Tutorial für den Einstieg in Microsoft Project

Teil 1:

Einen aussagekräftigen Projektplan erstellen

Microsoft Project gilt für viele Neueinsteiger als kompliziert und sperrig. Zu Unrecht: Mit dieser pragmatischen und soliden Anleitung lernen Sie, Microsoft Project zu beherrschen und erhalten die Grundlage für ein sicheres und erfolgreiches …

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Im ersten Teil dieses Tutorials zu MS Project haben Sie erfahren, wie Sie mit einfachen Mitteln und den Grundfunktionen von Microsoft Project einen Projektplan erstellen. Der Plan enthält alle relevanten Arbeitspakete und die Vorgänge sind soweit wie möglich entsprechend ihrer Abhängigkeiten miteinander verknüpft. Als nächstes geht es jetzt darum festzulegen, mit welchen Ressourcen das Projekt realisiert werden soll.

Dieser zweite Teil des Tutorials erklärt die Grundlagen des Ressourcenmanagements mit Microsoft Project und versucht, dafür ein "Best Practice" zu liefern. Dieses beruht u.a. auch auf persönlichen Erfahrungen des Autors und erhebt somit keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie:

• verschiedene Ressourcenarten in Project einsetzen,
• einen Ressourcenpool für die projektübergreifende Planung anlegen,
• zeitliche Einschränkungen durch den Einsatz von Kalendern berücksichtigen,
• den Zusammenhang zwischen Arbeit, Dauer und Einheit im Blick behalten,
• den Vorgängen Ressourcen zuordnen,
• Verfügbarkeit und Auslastung ermitteln und
• Ressourcenüberlastungen im Projektplan beseitigen

Welche Arten von Ressourcen gibt es?

In Project können den Projektvorgängen verschiedene Ressourcenarten zugeordnet werden:

• Arbeit – eine Person (entweder direkt benannt oder generisch), die ihre Leistung für einen Vorgang in Form von messbarer Arbeit erbringt
• Material – Gegenstände, z.B. Räume, Maschinen, Ausrüstungsgegenstände oder tatsächliche Materialverbräuche, die für den Fortschritt des Vorgangs benötigt werden
• Kosten – Kosten, die im Rahmen des Fortschritts einem Vorgang in Höhe ihres Verbrauchs zugeordnet werden, z. B. Reisekosten

Wie erwähnt, können Arbeitsressourcen auch als sogenannte generische Ressourcen angelegt werden, die nicht direkt mit einer Person verbunden sind (nicht nominierte Ressourcen, N.N.). Generische Ressourcen können z.B. aus einer Qualifikation (Skill) oder aus einer Abteilungszugehörigkeit bestehen. Sie sind vor allem bei der Vorplanung hilfreich, wenn noch nicht genau bekannt ist, welche konkreten Personen am Projekt mitarbeiten werden. In weiteren Projektverlauf können die generischen Ressourcen dann durch Personenressourcen ersetzt werden.

Es kann sinnvoll sein, generische Ressourcen als Pendant für tatsächliche Personen anzulegen und in der Vorplanung einem Vorgang zuzuordnen. Später können Sie diese mit Ressource / Zuweisungen / Ressource zuweisen / Ersetzen gegen die tatsächliche Ressource austauschen. Denn oft wissen Sie bei der Vorplanung noch nicht, welche Personen später zur Bearbeitung eines Vorgangs zur Verfügung stehen werden.

Einen Ressourcenpool anlegen

Wenn Sie wissen, welche Ressourcen für die Bearbeitung der Vorgänge Ihres Projektplans benötigt werden, können Sie diese bereits vorab in einem Ressourcenpool erfassen.

Ressourcen erfassen

Project bietet zwei verschiedene Wege, um Ressourcen zu erfassen:

• Im Dialog "Ressourcen zuordnen": Die Dialogbox "Ressourcen zuordnen" öffnen Sie, indem Sie unter Ressource / Zuweisungen auf die Schaltfläche Ressourcen zuweisen klicken. In die Dialogbox können Sie nacheinander die Namen der Ressourcen für Ihren Ressourcenpool erfassen (Bild 1).

• In der Ressourcentabelle: Eine komfortablere Möglichkeit, um Ressourcen sowie Zusatzinformationen zu erfassen, ist es, diese in die Ressourcentabelle (Bild 2) einzutragen. Sie öffnen diese, indem Sie unter Ressource / Ansicht auf den kleinen Pfeil unterhalb der Schaltfläche Teamplaner klicken und in der Auswahlliste den Eintrag "Ressourcen: Tabelle" wählen.

