Flexibles Projektcontrolling für kleine Projekte

Fix und fertig: Excel-Vorlage für die Earned Value Analyse

Excel-Vorlage Earned Value Management
Das Excel-Tool "Easy Earned Value Manager" ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für kleinere Projekte zu nutzen, für die der erforderliche Aufwand sonst zu hoch wäre. Detlef Zimmermann hat die erstmals 2007 veröffentlichte Version grundlegend überarbeitet und in Version 2.0 an Excel für Windows ab Version 2010 angepasst. Gemeinsam mit der Excel-Vorlage erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie das Tool verwenden und die Reports bei Bedarf anpassen können.
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Die Earned Value-Analyse ist eine international anerkannte Standardmethode für das Projektcontrolling. Gerade bei kleineren Projekten ist die Umsetzung in der Praxis allerdings oft schwierig. Zwar bieten professionelle Planungstools meist ausgefeilte Berechnungs- und Berichtsmöglichkeiten für die EVA-Analyse, für einfache Projekte ist der Einsatz solcher Produkte jedoch oft zu aufwendig.

Eine Alternative ist die Berechnung der wichtigsten Kennzahlen mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms, wie z.B. Microsoft Excel. Den zeitlichen Verlauf grafisch darzustellen, ist allerdings auch in diesem Fall ohne Programmierung aufwendig. Die jeweils zum Stichtag berechneten Daten können zwar in eine zusätzliche Wochen- oder Monatsübersicht übertragen werden. Falls sich die Plandaten ändern, müssen die Basisdaten allerdings neu berechnet und erneut in die Berichtsintervalle übertragen werden.

Das Tool "EasyEarnedValueManager" (Easy EVM) automatisiert diesen Vorgang mit Hilfe von VBA (Visual Basic for Applications) und ermöglicht es so, die in der Earned Value Analyse ermittelten Daten komfortabel zu berechnen und grafisch darzustellen. Es kann und soll die komplexen Möglichkeiten professioneller Planungswerkzeuge nicht ersetzen, sondern die EVA auch für einfach strukturierte Projekte nutzbar machen.

Der Easy EVM erfordert keine Installation, da es sich dabei um eine Excel-Arbeitsmappe mit integrierter VBA-Programmierung handelt. Die Datei wird einfach an dem gewünschten Ort abgespeichert und mit Microsoft Excel aufgerufen. Es handelt sich hierbei um eine aktualisierte Version des erstmals in 2007 vorgestellten Tools, das in der vorliegenden Version 2.0 um ein Dashboard erweitert wurde. Entwickelt wurde das Tool mit Excel 2016 (64 Bit), es ist aber auch mit der Version 2010 (32 Bit) und 2013 (32 Bit) erfolgreich getestet worden.

Earned Value Analyse – wie und wozu?

Die Earned Value Analyse (EVA) entstand in den 1960er Jahren in den Vereinigten Staaten von Amerika. Sie wurde von der U.S. Air Force als Ergänzung zu PERT (Programme Evaluation and Review Technique, Variante der Netzplantechnik) entwickelt, um den Projektfortschritt bewerten zu können. Mittels Kennzahlen beschreibt die EVA die aktuelle Termin- und Kostensituation zu einem bestimmten Stichtag.

Das Prinzip der EVA besteht darin, die aktuell erbrachte Leistung eines Projekts (Earned Value, Fertigstellungswert) zu ermitteln. Mit Hilfe von Leistungskennzahlen prognostiziert sie darüber hinaus das voraussichtliche Projektende und die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts.

Basisgrößen

Die wichtigsten Basisgrößen der Earned Value Analyse sind der geplante und der tatsächliche Aufwand, der Fertigstellungswert und das Gesamtbudget (Tabelle 1). Aus diesen Basisgrößen lassen sich mit Hilfe der Earned Value Analyse weitere Kennzahlen berechnen, die den Projektfortschritt monetär bewerten.

Tabelle 1: Die Basisgrößen des Earned Value
Basisgröße Erläuterung
Geplanter Aufwand(Planned Value) Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag geplanten Aktivitäten (Arbeitspakete, Vorgänge) budgetiert?
Tatsächlicher Aufwand
(Actual Cost)

Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten Aktivitäten eingesetzt?

Erbrachte Leistung,Fertigstellungswert
(Earned Value)

Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten Aktivitäten budgetiert?

Gesamtbudget
(Budget At Completion)

Welcher Aufwand wurde für die Durchführung des Projekts insgesamt vorgesehen?

Aus der grafischen Darstellung der Basisgrößen über die Zeit lassen sich Abweichungen von Kosten- und Terminplan leicht erkennen (Bild 1). Betrachtet man die zeitliche Entwicklung dieser Kennzahlen, ist zusätzlich eine Trendanalyse möglich.

Bild 1: Mit Hilfe einer grafischen Darstellung der Basisgrößen lassen sich Planabweichungen schnell erkennen

Wann lässt sich die EVA sinnvoll einsetzen?

Um die Earned Value Analyse einzusetzen, ist es notwendig:

  • den Projektumfang festzulegen und abzugrenzen,
  • die erforderlichen Arbeitspakete zu ermitteln und die Ergebnisse so zu definieren, dass sie überprüft werden können (Deliverables, Werke),
  • die Abhängigkeiten unter den Arbeitspaketen sowie ihre Reihenfolge festzustellen,
  • die Dauer und den Aufwand pro Arbeitspaket zu schätzen,
  • den Kosten- und Terminplan zu erstellen.

Die Earned Value

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