Flexibles Projektcontrolling für kleine Projekte Fix und fertig: Excel-Vorlage für die Earned Value Analyse

Das Excel-Tool "Easy Earned Value Manager" ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für kleinere Projekte zu nutzen, für die der erforderliche Aufwand sonst zu hoch wäre. Detlef Zimmermann hat die erstmals 2007 veröffentlichte Version grundlegend überarbeitet und in Version 2.0 an Excel für Windows ab Version 2010 angepasst. Gemeinsam mit der Excel-Vorlage erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie das Tool verwenden und die Reports bei Bedarf anpassen können.

Management Summary

Flexibles Projektcontrolling für kleine Projekte Fix und fertig: Excel-Vorlage für die Earned Value Analyse

Das Excel-Tool "Easy Earned Value Manager" ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für kleinere Projekte zu nutzen, für die der erforderliche Aufwand sonst zu hoch wäre. Detlef Zimmermann hat die erstmals 2007 veröffentlichte Version grundlegend überarbeitet und in Version 2.0 an Excel für Windows ab Version 2010 angepasst. Gemeinsam mit der Excel-Vorlage erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie das Tool verwenden und die Reports bei Bedarf anpassen können.

Management Summary

Die Earned Value-Analyse ist eine international anerkannte Standardmethode für das Projektcontrolling. Gerade bei kleineren Projekten ist die Umsetzung in der Praxis allerdings oft schwierig. Zwar bieten professionelle Planungstools meist ausgefeilte Berechnungs- und Berichtsmöglichkeiten für die EVA-Analyse, für einfache Projekte ist der Einsatz solcher Produkte jedoch oft zu aufwendig.

Eine Alternative ist die Berechnung der wichtigsten Kennzahlen mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms, wie z.B. Microsoft Excel. Den zeitlichen Verlauf grafisch darzustellen, ist allerdings auch in diesem Fall ohne Programmierung aufwendig. Die jeweils zum Stichtag berechneten Daten können zwar in eine zusätzliche Wochen- oder Monatsübersicht übertragen werden. Falls sich die Plandaten ändern, müssen die Basisdaten allerdings neu berechnet und erneut in die Berichtsintervalle übertragen werden.

Das Tool "EasyEarnedValueManager" (Easy EVM) automatisiert diesen Vorgang mit Hilfe von VBA (Visual Basic for Applications) und ermöglicht es so, die in der Earned Value Analyse ermittelten Daten komfortabel zu berechnen und grafisch darzustellen. Es kann und soll die komplexen Möglichkeiten professioneller Planungswerkzeuge nicht ersetzen, sondern die EVA auch für einfach strukturierte Projekte nutzbar machen.

Der Easy EVM erfordert keine Installation, da es sich dabei um eine Excel-Arbeitsmappe mit integrierter VBA-Programmierung handelt. Die Datei wird einfach an dem gewünschten Ort abgespeichert und mit Microsoft Excel aufgerufen. Es handelt sich hierbei um eine aktualisierte Version des erstmals in 2007 vorgestellten Tools, das in der vorliegenden Version 2.0 um ein Dashboard erweitert wurde. Entwickelt wurde das Tool mit Excel 2016 (64 Bit), es ist aber auch mit der Version 2010 (32 Bit) und 2013 (32 Bit) erfolgreich getestet worden.

Earned Value Analyse – wie und wozu?

Die Earned Value Analyse (EVA) entstand in den 1960er Jahren in den Vereinigten Staaten von Amerika. Sie wurde von der U.S. Air Force als Ergänzung zu PERT (Programme Evaluation and Review Technique, Variante der Netzplantechnik) entwickelt, um den Projektfortschritt bewerten zu können. Mittels Kennzahlen beschreibt die EVA die aktuelle Termin- und Kostensituation zu einem bestimmten Stichtag.

Das Prinzip der EVA besteht darin, die aktuell erbrachte Leistung eines Projekts (Earned Value, Fertigstellungswert) zu ermitteln. Mit Hilfe von Leistungskennzahlen prognostiziert sie darüber hinaus das voraussichtliche Projektende und die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts.

Basisgrößen

Die wichtigsten Basisgrößen der Earned Value Analyse sind der geplante und der tatsächliche Aufwand, der Fertigstellungswert und das Gesamtbudget (Tabelle 1). Aus diesen Basisgrößen lassen sich mit Hilfe der Earned Value Analyse weitere Kennzahlen berechnen, die den Projektfortschritt monetär bewerten.