Bild 2: Die Ressourcentabelle ist die komfortablere Variante, um Ressourcen anzulegen
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Um Ressourcen und Ressourcendetails zu erfassen, stehen standardmäßig die in Tabelle 1 gezeigten Felder zur Verfügung.

Bei Bedarf können Sie diese Tabelle um weitere Spalten für Ressourceninformationen erweitern. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf einen der Spaltenköpfe und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Spalte einfügen aus. Alle hier wählbaren Felder zu erklären würde den Rahmen dieses Artikels überschreiten, wir konzentrieren uns daher erst einmal auf die angezeigten Standard-Felder.

Detailinformationen zur Ressource ergänzen

Wenn Sie im Dialog "Ressourcen zuordnen" oder in der "Ressourcentabelle" die Ressource doppelt anklicken, öffnet sich der Dialog "Informationen zur Ressource". Dort können Sie Detailinformationen zur Ressource anzeigen und erfassen (Bild 3).

 

Dieser Dialog bietet noch weitere Möglichkeiten zur Informationseingabe. Hier eine kleine Auswahl der verfügbaren Felder:

• Feld "Buchungstyp": Eine Ressource kann einem Vorgang entweder mit der Eigenschaft "Vorgesehen" oder "Zugesichert" zugeordnet werden. Diese Unterscheidung dieser beiden Status kann z.B. im Ressourcencontrolling für die Auswertung genutzt werden: Der Status "Vorgesehen" kann für eine noch fehlende Freigabe durch den Ressourcenmanager stehen. Die Ressourcenzuordnung ist also noch nicht sicher. Ist die Buchung einer Ressource jedoch fest vereinbart, kann der Status "Zugesichert" verwendet werden.
• Auswahl "Ressourcenverfügbarkeit": Steht eine Ressource nur in bestimmten Zeiträumen und hier nur zu einem bestimmten Prozentsatz zur Verfügung, so können diese Einschränkungen im Feld "Ressourcenverfügbarkeit" erfasst werden.
• Schaltfläche "Arbeitszeit ändern…": Hinter dieser Schaltfläche verbergen sich die Einstellungen für den individuellen Ressourcenkalender einer Ressource, z.B. für die Erfassung von Urlauben und anderen Abwesenheiten, welche die Verfügbarkeit einer Ressource im Projekt beeinflussen können. Diese Funktion wird im folgenden Abschnitt "Ressourcenkalender" erläutert.
• Reiter "Kosten": In diesem Abschnitt können für eine Ressource sowohl Kosten, welche für einen bestimmten Zeitraum oder Termin erfasst werden, als auch unterschiedliche "Kostensatztabellen" angelegt werden, z. B. unterschiedliche Kostensätze für bestimmte Tätigkeitsarten.
• Reiter "Notizen": Unter diesem Reiter können diverse weitere Informationen für eine Ressource erfasst werden.
• Reiter "Felder (benutzerdefiniert)": Sie können in Project auch eigene Felder für die Kategorisierung von Ressourcen anlegen. Diese Felder können Sie z.B. verwenden, um Skills oder andere Eigenschaften der Ressource zu erfassen.

Möchten Sie Eigenschaften mehrerer Ressourcen gleichzeitig verändern, können Sie ebenfalls den Dialog "Information zur Ressource" verwenden. Markieren Sie dazu in der Ansicht "Ressourcen: Tabelle" mehrere Ressourcen und wählen Sie dann unter Ressourcen / Eigenschaften die Schaltfläche Informationen aus. Es erscheint der Dialog "Informationen zu mehreren Ressourcen", in dem Sie Informationen zu mehreren ausgewählten Ressourcen erfassen oder verändern können.

Die verschiedenen Kalenderarten

Grundsätzlich verwendet Project vier verschiedene Kalender, die teilweise voneinander abhängig sein können.

Basiskalender

Ein Kalender, der mit übergreifenden Werten als Basis für Projekt-, Ressourcen- oder auch Vorgangskalender verwendet werden kann.

Projektkalender

Dieser Kalender gilt übergeordnet für alle Kalender eines Projekts und wird für Vorgänge verwendet, denen noch keine Ressource zugeordnet ist. Die "untergeordneten" Kalender des Projekts, z.B. Vorgangskalender und Ressourcenkalender, können unabhängig davon angepasst werden. Die Auswahl des Kalenders für ein Projekt erfolgt über den Befehl Projekt / Eigenschaften / Projektinformation / Kalender (Bild 4).

