplan zu erstellen, ist für geübte Anwender nicht schwer. Den Plan im laufenden Projekt aktuell zu halten, kann allerdings eine Herausforderung sein. Damit das erfolgreich gelingt, zeigt Jürgen Rosenstock im dritten Teil dieses Tutorials, wie Sie den Projektfortschritt erfassen, Planänderungen mit Hilfe des Basisplans im Blick behalten, die aktuelle Arbeit mit Fortschrittslinien überwachen oder alternative Planungsszenarien vergleichen.

Management Summary

Projektfortschritt, Basisplan, Projektszenarien und mehr Tutorial für den Einstieg in Microsoft Project

Teil 3:
Das Projekt überwachen und steuern
Tutorial für den Einstieg in Microsoft Project

Einen Projektplan zu erstellen, ist für geübte Anwender nicht schwer. Den Plan im laufenden Projekt aktuell zu halten, kann allerdings eine Herausforderung sein. Damit das erfolgreich gelingt, zeigt Jürgen Rosenstock im dritten Teil dieses Tutorials, wie Sie den Projektfortschritt erfassen, Planänderungen mit Hilfe des Basisplans im Blick behalten, die aktuelle Arbeit mit Fortschrittslinien überwachen oder alternative Planungsszenarien vergleichen.

Management Summary

Project bietet umfassende Funktionen für die Planung und Steuerung von Projekten. Über die Herausforderungen dieser Planung und des Ressourcenmanagements berichteten bereits die ersten beiden Teile des Tutorials: "Grundlagen für das Arbeiten mit Project" und "Arbeiten mit Ressourcen".

Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem darauf aufbauenden Thema "Projektüberwachung und ‑steuerung". Denn einen Projektplan zu erstellen, ist für den geübten Anwender einfach. Diesen Projektplan aber auch im laufenden Projekt aktuell zu halten, kann eine durchaus komplexe Herausforderung darstellen.

Sie lernen in diesem Artikel, wie Sie Ihren Projektplan aktuell halten, den Fortschritt erfassen, idealerweise die Übersicht über die Projektentwicklung behalten und die Erkenntnisse aus dem aktuellen Plan für die erfolgreiche Steuerung Ihres Projekts verwenden. Dazu gehört sowohl, Fehlentwicklungen rechtzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen, als auch, Szenarien möglicher Planänderungen für das aktuelle Projekt abzubilden.

Sie erhalten außerdem praxisorientierte Erläuterungen und Hinweise für die Überwachung und Steuerung Ihres Projekts. Die Erläuterungen basieren auf einem "Best Practice", das u.a. auch auf persönlichen Erfahrungen des Autors beruht und somit keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit erhebt.

Versionshinweis

Dieser Artikel setzt auf der Version "Project Online Desktop Client" (Stand Mai 2019) auf, die z.B. über ein Office 365-Abonnement bezogen werden kann. Microsoft stellt über Online-Updates kontinuierlich neue Funktionen bereit, sodass sich nach dem Erscheinen dieses Artikels Abweichungen ergeben können. Kleinere Unterschiede zur klassischen Project Desktop-Version "Microsoft Project 2016/2019" bzw. "Microsoft Project Professional 2016/2019" sind möglich, sollten jedoch nur geringfügig vorhanden sein.

Den Fortschritt erfassen

Der erste Schritt, um einen Projektplan aktuell zu halten, ist, den Fortschritt stetig und regelmäßig zu erfassen. Vor der ersten Aktualisierung sollte dabei eine wichtige Regel beherzigt werden:

So reizvoll es sein mag, die Projektplanung nebst Ressourcenzuordnung so detailliert wie möglich abzubilden, so sehr wird der Aufwand der späteren Pflege des Plans unterschätzt. Daher sollten Sie den Projektplan nur so genau ausarbeiten, dass im laufenden Projekt der Zeitaufwand überschaubar bleibt, um den Plan zu pflegen, den Fortschritt zu erfassen und Änderungen einzupflegen, die sich durch eventuelle Projektverzögerungen ergeben.

Verschiedene Arten der Fortschrittinformation

Bevor Sie damit beginnen, den Fortschritt aus dem Projektverlauf in Ihrem Projektplan darzustellen, ist es sinnvoll, sich die verschiedenen Arten der Fortschrittserfassung anzusehen. Sie können den Fortschritt eines Vorgangs:

  • auf Basis der prozentualen Dauer ("% Abgeschlossen"),
  • auf Basis der prozentualen Arbeit ("% Arbeit abgeschlossen"),
  • auf Basis aktueller Arbeit und verbleibender Arbeit oder
  • als Arbeitswerte pro Zeitphase erfassen

Als ergänzende Fortschrittsinformation gibt es noch das Feld "Physikalisch abgeschlossen (%)". Es steht im Gegensatz zur geleisteten Arbeit und abgeschlossenen Dauer für den tatsächlichen Fortschritt eines Vorgangs und erfasst dessen Fertigstellungsgrad zahlenmäßig. Fortgeschrittene Anwender können den Wert z.B. für die Leistungswertanalyse (Earned Value Analysis) verwenden. Das Feld hat jedoch keine Verknüpfung zu den anderen Fortschrittsfeldern und kann auch nicht verwendet werden, um den Fortschritt z.B. im Balkendiagramm anzuzeigen.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Einen aussagekräftigen Projektplan erstellen

Microsoft Project gilt für viele Neueinsteiger als kompliziert und sperrig. Zu Unrecht: Mit dieser pragmatischen und soliden Anleitung lernen Sie, Microsoft Project zu beherrschen und erhalten die Grundlage für ein sicheres und erfolgreiches …

Teil 2:
Das Arbeiten mit Ressourcen

Die Vorgänge sind erfasst, Dauer und Arbeit eingetragen, Abhängigkeiten dargestellt – nachdem Sie im ersten Teil erfahren haben, wie Sie einen aussagekräftigen Projektplan erstellen, geht es jetzt darum, den Vorgängen Ressourcen zuzuordnen.

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