Tabelle 1: Die Basisgrößen des Earned Value
Basisgröße Erläuterung
Geplanter Aufwand(Planned Value) Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag geplanten Aktivitäten (Arbeitspakete, Vorgänge) budgetiert?
Tatsächlicher Aufwand
(Actual Cost)

Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten Aktivitäten eingesetzt?

Erbrachte Leistung,Fertigstellungswert
(Earned Value)

Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten Aktivitäten budgetiert?

Gesamtbudget
(Budget At Completion)

Welcher Aufwand wurde für die Durchführung des Projekts insgesamt vorgesehen?

Aus der grafischen Darstellung der Basisgrößen über die Zeit lassen sich Abweichungen von Kosten- und Terminplan leicht erkennen (Bild 1). Betrachtet man die zeitliche Entwicklung dieser Kennzahlen, ist zusätzlich eine Trendanalyse möglich.

Bild 1: Mit Hilfe einer grafischen Darstellung der Basisgrößen lassen sich Planabweichungen schnell erkennen

Wann lässt sich die EVA sinnvoll einsetzen?

Um die Earned Value Analyse einzusetzen, ist es notwendig:

  • den Projektumfang festzulegen und abzugrenzen,
  • die erforderlichen Arbeitspakete zu ermitteln und die Ergebnisse so zu definieren, dass sie überprüft werden können (Deliverables, Werke),
  • die Abhängigkeiten unter den Arbeitspaketen sowie ihre Reihenfolge festzustellen,
  • die Dauer und den Aufwand pro Arbeitspaket zu schätzen,
  • den Kosten- und Terminplan zu erstellen.

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (13)

Marco
Hofbeck

Hallo Zusammen, ich habe eine Problem mit dem Tool. Bei mir wird ein PV nicht berechnet und übertragen. Egal was ich versuche... Wer kann mir hier helfen?

 

Detlef
Zimmermann

Hallo Herr Hofbeck, um Ihnen helfen zu können benötige ich genauere Informationen. Wenn Sie mir eine (anonymisierte) Version Ihrer Excel-Datei zukommen lassen, schaue ich mir das gern an. Gruß Detlef Zimmermann

 

Hallo, Danke für die schnelle Rückmeldung. Ich habe den Fehler bereits evaluieren und beheben können. Das Problem war, dass ein Arbeitspaket am selben Tag beendet wurde an dem es gestartet ist. Damit kann dss Tool anscheinend nicht umgehen. Dies habe ich nur geändert. Bsp. Start 10.04.2018 Ende 10.04.2018 --> Dies hat nicht funktioniert. Start 10.04.2018 Ende 11.04.2018 --> Dies hat funktioniert und das Tool hat alles berechnet. Viele Grüße, Marco Hofbeck

 

Detlef
Zimmermann

Hallo, es freut mich, daß es jetzt funktioniert. Diesen speziellen Anwendungsfall hatte tatsächlich nicht berücksichtigt. Wenn ich dafür eine einfache Lösung finde nehme ich es in das nächste Update mit auf. Gruß Detlef Zimmermann

 

Christian
Husak

Hallo Herr Zimmermann, ich habe ein Problem im Verständnis der Zahl "15.417" als PV bei Arbeitspaket 3.5. ich komme nicht auf diese Zahl. Können Sie mir bitte helfen. Außerdem lässt sich das Programm zwar herunterladen, aber ich kann mit den Zahlen nicht arbeiten. Woran liegt das? Freue mich auf Ihre Rückmeldung. MFG Ch. Husak

 

Detlef
Zimmermann

Guten Tag Herr Husak, in der Beispieldatei ist die Berechnungsmethode "nach Fertigstellungsgrad" ausgewählt. Wie im Artikel beschrieben, werden bei der Berechnung der Kennzahlen alle Werte linearisiert und zum Stichtag berechnet. Für das Arbeitspaket 3.5 ist, für den Zeitraum vom 16.07.2018 bis zum 03.08.2018, ein Planwert von 18.500€ eingegeben. Verteilt man das Budget linear, entspricht das 18 Kalendertagen zu einem Tagessatz von jeweils 1.027,77€. Der gewählte Stichtag (31.07.2018) liegt innerhalb der Laufzeit des Arbeitspaketes. Die Zeit vom 16.07.2018 bis zum 31.07.2018 entspricht 15 Kalendertagen. 15 Tage á 1.027,77€ entsprechen einem bis zum Stichtag geplanten Budget von 15.417 € Warum sie mit den Zahlen nicht arbeiten können kann ich so pauschal nicht beantworten. Wenn sie die Excel Datei nicht bearbeiten können, liegt das vermutlich an Ihren Sicherheitseinstellungen. Sie müssen nach dem Aufruf der Datei ggf. noch auf „Bearbeitung aktivieren“ klicken. Ich hoffe ich konnte Ihnen damit weiterhelfen. MFG Detlef Zimmermann