Bild 4: Dialog "Projektinfo" mit der Auswahl des übergreifenden Projektkalenders

Vorgangskalender

Diese Kalender können Sie einzelnen Vorgängen direkt zuordnen. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn der Vorgang außerhalb der regulären Arbeitszeit bearbeitet werden soll und der übergreifende Projektkalender zu dieser Zeit keine Arbeitszeit vorsieht.

Ressourcenkalender

Jede Ressource, egal welcher Art, kann einen eigenen Kalender besitzen, z.B. um individuelle Urlaubstage oder Feiertage abhängig vom Wohnort einzutragen.

Wenn Sie in einen Ressourcenkalender eine Ausnahme z.B. für einen Urlaub eintragen, kann das direkte Auswirkung auf die verbundenen Vorgänge und damit auf das ganze Projekt haben. Denn eine Ressource kann nicht an Tagen arbeiten, an denen sie im Kalender als abwesend eingetragen ist. Der zugeordnete Vorgang verschiebt sich daher automatisch auf das nächste Zeitfenster.

Sie können verhindern, dass der Ressourcenkalender die Planung beeinflusst, indem Sie die Auswahl "Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender" im Reiter Erweitert des Dialogs "Informationen zum Vorgang" anklicken. Diesen öffnen Sie durch einen Doppelklick auf den Vorgang in der Vorgangstabelle. Allerdings ist diese Funktionalität kritisch, da Sie damit die Abwesenheitszeiten einer Ressource ignorieren.

Kalender erstellen und anpassen

Project erlaubt es, zahlreiche individuelle Vorgaben und Regeln in den einzelnen Kalendern zu erfassen. In welchem Umfang Sie die vorhandenen Funktionen verwenden wollen, hängt von Ihren Anforderungen an den Projektplan und der verfügbaren Zeit ab, die Sie in die Bearbeitung Ihres Projektplans investieren möchten und können. Denn je mehr individuelle Daten Sie erfassen, desto aufwendiger wird auch die Bearbeitung der Projektpläne.

Lassen Sie in der Projektplanung eine gewisse Unschärfe zu. In der Regel werden Sie es nicht schaffen, alle individuellen Vorgaben und Ereignisse Ihrer Mitarbeiter im Projektplan abzubilden, z.B. wenn ein Mitarbeiter plötzlich krankheitsbedingt für einen Tag ausfällt.

Für "Project-Anfänger" empfiehlt es sich, zunächst mit den in Bild 5 gezeigten Standard-Einstellungen zu arbeiten, die bereits im Basis-Kalender "Standard" hinterlegt sind. Arbeitsfreie Tage sind Samstage und Sonntage, ansonsten sind keine Feiertage hinterlegt. Die übergreifenden Werte des Kalenders können Sie unter Datei / Optionen / Terminplanung bearbeiten.

Möchten Sie die Standardeinstellungen ändern oder einen neuen Kalender erstellen, öffnen Sie zunächst den Dialog "Arbeitszeit ändern" über Projekt / Zeitplan / Arbeitszeit ändern. Wenn Sie dort rechts oben auf die Schaltfläche Neuen Kalender erstellen ... klicken, öffnet sich eine weitere Dialogbox (Bild 6) in der Sie jetzt den neuen Kalender benennen können und festlegen, ob dieser auf einem vorhandenen Kalender basieren soll oder nicht.

Bild 6: Alternativ können Sie einen neuen Kalender mit abweichenden Arbeitszeiten definieren

Sobald Sie die Dialogbox mit OK schließen, sehen Sie den neuen Kalender links oben (Bild 7) im Dialog "Arbeitszeit ändern". Sie können jetzt für diesen Kalender durch einen Klick auf "Details" die Arbeitszeiten anpassen (Reiter "Arbeitswochen") bzw. Ausnahmen definieren (Reiter "Ausnahmen", Bild 8).

 

Bild 8: Durch einen Klick auf den Button "Details" öffnet sich der Dialog, um Ausnahmen differenziert festzulegen

Verhältnis von Arbeit, Dauer und Einheit

Mit Project ist es wie im täglichen Projektleben: So lange Sie nur Vorgänge darstellen und die Werte Dauer und Arbeit erfassen, ohne Ressourcen zuzuordnen, kann die Planung und Steuerung Ihrer Projekte richtig Spaß machen. Die Herausforderungen fangen jedoch an, sobald Sie den Vorgängen in Ihrem Projekt Mitarbeiter zuordnen. Das hängt vor allem mit dem Zusammenspiel der Werte "Arbeit", "Dauer" und "Einheit" eines Vorgangs zusammen, das sich wie folgt beschreiben lässt:

• Arbeit: Welche Menge Arbeit muss für die Fertigstellung eines Vorgangs erbracht werden?
• Dauer: Welche Zeit benötigt ein Vorgang bis zur Fertigstellung?
• Einheit: In welchem Verhältnis zueinander stehen die Werte Arbeit und Dauer? Oder anders ausgedrückt: Mit welchem prozentualen Wert ist eine Ressource einem Vorgang zugeordnet?