 

Sehr geehrter Herr Zimmermann! Besten Dank für Ihre Informationen bzw. Unterstützung!! MFG Christian Husak

 

Christophe
Núñez

Ich kann die Datei nicht öffnen. Ich nutze Excel 2016. Beim öffnen erscheint die Meldung: "Excel hat ein Problem bei mindestens einem Formelbezug in dieser Arbeitsmappe festgestellt. Überprüfen Sie, ob alle Zellenbezüge, Bereichsnamen, definierten Namen und Verknüpfungen mit anderen Arbeitsmappen in Ihren Formeln richtig sind." Danke für die Unterstützung.

 

Detlef
Zimmermann

Guten Tage Herr Núñez, dass es bei einer noch nicht befüllten Datei zu diesen Problemen kommen kann, habe ich im Abschnitt "Neues Projekt anlegen" beschrieben. Das liegt daran, dass einige dynamische Verweise zu Anfang auf leere Zellbereiche zeigen. Diese Fehlermeldung sollte verschwinden, sobald die ersten Daten eingetragen sind und eine erste Berechnung durchgeführt wurde. Dieser Fehler sollte daher nicht bei der Datei mit den Beispieldaten auftreten. Probieren sie bitte einmal ob Sie den Fehler auch bei der Datei mit den Beispieldaten erhalten. MFG Detlef Zimmermann

 

Guten Tag Herr Zimmermann Vielen Dank für die schnelle Antwort. Nach der Eingabe hat alles wunderbar funktioniert. Wäre es möglich dass Sie für folgende Versionen - den Blattschutz bei der Berechnung nicht immer wieder aktivieren und - eine Variable für die Währung in der Konfiguration einführen. Als Schweizer sind mir CHF geläufiger ;-). Vielen Dank für das super Tool!

 

Oliver
Remsberger

Guten Tag Herr Zimmermann , ich habe versucht mit Vorlagedatei ein Projekt anzulegen, Breits beim öffnen der leeren Datei kommt eine Fehlermeldung über fehlende Formelbezuege. Will man die die Projketinformationen anlegen hängt sich die Datei auf. In der Beispieldatei kann ich Werte ändern und neu berechnen. Ich finde das von Ihnen entwickelte EXcel Tool sehr gut,es hat mir sehr geholfen die Zusammenhänge besser zu verstehen. Besonders die Zusammenfassung auf dem Dashboard und dem Statusreport ist vorbildlich und gibt dem Unternehmen bzw. dem Kunden eine gute aussagekräftige Analyse des Projektes. Kennen Sie ggf. einen Softwareanbieter der ein professionelles Tool ähnlich ihrem Tool auf dem Markt anbietet. Wir arbeiten bei uns im Unternehmen mit Abacus und benötigen dringend ein Softwaretool mit denen wir Controlling durchführen können. Vielen Dank für Ihre Unterstützung und mit freundlichen Grüssen Oliver Remsberger

 

Detlef
Zimmermann

Guten Tag Herr Remsberger, die Fehlermeldung beim Öffnen der leeren Datei ist bekannt und auch in der Beschreibung zum Tool dokumentiert. Näheres dazu finden so auch in der Diskussion mit Herrn Christophe Núñez (s.o.). Wenn Sie die Möglichkeit haben mir eine Fehlermeldung oder die Datei zukommen zu lassen, schaue ich mir ihr Problem gern an. Einen Softwareanbieter der ein vergleichbares Tool anbietet kenne ich leider nicht. Die Earned Value Kennzahlen könne Sie sich vermutlich mit einem Großteil der PM Tools errechnen lassen. Microsoft Project bietet z.B. diese Möglichkeit. Ein Dashboard müssten Sie sich auf Basis dieser Daten dann ggf. in Excel selbst erstellen. Mit freundlichen Grüßen Detlef Zimmermann

 

Kareem
Steinbrich

Hallo, ich habe eine Frage zur Eintragung von IST-Daten. Bei einem Fertigstellungswert von 0% trage ich naturgemäß keine Ist-Startzeit ein. Dennoch wird mir dann ein Fehler angezeigt. Kann mir jemand hierbei unter die Arme greifen? Danke.