In einem Vorgang ohne Ressourcenzuordnung stehen die Felder Dauer und Arbeit in keinem Verhältnis. Sie können die Werte ohne Einfluss auf den jeweils anderen Wert beliebig anpassen.

Ordnen Sie dem Vorgang jedoch eine Ressource zu, beginnen die Abhängigkeiten der Vorgangsfelder "Dauer" und "Arbeit". Ein weiteres Vorgangsfeld "Einheiten" gibt das Verhältnis dieser beiden Werte an:

"Arbeit" = "Dauer" × "Einheiten"

Das bedeutet:

• Ändern Sie den Wert der "Arbeit", muss sich die "Dauer" oder die "Einheit" ändern.
• Andern Sie die "Dauer", muss sich die "Arbeit" oder die "Einheit" ändern.
• Und ändern Sie die "Einheit", muss sich entweder die "Dauer" oder die "Arbeit" ändern.

Diese Abhängigkeiten gilt es zu steuern, um willkürliche Änderungen an der Dauer, der Arbeit oder der Zuordnungseinheit eines Vorgangs zu vermeiden.

Beispiel: Zusammenspiel von Dauer, Arbeit und Einheit

Für ein besseres Verständnis der Zusammenhänge kann der folgende "Versuchsaufbau" in Project dienen:

• Fügen Sie in der Vorgangstabelle eines leeren Projektplans die Spalte "Arbeit" ein. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf "Dauer" und wählen Sie Spalte einfügen / Arbeit.
• Erfassen Sie jetzt einen Vorgang, z.B. "Prozessanalyse", und tragen Sie im Feld "Dauer" den Wert "5 Tage" und im Feld "Arbeit" den Wert "20 Std" ein (Bild 8).
• Scrollen Sie in der Vorgangszeile weiter nach rechts und erfassen Sie in der Spalte Ressourcenname eine Ressource, z.B. "Hans Meyer". Wenn Sie die Eingabe bestätigen, erscheint eine Zuordnung von 50%.

 

• Ändern Sie jetzt den Wert der Arbeit von 20 Stunden auf 30 Stunden:
  Die Dauer des Vorgangs ändert sich auf 7,5 Tage, die Einheit bleibt gleich.
• Reduzieren Sie die Dauer manuell wieder auf 5 Tage:
  Die Arbeit reduziert sich auf den Ursprungswert von 20 Std.
• Überschreiben Sie nun den Wert für die Einheit in der Spalte "Ressource" von 50% mit der Zahl 100% (der Wert für die Einheit steht in den eckigen Klammern direkt neben dem Ressourcenamen):
  Die Vorgangsdauer reduziert sich auf 2,5 Tage und die Arbeit bleibt bei 20 Std.

Vermeiden Sie eine 100%-Zuordnungen einer Ressource (Personen oder NN) zu einem Vorgang. Laut Standardkalender würde die Ressource damit an diesem Vorgang 8 Stunden pro Tag arbeiten. Ein unrealistischer Wert, denn eine Ressource ist in der Regel auch mit Administrations- und Verwaltungstätigkeiten beschäftigt oder einfach nur mit Gesprächen mit anderen Kollegen in der Kaffeeküche. Stimmiger wäre z.B. eine Zuordnung von ca. 6 Stunden und damit ca. 75% pro Tag.
Ausnahme: Sie gehen von einer genauen Abrechnung von Stunden pro Tag aus, wie es z.B. im Dienstleistungssektor üblich ist. In diesem Fall kann eine 100%-Zuordnung realistisch sein.

Die Vorgangsart für einen Vorgang wählen

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Wenn man einen der drei Werte "Dauer", "Arbeit" oder "Einheiten" ändert, berechnet Project einen der beiden anderen Werte neu. Welcher das ist, lässt sich durch die sog. Vorgangsart steuern. Standardmäßig ist bei allen Project-Vorgängen der Wert auf "Feste Einheit" voreingestellt. Dadurch führt der Wert "Einheit", während die Werte "Dauer und "Arbeit" flexibel sind und sich je nach Änderung der korrespondierenden anderen Werte verändern.

Bevor Sie als Neueinsteiger mit Project Ihre ersten Projekte mit Ressourcenzuordnungen planen, sollten Sie die in Tabelle 2 dargestellten Varianten durchspielen, um spätere Verwirrung in der Ressourcenplanung zu vermeiden.